قد يشكل انتشار استخدام هيئة إدارة الانتخابات للتقنية المتمثلة في حزم أتمتة البرامج المكتبية المعتادة – مثل معالجة النصوص وجداول البيانات وقواعد البيانات والبريد الإلكتروني وما إلى ذلك – إما خطورة على الاستدامة أو أساسًا لها. وتحتاج مثل هذه الأدوات إلى دعم من ممارسات وقواعد صارمة لاستخدامها، ويجب أن يتمثل الهدف الأساسي لها في ضمان الاحتفاظ بالمعلومات وتخزينها بمنهجية وإتاحتها للموظفين الحاليين ومن يخلفهم. وإذا تم القيام بذلك بشكل جيد، فسوف يسهل الوصول إلى كمٍ كبير من البيانات بشكل موثوق وسريع. ولكن إذا تم الأمر بصورة سيئة – وبخاصة إذا ترك الأمر للأفراد العاملين من أجل إدارة المعلومات والمستندات التي ينتجونها أو يتلقونها، فقد يصعب الوصول إلى المعلومات الهامة عند الحاجة إليها. ويمكن أن تزداد المشكلة في حال إرسال الاتصالات ذات الطبيعة الشائكة إلى هيئة إدارة الانتخابات في شكل رسائل بريد إلكتروني إلى موظفين بعينهم. وتزداد مخاطر الإخفاق في اتخاذ الإجراءات اللازمة عند تعيين هيئة إدارة انتخابات جديدة لإدارة الانتخابات تحت قيود زمنية ضيقة، ويتم إعطاء الأولوية للمتطلبات التشغيلية الفورية على المدى القصير بدلًا من تطوير الأنظمة المكتبية الملائمة.
