تمثل عمليات التدقيق المالي الداخلية التي تقوم بها هيئة إدارة الانتخابات آليتها الداخلية النهائية للتحقق التي تمكنها من تعزيز مبادئ الاستقامة والنزاهة المالية. في المقابل تتكفل عمليات التدقيق المالي الخارجية بمراجعة حسابات هيئة إدارة الانتخابات لتقديم رأي مستقل حول اكتمال وملاءمة ونزاهة ودقة تلك الحسابات. ويكون لزامًا على غالبية هيئات إدارة الانتخابات إعداد وتقديم حسابات سنوية مدققة ترتبط بإنجازاتها وأنشطتها المستندة إلى خطط عملها السنوية. ويمكن أن تعكس التقرير حجم المساهمات المالية المقدمة من جانب الدولة وكذلك المصادر الخارجية، في حال وجودها، إلى جانب أوجه إنفاقها.
تؤدي الفعاليات الانتخابية إلى الكثير من التعاملات المالية المتعلقة بشراء المستلزمات والمواد والمعدات الانتخابية، بالإضافة إلى توظيف أعداد كبيرة من الموظفين الإضافيين. وتمتلك الكثير من هيئات إدارة الانتخابات أعدادًا كبيرة نسبيًا من الموظفين الموزعين على أماكن جغرافية مختلفة، بما في ذلك آلاف العاملين المؤقتين، كما تشتري والمعدات والمواد والخدمات الانتخابية بملايين الدولارات، وذلك عادة في غضون فترة زمنية قصيرة جدًا. وقد يتيح ذلك المناخ الفرصة للفساد واختلاس الأموال في حال غياب الضوابط المناسبة.
وتهدف عمليات التدقيق المالي إلى توفير حد معقول من التطمينات بأن التقارير المالية المدققة لهيئة إدارة الانتخابات عكس بأمانة الوضع المالي للهيئة ونتائج عملياتها، وتدفقاتها النقدية الجارية بما يتلاءم مع مبادئ المحاسبة ومعايير التدقيق المالي المقبولة على نطاق عام. وتعمل تقارير التدقيق على التحقق من اتباع كافة العمليات المالية لمعايير الالتزام المالي، وذلك استنادا إما إلى القواعد واللوائح الخاصة بهيئة إدارة الانتخابات أو إلى القوانين والقواعد الأعم للمساءلة المالية والخاصة بالقطاع العام. وتساهم عمليات التدقيق المالي أيضا في تقييم وإبداء الرأي فيما إذا كان هيكل الرقابة الداخلية لهيئة إدارة الانتخابات للشؤون المالية وحماية الأصول مصمم ومنفذ بشكل مناسب لضمان دقة ونزاهة سجلات الإدارة المالية ومنع الاحتيال.
ويمكن أن تغطي عمليات التدقيق المالي بعض أو كل الجوانب التالية:
- البيانات والمعلومات المالية (مثل الدخل والمصروفات والمقبوضات والمدفوعات النقدية، وقوائم جرد الأصول)
- طلبات الميزانية والفروق ما بين الأداء المالي المقدر والفعلي
- مدى الالتزام بالقوانين واللوائح، خاصة فيما يتعلق بعمليات الشراء، والحسابات، والتقارير المتعلقة بالعقود والمنح، بالإضافة إلى تدابير مكافحة الفساد
- الضوابط الرقابية الداخلية على الأموال والأصول والتقارير المالية.
