يعدّ إنشاء هيئة إدارة الانتخابات لعلاقة جيدة مع مراقبي الانتخابات وفرق الاعتماد (في حالة تم تعيينهم) والمراقبين أمرًا هامًا للغاية. ويمكن لمراقبي الانتخابات (الذين يتمتعون بسلطة التدخل وإصلاح أي قصور يظهر في العملية الانتخابية)، وفرق الاعتماد (التي تلعب دورًا متفقًا عليه في تقييم العملية الانتخابية والتصديق (أو عدم التصديق) على صحتها وخاصة في بيئة ما بعد النزاع)، ومراقبي الانتخابات الدوليين والمدنيين (الذين لا يتمتعون بسلطة التدخل ويجب عليهم فقط جمع معلومات وكتابة التقارير) أن يكونوا من الجهات الفاعلة شديدة الأهمية في العملية الانتخابية. ويجب على هيئات إدارة الانتخابات وضع إجراءات اعتماد بسيطة وتبني آليات اعتماد فعالة وسريعة.
يمكن لهيئة إدارة الانتخابات أن تنظم و/أو تشارك في عقد اجتماعات الإحاطة للمراقبين قبل الانتخابات وذلك قبل يوم التصويت بعدة أسابيع للمراقبين الذين سيعملون لفترات أطول وفرق تخطيط عملية المراقبة. كما يمكن ترتيب عقد سلسلة اجتماعات قبل يوم التصويت بعدة أيام متى كان أغلب المواطنين والمراقبين الذين يعملون لفترات قصيرة مستعدين للانتشار للعمل. من الشائع بشكل متزايد أن تقوم هيئات إدارة الانتخابات بدعوة الأحزاب السياسية وممثلي المجتمع المدني لحضور اجتماعات المراقبين حتى يخطروا المراقبين بانطباعاتهم عن مدى استعداد هيئة إدارة الانتخابات لإجراء الانتخابات. ويمكن أن تساعد أيضا مجموعة المواد الموجزة للمراقبين، والتي تعدها هيئة إدارة الانتخابات على فهم إطار عمل الانتخابات والعملية التشغيلية الخاصة بها.
يجب على المراقبين، كجزء من عملية اعتمادهم، الاشتراك في مدونة قواعد السلوك التي تعدها هيئة إدارة الانتخابات (أو المجلس التشريعي) والتي قد تشترط عليهم أو على المنظمة الراعية لهم، إخطار هيئة إدارة الانتخابات بالمشاكل التي تظهر في العملية الانتخابية. كما تسعى بعثات المراقبة عادةً إلى تحديد المعايير السلوكية التي يُنتظر من أعضائها الالتزام بها. ويمكن أن تشمل العقوبات الرسمية المتعلقة باختراقات هذا القواعد سحب الاعتماد على الرغم من استبعاد استخدام هذا بشكل واسع في الواقع العملي لأنه عادةً لا يؤثِّر إلا بعد انتهاء الحدث الانتخابي وقد يكون له تبعات دبلوماسية غير مرغوب فيها.
