تستخدم هيئات إدارة الانتخابات طرقًا متعددة لتعيين موظفيها. وقد لا تتوافر لهيئات إدارة الانتخابات الحكومية، وغيرها من الهيئات التي تعتمد على موظفي العموم، حرية تطبيق ممارساتها الخاصة في مجال التوظيف. ففي إندونيسيا مثلًا، يجب على هيئة إدارة الانتخابات القبول بموظفي الأمانة العامة المخصصين للعمل لديها من قبل الخدمة المدنية. وفي بعض البلدان، يُنظر إلى سياسات تنقلات موظفي الخدمة العامة على أنها إحدى آليات مكافحة الفساد، والتي يمكن أن تمنع وحدة ما من الوقوع تحت سيطرة مسؤولين فاسدين. إلا أن تنقلات الموظفين قد تعرض الذاكرة المؤسسية للخطر، ويمكن أن تضيع المهارات المتراكمة لدى المسؤولين الأمناء.
تتمثل الممارسات الفضلى في تنظيم عملية انتقاء مفتوحة، كما في جورجيا، وذلك من خلال الإعلان عن قبول المرشحين على نطاق واسع وتحديد المهارات والمؤهلات والصفات الشخصية التي يجب أن تتوفر في المتقدمين لكل منصب شاغر. ويمكن القيام بذلك حتى في الحالات التي يتألف فيها موظفو هيئة إدارة الانتخابات من موظفي العموم، كما يظهر من المثال المعمول به في أستراليا. إلا أن هذه الطريقة تكون أكثر صعوبة حيث تقوم فيها الأمانة العامة لهيئة إدارة الانتخابات الحكومية بمهام انتخابية مؤقتة أو ذات فترة محدودة، وحيث لا تحظى المهارات الانتخابية بأهمية كبيرة من بين المؤهلات المطلوبة في الموظفين، أو حين تحتم ممارسات التوظيف في الخدمة العامة إعطاء أولوية لمعايير اختيار عامة بدلًا من المهارات الفنية التخصصية.
ونظرًا لأن هيئات إدارة الانتخابات ينبغي أن تكون مثالًا يحتذى به في العمل على تحقيق مبادئ المساواة، فلابد أن تنفذ سياسات توظيف وتعيين تساعد على المساواة بين الجنسين، وعلى تعزيز عمل المرأة. لذلك يجب إعطاء فرص متساوية للرجال والنساء على حدٍ سواء في التوظيف والتدريب والترقية والمخصصات الممنوحة لكافة موظفي هيئة إدارة الانتخابات المؤقتين والدائمين. وقد يتطلب ذلك من هيئة إدارة الانتخابات اعتماد مراعاة الاعتبارات الجنسانية في ممارسات التوظيف وفي التدريب. وقد يساعد في هذا الصدد إنفاذ اشتراطات تعيين النساء في مناصب إدارة الانتخابات، بدءًا من عضوية هيئة إدارة الانتخابات على جميع مستويات المنظمة إلى موظفي لجان الاقتراع. ففي تيمور الشرقية على سبيل المثال، ينص القانون على ضرورة تعيين ثلاث نساء على الأقل، بالإضافة إلى ممثلة عن منظمات المرأة، في اللجنة الوطنية للانتخابات. وقد تؤثر بعض التقاليد العرفية، مثل وجود لجان اقتراع منفصلة للنساء والرجال، على تفاصيل تحقيق المساواة بين الجنسين.
قد يتطلب تحقيق المساواة بين الجنسين في الأمانة العامة الراسخة لهيئة إدارة انتخابات بعض الوقت، وقد ينطوي على الدراسة المتأنية لسياسات شغل الوظائف. وبينما قد لا ينطبق هذا القيد عند إنشاء أمانة عامة جديدة لهيئة إدارة انتخابات، إلا أن قضية المساواة بين الجنسين هذه قد تهمل في ظل العمل الحثيث للبحث عن الأشخاص المناسبين لملء كافة مستويات الوظائف للأمانة العامة لهيئة إدارة الانتخابات بأكملها في وقت واحد - وهو أحد الدروس المستفادة من استعادة ما حدث في جنوب أفريقيا.
