- تفرض التطورات التقنية ومتطلبات النزاهة العالية، وكذلك إتاحة الانتخابات على نطاق واسع، متطلبات جديدة على تمويل الانتخابات والاعتماد على التمويل من الجهات المانحة في بعض الديمقراطيات الناشئة. وتتباين احتياجات هيئة إدارة الانتخابات من التمويل بصورة كبيرة من عامٍ إلى آخر، مما يتطلب منها وضع تقديرات دقيقة للموازنة استنادًا إلى احتياجاتها من الموارد الضرورية النتائج الاستراتيجية المخططة.
– يقسِّم برنامج الأمم المتحدة الإنمائي ومشروع تكلفة التسجيل والانتخابات، برعاية المؤسسة الدولية للنظم الانتخابية، التكاليف الانتخابية إلى ثلاث فئات:
- التكاليف الأساسية (المباشرة): التكاليف "المعتادة" التي تُعزى مباشرة إلى الانتخابات
- التكاليف المنتشرة (غير المباشرة): تكاليف الدعم المخفاة في موازنات منظمات أخرى بخلاف هيئة إدارة الانتخابات
- تكلفة النزاهة: التكاليف الإضافية الضرورية لضمان نزاهة العمليات الانتخابية غير المستقرة
- يتم تقدير التكاليف الانتخابية بمستويات مختلفة من الشمول، وفي ظل ظروف متباينة في مختلف البلدان، مما يجعل مقارنتها بالنسبة لفعالية التكلفة أمرًا صعبًا.
- قد يكون تمويل الدولة للانتخابات من خلال مصدر واحد أو عدة مصادر، أو قد تقترحه هيئة إدارة الانتخابات. وفي معظم الحالات، يجب التصديق على التمويل من قِبل السلطة التشريعية وصرفه إلى هيئة إدارة الانتخابات عبر إحدى الوزارات الحكومية، على الرغم من أن ذلك قد يؤثر سلبيًا على الانطباع العام حول قدرة هيئة إدارة الانتخابات على العمل باستقلالية تامة وفي الوقت المناسب.
- قد توفر الوكالات المانحة أجزاء كبيرة من تمويل الانتخابات، خاصةً في الديمقراطيات الناشئة. وبينما قد تنعكس مساعدات الجهات المانحة بشكل إيجابي على نزاهة الانتخابات ومعاييرها الفنية، إلا أنه يجب توجيهها بحذر لتحقيق أولويات هيئة إدارة الانتخابات، وتنسيقها بشكل جيد بين مختلف الجهات المانحة والبلد المستفيد منها، وتعزيز الاستدامة بدلًا من الاعتماد الدائم على الجهات المانحة، وإخضاعها لرقابة مناسبة تتيح لهيئة إدارة الانتخابات استخدام تلك الأموال بفعالية.
- تستخدم هيئات إدارة الانتخابات الموازنات القائمة على خط الأساس (بناءً على تاريخ تخصيص التمويل) أو الموازنات الصفرية (بناءً على الأنشطة المستقبلية المطلوبة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية) لإنشاء الموازنات الانتخابية. وقد يتطلب إعداد الموازنات الصفرية في البداية قدرًا أكبر من المهارات والجهد، ولكنها تخصص الموارد بصورة أكثر فعالية وأكثر خضوعًا للمساءلة وتربط أنشطة هيئة إدارة الانتخابات وأداءها بنتائج الخطة الاستراتيجية.
- يسهم تحكم هيئة إدارة الانتخابات التام في مصروفاتها وتدفقاتها المالية في تعزيز مصداقية استقلالها، وقد تكون أكثر قدرة على توفير الموارد المالية في الوقت المناسب. إلا أن ذلك يتطلب اعتماد ضوابط صارمة على النفقات والمدفوعات بما يكفي لمنع وقوع الأخطاء والتلاعب.
- في بعض بيئات الشراء المعقدة، قد يكون من الأفضل أن تستعين هيئة إدارة الانتخابات بوكالة تختص بتنظيم المشتريات على مستوى القطاع العام بالكامل. إلا أنه يمكن لهيئة إدارة الانتخابات، في معظم الحالات، أن تلتزم بالمواعيد الضيقة لعمليات الشراء الخاصة بالانتخابات من خلال إدارة كل ما يتعلق بمشترياتها بشكل مستقل، شريطة امتلاكها للموارد الكافية والمهارات والضوابط الداخلية التي تضمن النزاهة والحصول على قيمة مرتفعة مقابل المال في عمليات الشراء. وتشمل وسائل الرقابة الضرورية وجود سياسات ومدونات قواعد السلوك ملزمة فيما يتعلق بتعارض المصالح، واتخاذ تدابير تضمن عدم انسياق عمليات المشتريات وراء إغراءات الموردين.
- تحتاج هيئات إدارة الانتخابات إلى اعتماد مستويات متدرجة من الرقابة المالية، كإجراءات التصديق على عمليات الشراء والصرف، والرقابة المالية على مستوى كل قسم، وكذلك على مستوى هيئة إدارة الانتخابات بالكامل، وإجراء عمليات تدقيق الحسابات الداخلية والخارجية بانتظام.
- تمتلك هيئات إدارة الانتخابات أصولًا عامة تخضع للمساءلة عن استخدامها وحمايتها وأرشفتها أو التخلص منها في نهاية عمرها الافتراضي. وقد يلزم استخدام أنظمة إدارة الأصول المهنية - والتي تشمل سجلات الأصول التي يتم التحقق منها بانتظام.
- يجب أن تلتزم الإدارة المالية لهيئات إدارة الانتخابات بمبادئ الشفافية، والكفاءة، والفعالية والنزاهة والاستدامة.
