تتطلب تعقيدات الإدارة الانتخابية والمهارت اللازمة للقيام بمهامها أن تُعهد مسؤولية الفعاليات الانتخابية لهيئة أو جهة محددة أو أكثر. ويمكن لتلك الجهات أن تتخذ أشكالًا وأحجامًا مختلفة، وكذلك تسميات عدة منها "مفوضية الانتخابات"، "الإدارة العامة للانتخابات"، "المجلس الانتخابي"، "وحدة الشؤون الانتخابية"، أو "المجلس الانتخابي". ويستخدم مصطلح الإدارة الانتخابية للدلالة على الهيئة أو الهيئات المسؤولة عن إدارة العملية الانتخابية، بغض النظر عن الترتيبات التنظيمية القائمة.
تُعرّف الإدارة الانتخابية على أنها المؤسسة أو الهيئة المسؤولة قانونيًا والتي يتحدد الهدف من قيامها بإدارة بعض أو كافة الجوانب الأساسية لتنفيذ الانتخابات وأدوات الديمقراطية المباشرة مثل الاستفتاءات ومبادرات المواطنين والاعتراض على نتيجة الاقتراع، إذا كانت هذه تشكل جزءًا من الإطار القانوني. وتشمل الجوانب الأساسية المشار إليها هنا ما يلي:
- أتحديد أصحاب حق الاقتراع;
- (استلام طلبات الترشيح للمشاركين في الانتخابات والتحقق من صحتها (للانتخابات والأحزاب السياسية و/أو المرشحين
- تنظيم وتنفيذ عمليات الا
- عدّ الأصوات
- جدولة الأصوات
وفي حال تعدّد الهيئات المسؤولة عن هذه الجوانب الأساسية للعملية الانتخابية، يمكن تصنيفها جميعًا كهيئات لإدارة الانتخابات. ويمكن لهيئة إدارة الانتخابات أن تكون مؤسسة قائمة بذاتها، كما ويمكن لها أن تشكل وحدة إدارية ضمن مؤسسة أكبر قد تضطلع بمهام أخرى بالإضافة إلى مسؤولياتها الانتخابية.
بالإضافة إلى هذه الجوانب الأساسية، يمكن لهيئة إدارة الانتخابات الاضطلاع بمهام أخرى تسهم في تنظيم الانتخابات وأدوات الديمقراطية المباشرة، كالقيام بتسجيل الناخبين، وترسيم الدوائر الانتخابية، وتنفيذ حملات التوعية الانتخابية، ورصد نشاطات وسائل الإعلام وتسوية النزاعات الانتخابية. إلا أن الهيئات التي لا تضطلع بأية مهام انتخابية سوى ترسيم الدوائر الانتخابية (مثل لجنة ترسيم الدوائر) أو تسوية النزاعات الانتخابية (مثل المحكمة الخاصة بشؤون الانتخابات)، أو رصد وسائل الإعلام في هذا المجال أو تنظيم وتنفيذ حملات توعية الناخبين والإعلام الانتخابي (مثل لجنة التنشئة المدنية) لا تعتبر هيئات لإدارة الانتخابات وذلك لكونها لا تقوم بإدارة أي من الجوانب الأساسية للعملية الانتخابية كما وردت أعلاه. وعلى غرار ذلك، لا يعتبر المكتب الوطني المعني بالإحصاء السكاني كهيئة لإدارة انتخابات حتى ولو عمل على إعداد سجلات الناخبين كجزء من عمليات السجل المدني العام للسكان.
يجوز تشكيل هيئات مختلفة لإدارة الانتخابات لمختلف العمليات الانتخابية. ففي المكسيك وبولندا تضطلع هيئات إدارة الانتخابات بالمسؤولية عن الانتخابات الرئاسية والتشريعية (البرلمانية) على السواء، وفي أستراليا، تتعامل الهيئة الوطنية لإدارة الانتخابات مع الانتخابات على المستوى الوطني، بينما الانتخابات التي تتمّ على مستوى الدولة هي من مسؤولية هيئات إدارة انتخابات منفصلة على مستوى الدولة. أما في المملكة المتحدة، فتختلف الترتيبات لإدارة الانتخابات عن تلك الخاصة بإدارة الاستفتاءات اختلافًا كليًا عن بعضها البعض.
يمكن أن يُنظر إلى بعض الهيئات التي لا تقوم على إدارة أي من الجوانب الأساسية للعملية الانتخابية من قبل عامة الشعب على أنها هيئة إدارة انتخابات. وتحدّد لجنة الانتخابات الاتحادية الأميركية مهمتها على أنها "إدارة وإنفاذ قوانين تمويل الحملات الانتخابية الفيدرالية". بيد أن هذه المؤسسات ليست مؤهلة كهيئات إدارة انتخابات وفق التعريف الوارد أعلاه.
بالإضافة إلى توزيع المهام الانتخابية بين هيئات مختلفة استنادًا للجوانب المختلفة التي تضطلع بها كل منها، يمكن توزيع المسؤوليات الانتخابية بين هيئات على مستويات مختلفة. فعلى سبيل المثال، يمكن أن تقوم لجنة الانتخابات الوطنية أو الوزارة المعنية (كوزارة الداخلية مثلًا) أو إحدى الدوائر الحكومية الوطنية يإدارة بعض جوانب العملية الانتخابية، بينما تقوم على إدارة جوانب أخرى منها اللجان المحلية، أو الوحدات الحكومية المحلية أو السلطات المحلية (كما في أسبانيا مثلًا). ويمكن إطلاق مصطلح هيئة إدارة الانتخابات كذلك على لجنة انتخابات وطنية تشترك في إدارة العملية الانتخابية مع السلطات المحلية، كما هي الحال بالنسبة لهيئة الانتخابات السويدية، والتي تشمل مهامها تنسيق عمليات طباعة أوراق الاقتراع، وتوزيع المقاعد البرلمانية وإعلان نتائج الانتخابات على المستوى الوطني.
