قد ترِد المتطلبات الخاصة بالعمليات الرئيسية التي تقوم بها هيئة إدارة الانتخابات - كإعداد الموازنة، والمشتريات، والتصديق على عمليات الصرف، وإعداد التقارير المالية وتدقيق الحسابات - ضمن نصوص القانون، أو الضوابط الخاصة بالتقارير المالية، أو لوائح هيئة إدارة الانتخابات أو اللوائح الحكومية. ويضمن وجود إطار قانوني واضح لإدارة الشؤون المالية لهيئة إدارة الانتخابات، تحقيق الثقة والانتظام والاتساق، ويعزِّز الحكم الرشيد داخل هيئة إدارة الانتخابات. وبالإضافة إلى ما قد ينص عليه الإطار القانوني، هناك مجموعة من المبادئ الأساسية التي تعتبر أسسًا للممارسات الجيدة في مجال السياسات والإجراءات المالية الخاصة بهيئة إدارة الانتخابات.
الشفافية
تزيد الشفافية المالية لهيئة إدارة الانتخابات من إدراك أصحاب المصلحة والجمهور بهيكل الهيئة وبرامجها وسياساتها المالية والتحديات التي تواجهها، ويمكن أن تؤدي إلى تعزيز ثقة أصحاب المصلحة في قدرات هيئة إدارة الانتخابات. كما أن الشفافية المالية تعزِّز الحكم الرشيد وتسهم في ردع الفساد والتلاعب بقوة داخل هيئة إدارة الانتخابات. وفي حال وجود اتهامات تتعلق بممارسات سيئة أو فاسدة، فمن الأفضل لحماية مصداقية هيئة إدارة الانتخابات أن تُفضح هذه الممارسات بطريقة موثّقة، بدلًا من محاولة إخفائها، بما في ذلك ضمان حماية الأفراد المساهمين في كشف تلك الممارسات.
وتؤدي الشفافية في إعداد موازنة هيئة إدارة الانتخابات وتبريرها وإقرارها إلى بناء الثقة العامة في إدارة الهيئة. كما وأن إخضاع حساباتها للتدقيق المفتوح أمام الجميع، والمساءلة أمام السلطة التشريعية، يوفران لهيئة إدارة الانتخابات فرصةً لتثبت للجمهور التزامها بنزاهة نشاطاتها المالية. ومن الممارسات الفُضلى أن تعتمد هيئة إدارة الانتخابات الشفافية في ممارساتها الشرائية، خاصةً عندما تضطر لتطبيق إجراءات الشراء العاجلة للوفاء بالمواعيد الانتخابية.
يؤدي الإسراع في نشر هيئة إدارة الانتخابات لنتائج تقارير تدقيق حساباتها المالية، وكذلك التقارير المتعلقة بتخصيص العقود للموردين الفائزين بالعطاءات، إلى الوقاية من المخالفات المالية والفساد أو المحسوبية في التعاقد. وتتمثل الوسيلة الرئيسية التي يمكن أن تعزِّز هيئة إدارة الانتخابات من خلالها شفافيتها المالية في نشر تقارير أدائها السنوية، بما في ذلك كشوف الحساب المدققة، وتقديمها إلى المجلس التشريعي وغيره من أصحاب المصلحة، بما في ذلك الأحزاب السياسية وجمهور الناخبين.
الكفاءة والفعالية
بصفتها مسؤولة عن إدارة الأموال العامة، فإن هيئة إدارة الانتخابات ملزمة بالتحلي بالمسؤولية في صرف تلك الأموال والفعالية في إدارة شؤونها المالية، وكذلك مواردها البشرية والمادية. وبناءً عليه، فإن اعتماد هيئة إدارة الانتخابات لنهج قائم على النتائج في إعداد موازناتها، والمتابعة المستمرة لأداء موظفيها، وتدقيق حساباتها بانتظام، تسهم جميعها في تعزيز الكفاءة والفعالية في استخدام تلك الأموال، مما يحسِّن من ثقة الجمهور في إدارة العمليات الانتخابية.
النزاهة
يعتبر التزام كافة أعضاء هيئة إدارة الانتخابات وموظفيها بمبدأ النزاهة في سلوكهم أساسًا لنزاهة المنظمة ككل. كما وتسهم مدونات قواعد السلوك القوية والسياسات المتعلقة بتضارب المصالح في تعزيز النزاهة. وتغطي النزاهة في إدارة الشؤون المالية التعاملات المالية بالإضافة إلى المسائل المتعلقة باحترام حقوق الملكية الفكرية. ويؤدي تطوير أنظمة متكاملة لإدارة الشؤون المالية، تشتمل على آليات واضحة للتدقيق، إلى اكتشاف أي مخالفات لمعايير النزاهة المالية والإبلاغ عنها. وأخيرًا، فإن اعتماد نظام صارم لتوقيع العقوبات نظير مخالفة متطلبات النزاهة، وتطبيقه دون تردد، يعمل على رفع ثقة الجمهور في هيئة إدارة الانتخابات.
