قد يشكل تعيين موظفين جدد نسبة كبيرة من تكاليف هيئة إدارة الانتخابات، ولكنه يمثل أيضًا أحد أكبر أصولها. فقد يتم خفض الميزانيات الرئيسية لهيئة إدارة الانتخابات من خلال ترشيد الهياكل، مثل خفض عدد أعضاء هيئة إدارة الانتخابات أو مناصب الأمانة العامة. فقد خضعت هيئات إدارة الانتخابات في كمبوديا وجنوب أفريقيا إلى ممارسات ترشيدية خلال عامي 1999 و2002 على الترتيب. ويمكن أن يسهم الإبقاء على عدد صغير من الموظفين الأساسين الدائمين، المدعومين من قِبل موظفين مؤقتين ميدانيين على مستوى تدريب جيد، في خفض التكاليف مع الحفاظ على الكفاءة. وتوضح أمثلة هيئات إدارة الانتخابات في عدد من جزر المحيط الهادئ بما في ذلك نيوي وساموا وتونغا، إمكانية الإبقاء على الحد الأدنى من موظفي الانتخابات الأساسين مع الحفاظ على أداء الوظائف الأساسية. ويمكن أن تستخدم هيئات إدارة الانتخابات أدوات الإدارة مثل التحديد النمطي للمواصفات لتحديد الحد الأدنى من أعضاء هيئة العاملين المطلوبين لأداء وظائفها. وعندئذ يُطلب من هيئة إدارة الانتخابات تبرير تعيين موظفين إضافيين بناء على الكفاءة أو الفعالية. كما يمكن أن يساعد أيضًا استخدام هيئات إدارة انتخابات مؤقتة، بدلًا من الدائمة، على استدامة التمويل.
ومع ذلك، يجب النظر بعناية لجوانب الاستدامة السياسية والتشغيلية المتعلقة باستخدام إجراءات تتعلق بالتوظيف لتعزيز استدامة التمويل. فعلى سبيل المثال، يمكن تحقيق وفرة كبيرة في الميزانية في هيئات إدارة الانتخابات الحكومية أو غيرها من هيئات إدارة الانتخابات الأخرى التي يمكن أن ينتدب فيها موظفو القطاع العام أو المتطوعون للعمل مع هيئة إدارة الانتخابات (كما في الهند) خلال فترة الانتخابات. فرغم أن هذا يساعد على الاستدامة المالية، إلا أن هذا النوع من تحديد مواصفات الموظفين يمكن أن يكون له أيضًا أثر سلبي على أداء هيئة إدارة الانتخابات وثقة الجمهور فيها وكذلك على الاستدامة السياسية للعملية الانتخابية. وقد لا يكون إيجاد توازن ناجح أمرًا يسيرًا.
يمكن أن يكون عدم القدرة على الحفاظ على موظفين ذوي خبرة كافية له أثر سلبي على استدامة هيئة إدارة الانتخابات. لأن الموظفين ذوي الخبرة، بما في ذلك موظفي مراكز الاقتراع المؤقتين، يتولون حفظ الذاكرة المؤسسية لهيئة إدارة الانتخابات – أي معرفة الإجراءات الناجحة وغير الناجحة، واكتساب الخبرة ونقلها إلى الموظفين وأصحاب مصالح جدد. ويتطلب الحفاظ على الموظفين تخطيط فعال من هيئة إدارة الانتخابات، واستخدام إجراءات مثل خطط المكافآت، والتدريب المهني والبرامج التنموية (انظر الفصل السادس من هذا الدليل)، وفرص تعزيزها. وقد يساعد تقديم تقارير مختصرة من العاملين لدى تركهم العمل، في تحديد قضايا إرضاء الموظفين التي تحتاج إلى مناقشة. وسوف يساعد التخطيط المسبق لتغييرات الموظفين، بما في ذلك عمليات التوظيف في الوقت المناسب وتوجيه الموظفين المبتدئين، بالإضافة إلى سهولة الوصول إلى أرشفة السجلات الانتخابية، في عمل هيئة إدارة الانتخابات بشكل مستدام عند رحيل الموظفين الأساسين.
