يفرض الإطار القانوني للانتخابات في بعض البلدان ربط عملية تسجيل الناخبين بمنظومة وطنية تختص بالسجل المدني للسكان، والتي تتبع لسلطة أخرى غير هيئة ادارة الانتخابات. ومن البلدان التي انتهجت هذا النهج كولومبيا، هنغاريا، هولندا، رومانيا، والسويد. فعملية تسجيل الناخبين لا تعدو في تلك البلدان كونها عملية إدارية بحتة. وفي حال وجود نزاع ما يتعلق بسجل الناخبين (كالاعتراض على تسجيل شخص لا يملك حق الانتخاب، أو سقوط اسم أحد الناخبين خطًا من السجل)، تعود صلاحية تحديد أهلية الانتخاب لهيئة إدارة الانتخابات وليس للسلطة المسؤولة عن السجل المدني العام. ونجد في بلدان أخرى بأن مسؤولية إعداد سجلات الناخبين تلقى على عاتق مؤسسة غير هيئة إدارة الانتخابات. ففي أسبانيا مثلًا، يقوم مكتب الإحصاء الانتخابي التابع للمعهد الوطني للإحصاء بهذه المهمة، بينما تقوم السلطات المحلية في كل من مولدافيا وكوريا الجنوبية بإعداد سجلات الناخبين لصالح هيئة إدارة الانتخابات المستقلة.
وبغض النظر عن كيفية إعداد سجل الناخبين، تكمن المسألة الأهم هنا في ضرورة أن تكون المعطيات الواردة فيه دقيقة وصحيحة. وقد يسهم إعداد هذا السجل من قبل هيئة إدارة الانتخابات التي تتبع النموذج المستقل في إضفاء مزيد من المصداقية على سجلات الناخبين، مما يمكن أن تتحلى به فيما لو تم إعدادها استنادًا إلى بيانات تتحكم بها إدارة أو جهاز حكومي ما، وذلك على الرغم من أن اللجوء إلى استخدام تلك البيانات المتوفرة من خلال السجل المدني مثلًا قد يكون أكثر نجاعة من حيث التكلفة. وبغض النظر عمن يقوم بإعداد بيانات السجل الانتخابي، يجب على هيئة إدارة الانتخابات التحقق من أن سجلات الناخبين المعدة لاستخدامها في مراكز الاقتراع دقيقة.
وتقع على عاتق هيئة ادارة الانتخابات في كوستاريكا وجمهورية الدومينيكان مسؤولية إنشاء القائمة المدنية. وفي بنغلاديش وغيانا، تقع على هيئة إدارة الانتخابات مسؤولية إصدار وثائق الهوية الوطنية وبطاقات تسجيل الناخبين. ولقد نجحت هيئة إدارة الانتخابات في هذين البلدين بإتمام ذلك بنجاح، الأمر الذي مكنها من إعداد وتحديث سجلات الناخبين بسهولة أكبر. وعادةً ما تشتمل قوانين الانتخابات على وسائل لمراقبة الدقة والجودة في إعداد سجلات الناخبين، كأن يتمكن الناخبون من الاطلاع على تلك السجلات ومراجعتها. وفي جنوب أفريقيا، كما هي الحال في العديد من الديمقراطيات المتطورة حيث تتوفر قواعد إلكترونية لسجلات السكان، تقوم هيئة إدارة الانتخابات بانتظام بمقارنة البيانات الواردة في سجلات الناخبين مع تلك المتوفرة في السجل السكاني، وذلك بهدف تحديد الناخبين غير المؤهلين أو الوهميين وإزالتهم من السجل الانتخابي.
كما أن واحدًا من أهم جوانب عملية التسجيل الفعالة للناخبين هو التأكد من أن جميع الناخبين المؤهلين، نساءً ورجالًا، يعون حقهم في الانتخاب ويستطيعون الوصول إلى المعلومات والبنى التحتية لأغراض تسجيل الناخبين. وتلعب عملية تخطيط وإدارة عملية تسجيل الناخبين التي تعطي للمرأة المساواة في الحصول على المعلومات والبنية التحتية دورًا بالغ الأهمية لضمان حقّهن في الاقتراع العام وعلى قدم المساواة. ويمكن تتبع هذا الهدف من خلال استراتيجيات مثل عملية تسجيل الناخبين التي يتم فيها تكليف هيئة إدارة الانتخابات بالوصول إلى الناخبين المحتملين ومساعدتهم في التسجيل من باب إلى باب، أو استخدام إجراءات أخرى لكسب تأييد مجموعات كبيرة من السكان. كما قد تشمل إجراء حملة إعلامية واسعة النطاق للناخبين بالتزامن مع عملية تسجيل الناخبين المخطط لها، من أجل شرح المبادئ القانونية والديمقراطية الأساسية التي تقوم عليها عملية تسجيل الناخبين للجماعات في المناطق الريفية والمجتمعات المهمشة تقليديًا، أو في الأماكن التي يمكن للمرأة أن تواجه فيها عوائق بسبب الجنس، والتي تحد من مشاركتها في العمليات الاجتماعية والسياسية.
