يمكن أن تكون وسائل الإعلام التقليدية، سواء المطبوعة أو الإلكترونية أو العامة أو الخاصة، حليفًا أساسيًا لهيئة إدارة الانتخابات في تعريف الجمهور بولايتها القانونية وعملياتها إلى جانب توعية وتثقيف الناخبين بمعنى الديمقراطية والانتخابات. وفي الغالب يميل الأشخاص الذين يقرأون الصحف ويشاهدون التليفزيون ويستمعون للراديو بانتظام إلى إخبار الآخرين بما قرأوه أو شاهدوه أو سمعوه.
تحتاج هيئة إدارة الانتخابات لاستراتيجية للعلاقة مع وسائل الإعلام، تعمل على تعزيز التواصل الإيجابي مع وسائل الإعلام بشكل منتظم والتأكد من قدرة وسائل الإعلام على الحصول على معلومات دقيقة عن الانتخابات - بما في ذلك أنشطة هيئة إدارة الانتخابات. إذا لم تقم هيئة إدارة الانتخابات بتعزيز علاقة تتسم بالشفافية مع وسائل الإعلام سيكون هناك خطر أكبر من أن تؤدي المعلومات غير الصحيحة إلى تقويض مصداقيتها.
تشمل عناصر تنفيذ استراتيجية العلاقات مع وسائل الإعلام لأي هيئة إدارة الانتخابات الآتي:
- تحديد وسائل الإعلام ذات الصلة ونطاق تغطيتها
- تحديد الأشخاص الأساسيين في وسائل الإعلام المتنوعة الذين يمكنهم ضمان نقل الأخبار الدقيقة والمهمة عن أنشطة هيئة إدارة الانتخابات
- الاستباق والشفافية في نشر المعلومات في وسائل الإعلام
- التأكد من أن المعلومات المعطاة لوسائل الإعلام واضحة وموجزة ويسهل فهمها
- إعداد جدول زمني لتقديم المعلومات الانتخابية
- تعيين متحدث رسمي واحد لهيئة إدارة الانتخابات للتحدث للوسائل الإعلامية ونقطة اتصال إدارية واحدة داخل هيئة إدارة الانتخابات للتواصل مع وسائل الإعلام
- إنشاء مركز إعلامي داخل هيئة إدارة الانتخابات
تشمل بعض الأنشطة المحددة التي ستساعد هيئة إدارة الانتخابات في تحسين علاقاتها مع وسائل الإعلام الآتي:
- تسهيل إعداد برامج تدريبية للصحفيين
- إصدار معلومات إعلامية بانتظام عن الموضوعات الانتخابية
- تنظيم مؤتمرات إعلامية دورية
- تعيين موظف بهيئة إدارة الانتخابات للاتصال بوسائل الإعلام يمكن التواصل معه بسهولة
- إعداد كتيب معلومات عن وسائل الإعلام لكل حدث انتخابي
- إجراء اجتماعات مع وسائل الإعلام تتناول مشاكل الانتخابات التقنية
- إتاحة البيانات الانتخابية للاطلاع عليها مجانا وبسهولة ويسر
يمكن أن تعقد المؤتمرات الإعلامية مرة واحدة أسبوعيًا على الأقل أثناء الفترات الانتخابية وطبقًا للحاجة في الأوقات الأخرى. وتُنصَح هيئة إدارة الانتخابات بإقامة وحدة عمل بنظام الدوام الكامل لتتولى مسؤولية العلاقات مع وسائل الإعلام، وبتعيين شخص كمتحدث رسمي باسم الهيئة، يفضل أن يكون لديه خلفية قوية في وسائل الإعلام ويتمتع بالاحترام من الدوائر الإعلامية.
كما قد تحتاج هيئات إدارة الانتخابات إلى التعامل مع وسائل الإعلام على أساس تجاري فيما يتعلق بالدعاية الانتخابية أو بشكل تنظيمي إذا كانت هيئة إدارة الانتخابات تلعب دورًا في تنظيم الحملات السياسية. وسوف يساعد المحافظة على المهنية والأمانة في هذه العلاقات على خلق مناخ إيجابي لتغطية وسائل الإعلام للأنشطة الانتخابية.
لعدة أسباب، من المحتمل أن تراقب هيئة إدارة الانتخابات المعلومات التي تنشرها وسائل الإعلام التقليدية. ويجب عليها أن تكون على دراية بالقصص التي تشكل أو تشير إلى انتهاكات القانون أو مدونة قواعد السلوك. ويمكن أن يُطلَب منها جمع بيانات عن حجم الدعاية الانتخابية لمختلف الأحزاب أو المرشحين لكي تراقب التزامهم بالحد الأقصى للإنفاق. بالإضافة إلى ذلك يجب على هيئة إدارة الانتخابات أن تأخذ في اعتبارها النقد العلني الذي تم التصريح به، أو المخاوف، فيما يتعلق بإجراء الانتخابات. سوف تختلف تقنيات وسائل الإعلام المناسبة التي تستخدم في المراقبة من بلدٍ إلى آخر فيمكن متابعتها داخليًا أو من خلال استخدام خدمات مراقبة الإعلام التجارية، ويمكن أن تشمل جمع قصاصات الصحف، وتسجيلات من الراديو والتلفزيون، وأخبار مأخوذة من الإنترنت.
