يتطلب تحديد علاقات العمل داخل هيئة إدارة الانتخابات وضع مخطط للهيكل التنظيمي لها لتمكينها من وضع الخطط المتكاملة بفعالية، وتقديم الخدمات والتحكم في الإدارة. تقدم الأشكال 3 إلى 7، التي ترد في الصفحات من 153-57، أمثلة على مخططات الهياكل التنظيمية من جنوب أفريقيا وأفغانستان ونيوزيلندا وكوستاريكا وتونغا.
يمكن أن تقوم هيئة إدارة الانتخابات بإعداد هيكلها التنظيمي إذا توفرت لديها المهارات المطلوبة، أو يمكنها الاستعانة بخدمات أحد الاستشاريين أو المؤسسات أو هيئات إدارة الانتخابات الأخرى لمساعدتها. وفي كافة الأحوال، فمن المهم أن تطلب هيئة إدارة الانتخابات أو وكلاؤها المشورة على نطاق واسع في وضع مخططها التنظيمي، وذلك بهدف تعزيز مشاركة أصحاب المصلحة في فعالياتها. وتضمن مشاركة أصحاب المصلحة أن تأخذ هيئة إدارة الانتخابات في اعتبارها تطلعاتهم في تقديم الخدمات الخارجية، بدلًا من اعتبارات الحاجات الإدارية الداخلية فقط، عند وضع أو مراجعة الهيكل التنظيمي.
سوف يتحدد عدد الوظائف التي يجب إنشاؤها ومستوياتها المختلفة والعلاقات الإدارية فيما بينها بناءً على المطالب اللازمة لتنفيذ الولاية القانونية لهيئة إدارة الانتخابات بفعالية. وفي الحالة المثلى، يعكس الهيكل بشكل كامل أهداف هيئة إدارة الانتخابات ومهامها بشكل عام، بدلًا من تفصيلها لمواءمة مهارات موظفي الهيئة وتخصصاتهم، على الرغم من أن هذا النهج قد يكون أكثر صعوبةً بالنسبة لهيئات إدارة الانتخابات التي تعتمد كليًا على إطار موظفي الخدمة العامة الذي لا يتسم بالمرونة.
ويعتبر الحفاظ على استمرارية العمل الانتخابي من بين الاعتبارات الرئيسية عند وضع المخطط التنظيمي. ولا تقل أهمية توقيت مهام هيئة إدارة الانتخابات عن أهمية تلك المهام بحد ذاتها. فهناك مجموعة من المهام الأساسية الإدارية، ومهام التقييم، ومهام التخطيط للفعاليات الانتخابية، التي تحتاج دومًا إلى حد أدنى من الموظفين الدائمين. كما يمكن أن تضطلع هيئة إدارة الانتخابات بصلاحيات ومهام أخرى يتم تنفيذها بشكل مستمر، كتسجيل الناخبين والأحزاب السياسية والإشراف على تمويلها، وتوعية الناخبين وتثقيفهم. وحتى في حال قيام هيئة إدارة الانتخابات بمهام دائمة قليلة نسبيًا، فقد تستفيد من الحفاظ على فريق إداري دائم وقوي ومتعدد التخصصات، يغطي جميع الوظائف لتتمكن من التعامل بفعالية مع فترات ذروة النشاط.
ومن المتوقع أن يثير الإفراط في إنشاء الوظائف على الهيكل التنظيمي لهيئة إدارة الانتخابات انتقادات من الجمهور، خاصةً في الفترات الواقعة بين الانتخابات حيث يصعب على الجمهور إدراك ما يقوم به موظفو هيئة إدارة الانتخابات من أعمال. وفي الوقت ذاته، فإن اعتماد هيكل تنظيمي هزيل يمكن أن يعزز من الفعالية أثناء فترات قلة النشاط، إلا أن ذلك قد يقوض التقدم واستمرارية العمل. لذلك، وقبل اعتماد خطة "هزيلة" لشغل الوظائف، يجب أن يجرى تقييم دقيق لإمكانية توافر موظفين إضافيين للعمل أثناء فترات ذروة العمل، وإمكانياتها الداخلية في تدريب الموظفين الجدد وتأهيلهم. وفي هذا الصدد، قد تتمتع هيئات إدارة الانتخابات القادرة على الاستعانة بموارد إضافية من موظفي العموم للتعامل مع أوقات ذروة الأعمال، عند الحاجة، وخاصة في ظل النموذجين الحكومي والمختلط لهيئات إدارة الانتخابات، بفرص أفضل لضمان استمرارية العمل بأفضل فاعلية ممكنة.
يجب أن تتسق تعيينات موظفي هيئة إدارة الانتخابات من ناحية الكم والكيف مع النتائج والمخرجات المطلوبة طبقًا للخطة الاستراتيجية للهيئة.