تستعين بعض البلدان بالأحزاب السياسية للمساعدة في إيجاد موظفين ملائمين للعمل في الأمانة العامة لهيئة إدارة الانتخابات. ففي الولايات المتحدة الأميركية، من المعتاد إشراك موظفين مرشحين من قبل الأحزاب في إدارة الانتخابات، خاصةً على المستوى المحلي أو على مستوى المقاطعة.
ويمثل موظفو الانتخابات المؤقتين، وخاصةً موظفي الاقتراع أحد أكبر مهام التوظيف. وفي المجر، تقوم السلطات المحلية بتعيين موظفي لجان الاقتراع. وتشمل الوسائل الأخرى لتوظيف موظفي الاقتراع المؤقتين الاستعانة بالشركات وبمنظمات العمل التطوعي.
ومن بين الاختيارات الرئيسية التي تواجهها أية هيئة إدارة انتخابات ما يتعلق بتفضيل ذوي الخبرة الانتخابية السابقة، عند انتقاء موظفي لجان الاقتراع، أو إجراء عملية تعيين مفتوحة لكل فعالية انتخابية. حيث يساعد وجود طاقم عمل من ذوي الخبرة والكفاءة على ضمان إجراء الاقتراع بسلاسة، ولكن يجب تطبيق عملية منهجية لتقييم الموظفين لضمان ألا يتم استخدام الموظفين الأقل كفاءة في فعالية انتخابية تلو الأخرى لمجرد قيامهم بنفس الوظيفة من قبل. ويمكن أن تزيد عملية التوظيف المفتوحة من عدد الأشخاص الذين سبق لهم العمل في الانتخابات، وأن تنطوي على شريحة أكثر تمثيلًا للمجتمع المحلي في العمل الانتخابي. وفي جنوب أفريقيا، نجحت هيئة إدارة الانتخابات بقدرٍ ملحوظ في جهودها لإشراك النساء والشباب والعاطلين عن العمل كموظفين في لجان الاقتراع.
ومع زيادة استخدام شبكة الإنترنت على مستوى العالم، سوف تصبح أنظمة التوظيف وإدارة الموظفين عن طريق شبكة الإنترنت خيارًا متاحًا يجب على هيئات إدارة الانتخابات أخذه في الاعتبار. ففي أستراليا، تستخدم هيئة إدارة الانتخابات مثل هذه الأنظمة بتوسع لتعيين موظفي لجان الاقتراع وتدريبهم.
وفي الأوروغواي، يمكن إجبار أي موظف عام على القيام بعمل انتخابي، بينما في المكسيك وفي أسبانيا، قد يمتد هذا الإجبار إلى أي ناخب. ففي المكسيك، يلزم قانون الانتخابات هيئة إدارة الانتخابات بإجراء عملية متعددة المراحل، تشمل إجراء القرعة بين جميع المواطنين المؤهلين، للاختيار المبدئي للموظفين في لجان الاقتراع. ويتم تدريب المختارين، ثم يلي التدريب الاختيار النهائي، ويخصص الموظفون للقيام بأدوار مختلفة في لجان الاقتراع.
ويعتبر فحص المرشحين للتعيين في مناصب هيئة إدارة الانتخابات الدائمة أو المؤقتة أحد المكونات الضرورية لعملية التوظيف والتعيين، ممّا يعزز الشفافية. وتهدف هذه العملية إلى ضمان تمتع كافة الموظفين بالمؤهلات المحددة، وبالشخصية القويمة وألا يكونوا نشطين سياسيًا أو غير مناسبين بأية طريقة أخرى. ومن الأفضل أن يتم ذلك ببساطة وسرعة وتحت سيطرة هيئة إدارة الانتخابات وليس الأحزاب السياسية (كما هو الحال في الولايات المتحدة الأميركية) أو غيرها من المنظمات. ونظرًا لزيادة عدد موظفي لجان الاقتراع المؤقتين في معظم الانتخابات بكثير عن عدد موظفي هيئة إدارة الانتخابات الذين يديرون عملية التوظيف، يجب ألا تترك عمليات الفرز والتوظيف إلى اللحظات الأخيرة. كما يلزم وجود خطط للطوارئ للاستجابة إلى إمكانية ترك بعض الموظفين لمواقعهم (حتى في يوم الاقتراع).
