تعد الرقابة الخارجية على هيئة إدارة الانتخابات جزءًا من عملية المساءلة الخارجية للهيئة، ويمكن تنفيذها من خلال بعض الآليات مثل عمليات التدقيق أو التقييم الخارجي، أو عمليات مراجعة أنشطة هيئة إدارة الانتخابات من قبل جهة خارجية خاصة أو معينة خصيصًا لذلك الغرض، أو عمليات المراجعة التي تقوم بها لجنة من المجلس التشريعي مثل لجنة الشؤون الانتخابية أو لجنة الحسابات العامة.
وإذا لم تتمتع الجهة التي تتولى عملية الرقابة الخارجية على هيئة إدارة الانتخابات بالاستقلال التام فقد تكون عرضة للتدخلات التي قد تعرقل نطاق عملها و/أو منهجيتها بطريقة غير مناسبة. إذ قد تحدث محاولات لتغيير محتوى تقارير الرقابة أو التأثير عليه. وقد تشمل العراقيل التي يمكن أن تواجهها الجهة الرقابية فرض القيود على أسس عملها، أو على الوقت الممنوح لها للقيام بتحقيقاتها، أو على إمكانية وصولها إلى المعلومات، أو حصولها على الموارد المالية الكافية وغيرها من الموارد المطلوبة للقيام بمهام عملها. ومن بين الأمثلة على ذلك النزاع الذي نشب في إندونيسيا بين جهة الرقابة على الانتخابات وهيئة إدارة الانتخابات في عام 2004. ففي حين أنه كان متوقعًا من جهة الرقابة على الانتخابات أن تعمل باستقلال تام في ممارسة دورها الرقابي على أسلوب إجراء الانتخابات وكذلك بوصفها جهة الإحالة الأولى في معظم النزاعات والخلافات الانتخابية، إلا أن تلك الجهة الرقابية تم تعيينها وتمويلها من جانب هيئة إدارة الانتخابات وأدت معارضة تلك الجهة الرقابية لقرارات هيئة إدارة الانتخابات إلى قيام الهيئة بإصدار لوائح ألغت بموجبها أي دور للجهة الرقابية في أية طعون أو نزاعات تكون هيئة إدارة الانتخابات طرفًا فيها.
وتحتاج الجهات الرقابية إلى التمتع بمجموعة من الحقوق تتضمن فحص الوثائق والمستندات والملفات الإلكترونية، والتحقق من الخدمات والممتلكات التي تموَّل أو تُشترى من المال العام، وإجراء المقابلات مع أعضاء هيئة إدارة الانتخابات وموظفيها وغيرهم من الأفراد. ويمكن ضمان هذه الحقوق من خلال إدراجها في الإطار القانوني. وإذا لم يحدث ذلك، فيمكن لهيئة إدارة الانتخابات تعزيز مصداقيتها بمنح تلك الجهات الرقابية حرية الاطلاع على المعلومات والوصول إليها دون أية معوقات. ويمكن لأجهزة الرقابة الرسمية أن تتمتع بصلاحية الحصول على أمر قضائي يلزم هيئة إدارة الانتخابات وأية مؤسسات أخرى بتوفير وثائق ومستندات بعينها على أن يترتب على عدم الامتثال لذلك عقوبات محددة. وفي الحالات التي تُمنح فيها أجهزة الرقابة صلاحية القيام بالتحريات، عادة ما تحصل تلك الأجهزة على سلطة الاستماع للشهادات بعد أداء اليمين القانونية.
ولكي تكون عملية الرقابة فعالة، يجب أن تخضع لمراقبة الجودة بشكل محكم حتى تتحلى بالمهنية والحياد والدقة. لذلك فإن تعيين أعداد كافية من الموظفين المؤهلين الذين يقدرون تمامًا الأطر القانونية والمالية والتنفيذية التي يتم من خلالها أداء المهام الانتخابية سوف يسهل كثيرا من نهوض الجهات الرقابية بمسؤولياتها وواجباتها وفقًا لأفضل الممارسات الممكنة. لذلك يجب أن تتسم النتائج التي تتوصل إليها الجهات الرقابية بالموضوعية وأن تهدف إلى تحسين خدمات هيئة إدارة الانتخابات.
