يوفر المفهوم التشغيلي الإطار الذي يقوم عليه التخطيط التشغيلي في ظل الخطة الاستراتيجية. ومن المهم تحقيق التكامل بين المفهوم التشغيلي وبين الدورة الانتخابية، وأن يرتبط التخطيط التشغيلي بكل مرحلة من مراحل الدورة. ويضع المفهوم التشغيلي في اعتباره إنشاء الإطار القانوني المناسب، وطبيعة العمليات الانتخابية ونطاقها. ويجب أن يقر بأية قيود مفروضة على التخطيط الذي تقوم به هيئة إدارة الانتخابات، وأن يكون واقعيًا في الافتراضات المتعلقة ببعض الأمور، مثل الأمن والاستقرار، وأية ظروف طارئة من شأنها التأثير على إدارة الانتخابات والتحضير للانتخابات وإجرائها. ولذلك ينبغي أن يركِّز المفهوم التشغيلي على أهمية المشاركة الكاملة لأصحاب المصلحة.
ولتحقيق التخطيط التفصيلي والإدارة الفعّالة، يمكن أن يقسِّم المفهوم التشغيلي العملية الانتخابية إلى مراحل متعددة، مثل مرحلة وضع الإطار القانوني والإداري، ومرحلة الاستعداد لتسجيل الناخبين، ومرحلة تسجيل الناخبين، ومرحلة الإعداد للاقتراع والفرز، ومرحلة تسجيل المرشحين، ومرحلة الحملة الانتخابية، ومرحلة الاقتراع، ومرحلة فرز الأصوات وإعلان نتائج الانتخاب، وأنشطة ما بعد الانتخابات. ويجب أن يستهدف كل نشاط تشغيلي الأهداف الواردة في الخطة الاستراتيجية.
ويصبح التخطيط التشغيلي أكثر كفاءةً عندما يتم إشراك الموظفين القائمين على تنفيذ مختلف الأنشطة في التخطيط لتلك الأنشطة. وقد تضع الخطط التشغيلية أهدافًا تشغيلية سنوية أو لفترات زمنية أطول، وقد تجزّأ إلى مقاطع نصف سنوية أو فصلية أو شهرية أو أسبوعية، مع الأخذ في الاعتبار إتاحة الموارد والمواعيد القانونية والتشغيلية المحددة لتقديم الخدمات الانتخابية بفعالية. ويجب تقسيم الخطة التشغيلية الخاصة بكل نشاط من أنشطة هيئة إدارة الانتخابات إلى أعباء عمل مقسّمة، والتي يمكن تنسيقها من قبل لجنة تتألف من كبار موظفي الأمانة العامة، ويمكن أن يشارك فيها أعضاء هيئة إدارة الانتخابات. ويؤكِّد إقرار الخطط التشغيلية رسميًا من قبل أعضاء هيئة إدارة الانتخابات على أهمية تلك الخطط. ويجب تقسيم الخطط المقسّمة إلى مستوى وحدة العمل والمستوى الفردي، وذلك للتأكيد على أهمية كل موظف من موظفي هيئة إدارة الانتخابات في تحقيق أهداف تلك الهيئة وأدائها المستهدف، ولإيجاد آلية لرصد أداء الموظفين ووحدات العمل.
