تعتمد سياسات التصميم السليم للمواد الانتخابية وشرائها وإدارتها على تحليل قوي للاحتياجات ويسهم هذا بالتالي في استدامة عمليات هيئة إدارة الانتخابات. وقبل شراء المواد، تحتاج هيئات إدارة الانتخابات إلى تحديد أنسب الخيارات بعد استكشاف موضوعات تشمل:
- الحاجة: ما الفائدة التي تضيفها المواد المطلوبة إلى العمليات الانتخابية
- الشراء من المصادر الدولية أو المحلية: مسائل مثل التكلفة والتحكم والوقت اللازم للإنتاج والجودة وضمان التسليم والصيانة وإمكانية الاستبدال
- الجودة: مسائل مثل التكلفة والظروف التي ستستخدم هذه المواد بموجبها والقدرة على دعم معايير النزاهة ومتطلبات المتانة
- الاستخدام الفردي أو المتعدد: مسائل مثل تكاليف التخزين والإنتاج والأثر البيئي بما في ذلك طرق التخلص من المواد وإعادة التدوير والفرص المتاحة لاستخدامها من قبل مؤسسات أخرى
- التعقيد: مسائل مثل مستويات معرفة المستخدمين ومتطلبات التدريب والقدرة على الحفاظ على المواد
- الكمية: مسائل مثل تكاليف الوحدة والمهلة الزمنية المطلوبة للإنتاج ومتطلبات التخزين والحاجة إلى الاحتياطيات
- التوزيع: مسائل مثل التكاليف ووقت/جدول التوزيع
- التخزين ومتطلبات الأرشفة: مسائل مثل التكلفة وسهولة الوصول والتخزين المركزي أو اللامركزي وإجراءات حماية الأصول ومعدل التدهور
- التخلص من المواد: مسائل مثل الآثار البيئية وانتهاء العمر الافتراضي ومتطلبات الأمن
تتحمل هيئات إدارة الانتخابات مسؤوليات مجتمعية يجب أن تضعها في الاعتبار – لا تقتصر فقط على الاستدامة الاقتصادية لمواد المشتريات، ولكنها تشمل كذلك الآثار الاجتماعية والبيئية. ويمكن أن يساعد تحليل دورة الحياة التي تضع التكاليف الاقتصادية والبيئية والاجتماعية وآثار المنتجات من "المهد إلى اللحد" في اعتبارها، هيئة إدارة الانتخابات في اختيار المواد الانتخابية الملائمة. ويقيِّم هذا التحليل جميع آثار المواد المستخدمة، ليس فقط تلك المتعلقة بإنتاج المواد ولكن المتعلقة بفرص إعادة استخدامها وآثار التخزين والتوزيع على مدار دورة حياة المواد بأكملها وتكاليف التخلص السليم بيئيًا أو فرص إعادة التدوير.
ويمكن أن يؤدي التحديد الدقيقة لمدى وجود حاجة حقيقية لأنواع خاصة من المواد والحفاظ على الرقابة المشددة على الكميات المنتجة إلى المساعدة على الاستدامة المالية. وسوف تساعد ضوابط التدقيق الصارمة على بطاقات الاقتراع المطبوعة وغيرها من الأشكال التي يلزم عمل سجلات خاصة لها في خفض التكاليف.
قد لا تستخدم خيارات المواد منخفضة التكلفة الموجودة حاليًا بشكل كامل في الأنظمة الديمقراطية الجديدة والناشئة نتيجة لنقص ثقة الجمهور في قدرة هيئة إدارة الانتخابات على ضمان الأمن ومنع الاحتيال إذا تم استخدامها. فعلى سبيل المثال، قد تضطر هيئات إدارة الانتخابات إلى طباعة بطاقات الاقتراع خارج البلاد نتيجة لرفض الأحزاب السياسية المعارضة لقيام مطابع الحكومة أو المطابع المحلية الخاصة بأداء هذا العمل. على الجانب الآخر، ينص القانون في إندونيسيا على طباعة بطاقات الاقتراع محليًا، فيما تستخدم هيئات إدارة الانتخابات في أستراليا وكندا وجنوب أفريقيا مواد منخفضة التكلفة لصناديق وأكشاك الاقتراع، وقد استخدمت نيكاراجوا صناديق اقتراع مصنعة محليًا دون أن يكون لها آثار سلبية على سلامة الاقتراع. ويعتمد استخدام مثل هذه المواد منخفضة التكلفة على تنفيذ هيئة إدارة الانتخابات لضوابط سليمة للإدارة الأمنية.
تعمل العديد من هيئات إدارة الانتخابات على خفض تكاليف الانتخابات من خلال تقاسم موارد مثل صناديق وأكشاك الاقتراع. فعلى سبيل المثال، أقرضت هيئة إدارة انتخابات غانا مواد الاقتراع إلى هيئات إدارة الانتخابات في منطقتها خلال عامي 2003 و2004. وقد قدمت هيئة إدارة الانتخابات في جنوب أفريقيا خدمات مهنية وشاركت بأجهزة الحاسب الآلي مع هيئات إدارة الانتخابات أخرى في قارة أفريقيا. وفي بيوتان، أهدت هيئة إدارة الانتخابات، آلات الاقتراع المستخدمة في انتخابات 2013 إلى الهند. ويمكن أيضًا تقاسم الموارد بين هيئة إدارة الانتخابات والهيئات الحكومية الأخرى مثل الوزارات وسلطات البلدية، في مجالات مثل النقل والخدمات اللوجستية والبيانات الإحصائية والخدمات المهنية ذات الصلة. وفي بنغلاديش، استخدمت المعلومات التي حصلت عليها هيئة إدارة الانتخابات في إصدار بطاقات هوية وطنية مؤقتة والتي ستتحمل إدارتها في المستقبل إحدى المنظمات الوطنية.
لقد أظهرت الخبرات المكتسبة في التسعينات من دول مثل كمبوديا وإندونيسيا أن الاحتفاظ بمواد الانتخابات وأجهزتها بعد الانتخابات (مثل السيارات والهواتف المحمولة وأجهزة الحاسب الآلي وصناديق الاقتراع) قد يتم إهمالها مما يؤدي إلى الاختلاس أو التلف. ولقد تكبدت هيئات إدارة الانتخابات خسائر كبيرة بهذه الطريقة، وقد تخسر الهيئة بسببه مصداقيتها مع الممولين. ويمكن أن تحول إجراءات إدارة الأصول بشكل فعال ودائم (انظر الفصل السابع من هذا الدليل) دون حدوث مثل تلك التصرفات. ويستحق استخدام مساحات مخصصة للتخزين، وبخاصة من أجل الأجهزة الإلكترونية القيّمة ولكنها تُستخدم بشكل نادر، أن يوضع في الاعتبار.
