عادةً ما تخضع هيئات إدارة الانتخابات الحكومية في ظل النموذج الحكومي أو المختلط إلى الممارسات والمبادئ التوجيهية الحكومية للمشتريات. أما هيئات إدارة الانتخابات في النموذج المستقل وهيئات إدارة الانتخابات في النموذج المختلط، فقد تخضع لشروط المشتريات الحكومية (كتلك الرامية لتحسين مستويات الاستقامة والفعّالية في المشتريات)، أو قد تتمتع بصلاحيات لتحديد كافة السياسات والإجراءات الخاصة بمشترياتها أو بعضها.
يفرض على بعض هيئات إدارة الانتخابات الاستعانة بإحدى وكالات المشتريات الحكومية أو التابعة للقطاع العام لتنفيذ كافة مشترياتها. وفي بعض الحالات فقد تؤدي صعوبة قواعد الشراء إلى أن تكون استعانة هيئة إدارة الانتخابات بتلك الوكالة أكثر فعالية من القيام بذلك داخليًا. وحين يتحتم على هيئة إدارة الانتخابات الاستعانة بوكالة للمشتريات تعمل على مستوى الحكومة بالكامل، فإنها قد تحصل على الموافقة على عمليات الشراء بعد إتمامها، أو على إعفاءات من قواعد الشراء الخاصة بالوكالة لبعض المشتريات. إلا أنه عادةً ما يُنظر إلى هذه الممارسات على أنها لا تتلاءم مع مبادئ الكفاءة والحكم الرشيد.
قد لا تؤدي الاستعانة بوكالة للمشتريات تعمل على مستوى الحكومة بالكامل إلى تحقيق الفعالية لمشتريات هيئة إدارة الانتخابات؛ نظرًا لأن العديد من الأنظمة البيروقراطية الحكومية لا تستطيع العمل في ظل الجداول الزمنية القصيرة للغاية والمواعيد الصارمة والتي تواجهها عادةً هيئات إدارة الانتخابات عند شراء السلع والخدمات الانتخابية. وبالتالي يمكن لهيئات إدارة الانتخابات تشكيل مجالس المشتريات الداخلية الخاصة بها لإدارة مشترياتها بشكل مستقل، مما يزيد من سيطرة هيئات إدارة الانتخابات على قرارات ومواعيد عمليات الشراء، إلا أنه يخضعها للمساءلة عن جميع عمليات الشراء.
يمكن أن تنعكس أية انتقادات عامة أو حكومية تتعلق باستقامة وملاءمة قرارات المشتريات الصادرة عن هيئة إدارة الانتخابات على مصداقية الهيئة بشكل عام. لذلك يجب على هيئات إدارة الانتخابات ضمان الشفافية الكاملة في عمليات الشراء التي تقوم بها، وضمان تماشيها مع أعلى معايير الأمانة، وخلوها من أي شبهة محاباة، وأن تشمل عملية تقديم عطاءات تتسم بالتنافسية الحقيقية، وأن يتم تحديد الفائزين بتلك العطاءات استنادًا إلى أسس موضوعية ملموسة وبما يخلو من أية شبهة للفساد. لذلك، وقبل تحميل هيئة إدارة الانتخابات مسؤولية الرقابة على المشتريات، لابد أن تتوفر لديها الموارد الكافية والمهارات ونظم الرقابة، بالإضافة إلى وجود مدونة قواعد سلوك ملزمة تشتمل نصوصًا تتعلق بتعارض المصالح.
لابد من وجود تحققات قوية وإجراءات للمراجعة لجميع قرارات الشراء الكبرى، كما يجب أن تكون تدابير الرقابة قوية بما يكفي لتحمل الضغوط التي قد تفرضها أي عملية شراء سريعة مطلوبة نظرًا لتأخر القرارات التشغيلية أو تأخر صرف الاعتمادات. ويمكن تنسيق إجراءات الشراء في هيئة إدارة الانتخابات دون المساس بالنزاهة إذا قامت الهيئة بوضع إجراءات التأهيل المسبق التي تحدد في فترة مبكرة من الدورة الانتخابية الموردين المستوفين للمواصفات لتوريد سلع أو تقديم خدمات محددة، والذين يمكن دعوتهم لتقديم العروض لهذه السلع أو الخدمات قبل بدء الفعالية الانتخابية. ولكن لابد أن تتسم إجراءات التأهيل المسبق بالشفافية وأن تكون صارمة كعملية الشراء ذاتها. ومن الممارسات الفُضلى إلزام مقدمي العطاءات بقبول مدونة قواعد السلوك الخاصة بهيئة إدارة الانتخابات.
