يجب أن يتمتع هيكل هيئة إدارة الانتخابات بالصلابة الكافية للتعامل مع ظروف الواقع التي كثيرًا ما تكون فوضوية أو متضاربة. فعلى الرغم من إمكانية وجود هياكل تنظيمية متعددة لهيئة إدارة الانتخابات، إلا أن هناك مجموعة من المفاهيم العامة التي ينبغي أخذها في الاعتبار عند وضع الهيكل التنظيمي للأمانة العامة:
- يمكن للهياكل التنظيمية المسطحة (التي تحتوي على مستويات إدارية أقل) تقديم الخدمات بشكل أسرع، وبفاعليةٍ وكفاءةٍ أكبر في العادة، وتقليص التركيبات الهرمية الهائلة وغير الفاعلة
- يكون الهيكل التنظيمي أكثر فعالية عندما يرتبط بوضوح بالخطة الاستراتيجية لهيئة إدارة الانتخابات
- تعتبر الهياكل التنظيمية المنفتحة التي تركز على تقديم الخدمات لأصحاب المصلحة أفضل من الهياكل المنغلقة على نفسها والتي تركز على وظائف الإدارة أو الدعم
- يجب أن ييسر الهيكل التنظيمي التواصل رأسيًا وأفقيًا داخل هيئة إدارة الانتخابات
- يجب تصميم المتوقع من مخرجات العمل بوضوح والمساءلة على الخدمات بالنسبة لكل وحدة تنظيمية
- يجب تصميم الهيكل التنظيمي بما يعزِّز دعم المجالات التشغيلية من خلال مجالات الخدمات المؤسسية (مثل التمويل وشؤون العاملين)
- بالنظر إلى أهمية الدورة الانتخابية بالنسبة لوظائف الرصد والتقييم والمراجعة والإصلاح، فمن المناسب أن ينعكس هذا على هيكل هيئة إدارة الانتخابات وأن يدعمه
- وبالتزامن مع ذلك، يمكن أن يساعد وجود وحدة تتولى مهام التدقيق والمتابعة داخليًا وتتخطى الهيكل التنظيمي للأمانة العامة لتتبع الأمين العام أو أعضاء هيئة إدارة الانتخابات مباشرةً، في ضمان النزاهة والأمانة
تحتاج هيئات إدارة الانتخابات اللامركزية، إلى تحديد هيكل للمساءلة بالنسبة لمكاتبها الإقليمية. فهل تتبع أعضاء هيئة إدارة الانتخابات مباشرةً أم تتبع أمين الأمانة العامة على المستوى الوطني، وهو المسار الأكثر شيوعًا؟ ويزداد الأمر تعقيدًا إذا كان الإطار القانوني يحدد هيكلًا تنظيميًا يكون فيه أعضاء معينون في هيئات إدارة الانتخابات الإقليمية وفي الأمانة العامة لهيئة إدارة الانتخابات على المستوى الإقليمي والمستويات الأقل منه. وهذا ما كان عليه الحال في إندونيسيا، حيث يكون أعضاء هيئة إدارة الانتخابات الإقليمية المعينون مسؤلين، طبقًا للهيكل التنظيمي، أمام أعضاء الهيئة على المستوى الجغرافي الأعلى التالي، وتتبع الأمانة العامة على المستوى الإقليمي للأمانة العامة على المستوى الأعلى. ويمكن لمثل هذه التركيبة المعقدة والمتشعبة للمسؤوليات أن تربك الموظفين في معرفة من المسؤول عن توجيههم في نهاية المطاف.
وعند استخدام النموذجين المستقل أو المختلط، فلابد من الوضوح بشأن الطريقة التي يتعامل بها أعضاء هيئة إدارة الانتخابات المسؤولة عن وضع السياسات/الإشراف مع الأمانة العامة وموظفيها. وإذا اتخذت الجهة المسؤولة عن وضع السياسات قرارات مجمّعة يتم إيصالها إلى الأمين العام لتفعيلها، فإن هذا يقلل من مخاطر الخلط بين مستويات السلطة. ولكن إذا أعطيت مسؤوليات منفصلة لأعضاء جهة صنع السياسات بالنسبة لأنشطة رئيسية معينة، فهناك خطر أن تتقاطع أدوارهم مع أدوار رؤساء مكوّنات الأمانة العامة. ويمكن أن يؤدي مثل هذا الموقف إلى مشكلات، خاصة إذا كانت جهة صنع السياسات تتألف من أو تتضمن ممثلي الأحزاب السياسية.
تُبنى بعض هيئات إدارة الانتخابات على قسمين رئيسيين:
- العمليات الانتخابية: والتي تشتمل على أقسام فرعية مثل تسجيل الناخبين وترسيم الدوائر الانتخابية وتنظيم عمليات الاقتراع وعدّ الأصوات وتسجيل الأحزاب السياسية والمرشحين والتدريب والتأهيل الانتخابي والبحث وخدمات المعلومات والمنشورات والشؤون القانونية، وما إلى ذلك.
- الخدمات المؤسسية: وتشتمل على أقسام فرعية مثل الإدارة المالية وإدارة الموارد البشرية وإدارة مصادر المعرفة وإدارة البنية التحتية لتقنية المعلومات.
وعلى أية حال، يمكن إلحاق بعض الوظائف الأخرى التي لا تندرج بسهولة تحت أي من هذين الجزأين - مثل العلاقات مع أصحاب المصلحة والعلاقات الدولية ودعم أعضاء هيئة إدارة الانتخابات - بمدير مكتب الأمانة العامة مباشرةً. ومن المفضل إلحاق مهام التدقيق والتقييم برئيس هيئة إدارة الانتخابات أو أعضائها بشكل مباشر في هيئات إدارة الانتخابات المستقلة، أو المكوِّن المستقل من هيئات إدارة الانتخابات في النموذج المختلط، وبالمسؤول التنفيذي بالنسبة لهيئة إدارة الانتخابات الحكومية سواء في ظل النموذج الحكومي أو المختلط.
إلا أن هذا التوزيع لهيكلية الإدارة الانتخابية القائم على قسمين محددين قد لا يلائم بالضرورة بعض البيئات الانتخابية. لذلك فإن هناك مجموعة كبيرة من الهياكل المناسبة لهيئات إدارة الانتخابات، تتطرق إلى ذكر بعض منها في دراسات الحالة. أما الحكم على ملاءمة الهيكل فيجب أن يصدر عن كل هيئة إدارة انتخابات، آخذًا بعين الاعتبار الظروف المحيطة بها ومهامها وأولوياتها واستراتيجيتها.
