تنطوي العملية الانتخابية على عدة مراحل: فهي تشمل، في الانتخابات على سبيل المثال، إعداد ووضع القوانين الانتخابية، وتوظيف وتأهيل موظفي الانتخابات، والتخطيط للعمليات الانتخابية، وتسجيل الناخبين، وتسجيل الأحزاب السياسية، وترشيح الأحزاب والمرشحين، والحملة الانتخابية، والاقتراع، وعدّ وفرز الأصوات، وتجميع نتائج الانتخاب، وإعلان النتائج، وتسوية النزاعات الانتخابية، وإعداد التقارير، والتدقيق، والأرشفة. وعليه، فمن المطلوب البدء بالعمل على الإعداد للانتخابات القادمة فور الانتهاء من كل عملية انتخابية. وتُعرّف هذه العملية برمتها على أنها الدورة الانتخابية المبينة في الشكل 2.
يجب الأخذ بحجم العمل المطلوب على امتداد كافة مراحل الدورة الانتخابية لتحديد ما إذا كان تأسيس هيئة إدارة انتخابات دائمة أو مؤقتة هو الأكثر ملاءمة، كما ويجب علينا الموازنة بين تكاليف هيئة دائمة مقارنة بالتكاليف المترتبة على إعادة تشكيل هيئة جديدة لكل عملية انتخابية على حدة. وفي حال اعتماد هيئة إدارة انتخابات مؤقتة، فمن المهم النظر إلى كيفية حفظ الذاكرة المؤسسية المتعلقة بالعمليات الانتخابية. وفي الحالات التي يتم فيها تنظيم العمليات والفعاليات الانتخابية بشكل منتظم، كالانتخابات الفرعية أو التكميلية أو عمليات تسجيل الناخبين المستمرة، وتلك التي يحتاج فيها العمل الانتخابي إلى نشاطات تطويرية مستمرة، مثل الحملات الدائمة لتوعية وإعلام الناخبين، والدعوة لإصلاح القانون الانتخابي، فإن ذلك قد يبرر اللجوء إلى تشكيل هيئات انتخابية دائمة. ونجد أن كلًا من أرمينيا، أستراليا، البرازيل، كندا، إندونيسيا، المكسيك، الفلبين، جنوب أفريقيا، وتايلند مثلًا تمتلك هيئات إدارة انتخابات دائمة.
تقوم بعض البلدان بتشكيل هيئاتها لإدارة الانتخابات، للعمل مؤقتًا أثناء العملية الانتخابية فقط. يمكن لهذه البلدان اتّباع أي من نماذج الإدارة المستقلة أو الحكومية أو المختلطة. وفي بعض الحالات التي يعتمد فيها نظام هيئة حكومية لإدارة الانتخابات، نجد بأن تلك الإدارة تكون مؤقتةً حكمًا، حيث أن موظفي الخدمة المدنية الذين يديرون الانتخابات يضطلعون بمسؤوليات أخرى غير انتخابية تشغلهم بشكل كامل في الفترات الواقعة بين الانتخابات. إلا أن بعض البلدان، مثل السويد، تحتفظ ببعض الموظفين للعمل بشكل دائم ومستمر في الشؤون الانتخابية، بما في ذلك تحديث سجلات الناخبين، وذلك على الرغم من اعتمادها لنظام الإدارة الحكومية في انتخاباتها. وهناك أمثلة على بلدان تعتمد نموذج الإدارة المختلطة، حيث يكون المكوّن الحكومي في هيئة إدارة الانتخابات دائمًا بهدف الحفاظ على ذاكرة المؤسسة، بينما المكوّن المستقل في هيئة إدارة الانتخابات يعمل بشكل مؤقت فقط في الفترات الانتخابية.
بعض البلدان التي تتبع النموذج المستقل في الإدارة الانتخابية، مثل بلغاريا، رومانيا، والنيجر، تحتفظ بهيئات إدارة انتخابات مركزية دائمة ومتعايشة مع هيئات إدارة انتخابات تابعة مؤقتة في المستويات الأدنى. أما الاتحاد الروسي فلديه هيئات إدارة انتخابات دائمة على المستوى الاتحادي ومستوى الوحدات المكوّنة، وجورجيا لديها هيئات إدارة انتخابات دائمة على المستوى المركزي ومستوى الدوائر الانتخابية على السواء. وكلاهما لديه هيئات إدارة انتخابات مؤقتة على المستوى المحلي خلال فترة الانتخابات. وعادة ما يتمّ تعيين هذه الهياكل لمدة شهر واحد إلى ستة أشهر قبل يوم الاقتراع تبعا لمسؤوليات هيئات إدارة الانتخابات التابعة والخدمات اللوجستية المطلوبة. وقد تم إنشاء هيئات إدارة انتخابات دائمة في كثير من بلدان أوروبا الوسطى والشرقية إثر تشجيع من رابطة موظفي الانتخابات في أوروبا الوسطى وأوروبا الشرقية (صارت الآن "رابطة مسؤولي الانتخابات الأوروبية") وتوصية بعثات مراقبي الانتخابات في منظمة الأمن والتعاون في أوروبا ومكتب المؤسسات الديمقراطية وحقوق الإنسان بأن مثل هذه الهياكل من شأنها تعزيز الذاكرة المؤسساتية والاستمرارية التشغيلية.
