La procédure d'acceptation des candidatures devrait faire preuve de neutralité absolue. Cette activité ne devrait servir qu'à vérifier que les candidats remplissent toutes les exigences nécessaires et confirmer les noms de ceux qui participeront à l'élection. Tout autre objectif illégitime visant à limiter le nombre de candidats ou à restreindre les activités de ceux qui remplissent les exigences doit être évité.
La procédure d'acceptation ne devrait pas devenir une vérification excessive et coûteuse qui n'est pas toujours justifiable à cause du peu d'effets qu'elle pourrait avoir sur l'honnêteté du processus électoral. On peut observer des approches contrastées dans les procédures de vérification et d'acceptation des pièces à l'appui des candidatures, entre les pays qui jouissent de traditions démocratiques bien établies et ceux où la démocratie est relativement récente. Dans ces derniers, on a tendance à exiger des garanties et à prendre des précautions exagérées au point qu'on peut se demander si les coûts de ces procédures sont justifiables ou si les pays concernés peuvent les maintenir sans l'aide financière internationale.
Une mise en candidature doit contenir le nom et une preuve d'identité de la personne, de sa nationalité, de son âge et de son inscription sur la liste ou le registre des électeurs. Comme preuve que la personne n'est pas privée de son droit de se porter candidat, par exemple à cause d'un délit, une certification que son nom ne figure pas aux registres publics où on inscrit ces exclusions devrait être suffisante, ou encore une déclaration formelle du candidat peut être acceptable.
Il est également raisonnable d'exiger que la personne concernée manifeste son consentement à la candidature. Un candidat peut être tenu de payer une caution d'un montant fixe qui lui est remboursée après l'élection s'il obtient un nombre de voix suffisant pour démontrer qu'il jouissait d'un certain appui de la population. Une telle exigence est justifiable pourvu que le montant de la caution ne soit pas élevé au point de représenter une forme de discrimination pour raison financière. La procédure peut souvent exiger que le candidat nomme une personne qui traitera officiellement avec l'organisme électoral en son nom tout au long de l'élection.
Les diverses exigences de candidature doivent être raisonnables considérant les méthodes normalement acceptées et les mécanismes légaux de chaque pays. Comme preuve d'âge ou de nationalité par exemple, une pièce d'identité comme un passeport, un certificat du registre civil ou tout autre document semblable devraient être acceptables. En l'absence de ces documents, la procédure devrait permettre la production d'autres documents couramment acceptés au pays (permis de conduire, liste ou registre municipal des électeurs, etc.) offrant les garanties requises plutôt que d'instituer de nouveaux systèmes d'identification ou de documents qui pourraient s'avérer dispendieux et ne servir qu'à retarder le processus électoral.
Cette approche vaut également pour la preuve que le candidat doit fournir à l'effet qu'il jouit de ses pleins droits politiques. Dans les pays qui disposent d'un système d'inscription permanente, ce système devrait contenir les noms des personnes qui sont privées de leurs droits politiques. En toute hypothèse, tout moyen ordinaire de prouver que le candidat remplit les exigences devrait être accepté et il faut se garder d'imposer des mesures exagérées qui représenteraient des barrières et pourraient s'avérer inutilement coûteuses. L'objectif général devrait être de mettre en place une procédure suffisamment simple pour permettre d'éviter le plus d'erreurs possible à l'intérieur des échéanciers restreints d'une période électorale.
Cette simplicité devrait également s'appliquer au mécanisme de vérification lorsque le candidat doit faire la preuve de son appui public. Un candidat indépendant ou un mouvement d'électeurs doit être en mesure de justifier sa candidature d'un nombre déterminé de signatures, ce nombre étant établi en proportion de la population de la circonscription dans laquelle il se porte candidat. Cette mesure n'est généralement pas requise lorsque le candidat est déjà inscrit sur une liste de parti dans un système de liste.
Étant donné les échéanciers restreints à l'intérieur desquels se déroule un processus électoral, il est tout à fait raisonnable d'imposer des délais pour la présentation des candidatures afin de pouvoir vérifier que les candidats remplissent toutes les conditions requises. Tous les échéanciers du processus visent à éviter que la période de l'élection s'éternise indûment.
Il est essentiel que la loi impose des échéanciers restreints pour chaque activité en préparation de l'élection, adaptés au contexte sociopolitique et administratif du pays. On doit aussi prévoir une période très brève pour la résolution des cas d'appels des décisions rendues. Toute demande de candidature présentée après le délai prévu doit être considérée nulle et l'élection doit se tenir avec les candidats qui ont rempli toutes les exigences à l'intérieur du délai prévu.
Une autre exigence qui ne peut être considérée comme une simple formalité est celle du nom et des symboles d'identification du candidat. Ces détails (son nom, ses initiales, ses emblêmes ou autres signes d'identification) sont d'importance majeure pour être reconnu de l'électorat. Il faut éviter qu'un candidat n'utilise injustement le nom d'autres groupes politiques qui participent aux élections ou de noms tellement semblables qu'ils auraient pour effet de semer la confusion chez les électeurs.
En général, un candidat parrainé par un parti politique devrait afficher le nom de ce parti ou de la coalition à laquelle le parti appartient. Lorsque deux candidats ou groupes tentent de s'identifier d'une façon trop semblable, la préférence devrait être accordée à celui qui s'identifiait de cette façon le premier, qu'il s'agisse de son nom véritable ou de celui qu'il utilisait auparavant. Dans les pays qui maintiennent un registre des partis politiques, il faudrait refuser ceux qui empruntent un nom semblable à un des partis déjà enregistrés au point de semer la confusion chez l'électorat et on ne devrait exiger d'autre preuve à cet effet que celle de l'enregistrement existant.
Cette exclusion sur la base de noms erronés, semblables ou portant à confusion n'est pas une question d'idéologie, mais vise plutôt à faciliter l'identification du candidat ou du parti. L'organisme électoral ne devrait pas refuser un nom à cause de la possibilité de confusion entre les idéologies des entités, mais viser plutôt à ce que les électeurs puissent établir clairement l'identité des candidats ou des partis.
