تتفاوت إجراءات تعيين موظفي الأمانة العامة لهيئة إدارة الانتخابات. ففي البلدان العاملة بالنموذج الحكومي أو المختلط، تقوم السلطة التنفيذية بإجراء الانتخابات من خلال إحدى الوزارات أو من خلال السلطات المحلية. وعادة ما تتألف الأمانة العامة لهيئة إدارة الانتخابات من موظفين عامين، تعينهم السلطة التنفيذية استنادًا إلى نفس الإجراءات والضوابط التي تطبق على تعيين كافة موظفي العموم، وطبقًا لنفس سياسات الوظائف العامة فيما يتعلق بالتنقلات، والتدريب والعزل. لذلك فعادةً لا يحتوي قانون الانتخابات على أي ذكر لهذه المسائل.
قد يعمل موظفو العموم هؤلاء في مجال إدارة الانتخابات بدوامٍ كامل، كما هي الحال في كل من جمهورية التشيك واليونان والمغرب والنرويج، أو قد توكل إليهم مهام أخرى خارج المواسم الانتخابية، ولا يعملون في الانتخابات إلا أثناء إجراء الانتخابات. ثم يتم نشرهم حينئذٍ أو انتدابهم في المكتب الانتخابي لتنفيذ مهام مختلفة مثل ترسيم الدوائر الانتخابية، وتسجيل الناخبين وتوعيتهم، وتسجيل الأحزاب السياسية والمرشحين، وإدارة عمليات الاقتراع وعدّ الأصوات. وفي الحالة المثلى، يكون لهؤلاء الموظفين خبرة انتخابية سابقة ذات صلة، على الرغم من أن سرعة تغيير الموظفين قد تؤدي إلى عدم إمكانية ضمان ذلك. وهناك ترتيبات مشابهة مستخدمة في بلدانٍ مثل برمودا وقبرص وجمهورية إيرلندا.
وفي بعض البلدان التي تطبق النموذج المستقل، يتم تعيين موظفي الأمانة العامة لهيئة إدارة الانتخابات من قبل الهيئة مباشرةً، استنادًا إلى هياكل التوظيف والشروط التي تحددها الهيئة (كما في كمبوديا)، بينما في بلدان أخرى يكونون من موظفي العموم وترتبط رواتبهم وظروف عملهم بمثيلتها في الخدمة العامة. وحتى حين يكون موظفو الأمانة العامة من موظفي العموم، فقد ينص قانون الانتخابات على تعيينهم.
ويمكن أن تؤدي السيطرة الخارجية لإدارة أو هيئة حكومية مثل وزارة الإدارة (إندونيسيا) أو لجنة الخدمة العامة (نيبال) على تعيين موظفي هيئة إدارة الانتخابات إلى العديد من التحديات. فقد لا يكون لهيئة إدارة الانتخابات سيطرة تقريبًا على اختيار موظفي الأمانة العامة. وقد تقيِّد السياسات التي تتطلب نقل الموظفين على فترات منتظمة، أو فرض حدود زمنية على فترة بقاء الموظف العام في وظيفة عالية المستوى قبل إحالته إلى التقاعد الجبري، من تطوير القدرات والذاكرة المؤسسية - وفي الحالات القصوى، قد تحول دون إدارة كبار الموظفين للانتخابات لأكثر من مرة. وقد لا تأخذ المواعيد المرتبطة بمثل هذه السياسات في اعتبارها الدورة الانتخابية، والتي يمكن أن تؤدي إلى رحيل بعض الموظفين المهمين في أوقات حرجة.
وقد تكون الصلاحيات التي تتمتع بها هيئة إدارة الانتخابات في توظيف موظفيها وعزلهم من بين موظفي العموم من بين المؤشرات الدالة على مدى استقلالها عن الحكومة. وتمتلك بعض هيئات إدارة الانتخابات هذه الصلاحيات في الهند والمكسيك وجنوب أفريقيا والأوروغواي. وفي بعض البلدان الأخرى، مثل أنتيغوا وباربودا وبوتسوانا وتنزانيا واليمن، يعيِّن رئيس البلاد الأمين العام.
وفي جورجيا، فإن جميع موظفي هيئة إدارة الانتخابات هم من موظفي العموم. وكذلك الأمر في ناميبيا، فإن جميع موظفي هيئة إدارة الانتخابات من موظفي العموم باستثناء رئيس الأمانة العامة (الأمين العام). وتصدِّق الحكومة على إنشاء مناصب في هيئة إدارة الانتخابات، وبالتالي ترتبط جميع تعيينات الهيئة برواتب الخدمة العامة وشروط الخدمة. وتحدد هيئة إدارة الانتخابات شروط الخدمة الخاصة بالموظفين المؤقتين فقط، مثل موظفي صناديق الاقتراع، إلا أنه من الضروري أن تصدِّق وزارة الخزانة على أجورهم.
وفي كل من كندا وكينيا كانت الحكومة حتى وقت قريب نسبيًا،، وليس هيئة إدارة الانتخابات، هي التي تعيِّن مديري الانتخابات لهيئة إدارة الانتخابات على مستوى الدوائر الانتخابية. وكان ينظر لهذه الممارسة باعتبارها إحدى نقاط الضعف في إدارة الانتخابات، نظرًا لأنها يمكن أن تقوِّض سلطة هيئة إدارة الانتخابات بشكل عام في إجراء الانتخابات، وسلطتها في تقييم مدى حياد مسؤولي اللجان الانتخابية. وبالنسبة للانتخابات الاتحادية في كندا، يتم تعيين مسؤولي اللجان الانتخابية بناءً على الكفاءة من قِبل كبير موظفي الانتخابات منذ عام 2007، في حين أن مثل هذه التعيينات تجريها هيئة إدارة الانتخابات في كينيا منذ عام 2011.
من الأمور الهامة التي يجب أخذها في الاعتبار عند تقرير استخدام موظفي العموم للعمل في الأمانة العامة لهيئة إدارة الانتخابات ما يتعلق بالحيادية السياسية و"الملاءمة للوظيفة" أو مستوى المهارة. فقد تكون النظرة العامة لموظفي العموم على أنهم مرتبطون بالحكومة أو يسهل التأثير عليهم من قبلها - إذ أنها الجهة المسؤولة عن تعيينهم، وترقيتهم ودفع رواتبهم - وهو ما يمكن أن يضر بمصداقية هيئة إدارة الانتخابات. إلا أن باستطاعة هيئات إدارة الانتخابات القوية في ظل النموذج المستقل أو المختلط أن تتجاوز هذه النظرة.
وفي العديد من البلدان، قد لا يحظى موظفو العموم بتدريب راقٍ، أو قد يفتقرون للمهارات الفنية المطلوبة في المهام الانتخابية، بسبب عملهم في الانتخابات بشكل متقطع فقط أو بسبب سياسة تنقلات الموظفين المتبعة في الخدمة العامة. ويمكن العمل على رفع مستوى المهارات من خلال الدمج بين المهارات المتاحة في الخدمة العامة وبين التعيينات الخارجية. ففي عددٍ من البلدان، منها إندونيسيا وتونغا وتيمور الشرقية، نجحت هيئة إدارة الانتخابات في توظيف خبراء و/أو متعهدين، أو العمل معهم، للقيام بمهام توعية الناخبين وتقنية المعلومات، ونقل المهارات إلى موظفي هيئة إدارة الانتخابات من الخدمة العامة.
