تُعَدّ أصول هيئة إدارة الانتخابات ملكية عامة، الأمر الذي يفرض على الهيئة مسؤولية الحفاظ على قيمتها من خلال مراقبة جميع الأصول منذ لحظة اقتنائها - مثل المعدات والمواد والأصول الأخرى كالتطبيقات المعلوماتية. لذلك يجب تحديد المسؤوليات المتعلقة بإدارة الأصول بوضوح في هيكل هيئة إدارة الانتخابات وفي وصف وظائف طاقم العمل فيها. كما قد ترغب الجهات المانحة في ضمان قدرة هيئة إدارة الانتخابات على إدارة جميع الأصول التي توفرها تلك الجهات.
تشتمل الرقابة الأساسية على أصول هيئة إدارة الانتخابات على وضع رقم تعريف على كل عنصر، وإعداد سجلات شاملة ومحدّثة، وضمان توفر آليات التدقيق لمتابعة تحركات الأصول، والقيام بعمليات جرد دورية للأصول، والتحقيق في أية تلاعبات تُكتشف وتطبيق العقوبات الملائمة عليها. ويجب القيام بعمليات الجرد مرة واحدة على الأقل سنويًا. أما سجلات الأصول فيجب أن تُسجَّل فيها جميع البيانات ذات الصلة، بما في ذلك اسم العنصر، ورقمه التسلسلي ورقم التعريف، وتاريخ الشراء والتكلفة، ومكانه الحالي والأماكن السابقة، وبيانات خفض قيمتها بسبب التقادم، والقيمة الحالية، والحالة الحالية، وتاريخ آخر عملية جرد والمعلومات الخاصة بكيفية التخلص منها.
عند شراء الأصول، يجب على هيئة إدارة الانتخابات أن تتفهم جيدًا دورة حياة الأصول المشتراة. ويعد توقيت شراء الأصول هامًا جدًا للتحقق من استخدام الأموال بكفاءة وللتحقق أيضًا من إتاحة الأصول أثناء الفعاليات الانتخابية، لذلك يجب أن يؤخذ بعين الاعتبار الفترات اللازمة للإنتاج، وتكاليف التخزين ومرافق التوزيع.
