El trabajo de comunicaciones realizado por una Autoridad Electoral (así como cualquier responsabilidad regulatoria con relación a los medios) naturalmente recae en varias fases diferentes:
- Fase anterior a la elección: este periodo es preparatorio. Dependiendo exactamente de cómo funciona el sistema electoral, puede incluir la educación electoral general, el registro de electores y partidos, la delimitación de distritos, y la nominación de candidatos. La Autoridad Electoral necesitará comunicar al público a través de los medios, todos estos temas.
- Campaña electoral: éste periodo será más intenso, ya que involucra la preparación para las votaciones, junto con una variedad de asuntos de campaña. Si el Organismo Electoral tiene responsabilidades regulatorias con relación a los medios, esto se destacará de igual manera.
- Día de la Elección: inmediatamente antes y en el día de la votación, la Autoridad Electoral necesitará comunicar una variedad de mensajes sobre cómo votar y en dónde, así como el progreso de la votación. De igual manera necesitará asegurar que los medios comprendan con claridad sus derechos de acceso al proceso electoral y sus limitaciones.
- El conteo: la Autoridad Electoral será responsable de comunicar información regular y precisa del proceso de conteo, así como de regular el acceso de los medios al conteo.
- Fase posterior a la elección: el periodo posterior a la elección puede conllevar variados problemas y que la Autoridad Electoral sea el encargado de comunicarle al pueblo. Por ejemplo, este puede ser el caso si hay disputas sobre la integridad del proceso electoral o si se cuestionan los resultados. Pero en muchas instancias, el simple hecho de comunicar los resultados puede ser un proceso extenso.
Gran parte de la preparación para esta comunicación puede realizarse anticipadamente. Incluso cuando el contenido exacto de materiales mediáticos no puede predecirse, la agenda de comunicaciones puede estar incluida en un plan exhaustivo que puede desarrollarse en una etapa muy temprana del proceso electoral. Esto permitirá que todo el proceso avance sin problemas estableciendo, por ejemplo, el momento exacto en el que un comunicado de prensa necesita ser distribuido o si se debe llevar a cabo una sesión informativa.
