يمكن التعامل مع استدامة هيئة إدارة الانتخابات من خلال إجراء تقييم شامل للاحتياجات تدرس البلدان من خلاله إمكانياتها الحالية في إدارة الانتخابات والموارد المالية والبشرية والتقنية اللازمة لتنظيم وإجراء انتخابات حرة ونزيهة وذات مصداقية. وقد تتولى التقييم هيئة إدارة الانتخابات نفسها، ولكنه يصبح أكثر مصداقية في بعض الحالات إذا أجرته شركة تدقيق خاصة أو منظمة غير حكومية مستقلة. وتتولى الجهات المانحة عادة تقييم الاحتياجات في برامج المساعدة في التخطيط.
ويمكن أن تؤدي مهمة تحديد الاحتياجات إلى بروز مجموعة من التعقيدات وقد لا تكون مهمة بسيطة . وقد يفتقر سعي هيئة إدارة الانتخابات الرامي إلى تقييم احتياجاتها الخاصة إلى الخبرة الواسعة التي تمكنها من استباق التحديات التي تلوح في الأفق والتي يجب تناولها كما قد تفتقر إلى الموضوعية والتجرد اللازمين لتوثيق أوجه القصور في هياكلها الخاصة أو في أدائها. على الجانب الآخر، ربما يكون للمقيـِّمين الخارجيين نوايا خاصة بهم و/أو تحيزات شخصية أو تنظيمية تساهم في تشكيل استنتاجاتهم، وقد تحدد الجهات المانحة، بإدراك أو بدون إدراك، الاحتياجات التي يمكنها تلبيتها من خلال ما تقدمه من حلول. وبصورة أعم، يمكن التفكير في مصطلح "تقييم الاحتياجات"، على أنه يتضمن افتراض مسبق بإمكانية العثور على الاحتياجات والإجراءات المطلوبة.
علاوة على أن أي تحديد "للاحتياجات" قد يتضمن تقدير للقيمة وتقييم للمخاطر المتعلقة بالإخفاق في اتخاذ الإجراءات حيالها؛ وهي أمور قد يعارضها الخبراء بوجه حق. وفي بعض المواقف، هناك خطر من أن يستخدم تقييم الاحتياجات من قبل أجندات خارجية أو للضغط على المعارضين البيروقراطيين.
علاوة على أن أي تحديد "للاحتياجات" قد يتضمن تقدير للقيمة وتقييم للمخاطر المتعلقة بالإخفاق في اتخاذ الإجراءات حيالها؛ وهي أمور قد يعارضها الخبراء بوجه حق. وفي بعض المواقف، هناك خطر من أن يستخدم تقييم الاحتياجات من قبل أجندات خارجية أو للضغط على المعارضين البيروقراطيين.
يغطي تقييم الاحتياجات على مستوى النظام مجموعة كبيرة من القضايا المتعلقة بالبيئة القانونية والمؤسسية والتي تُجرى فيها الانتخابات من أجل تحديد مدى قدرتها على المساعدة على استدامة هيئة إدارة الانتخابات أو عرقلتها. وتشمل استعراض لكل أجزاء الإطار السياسي والقانوني ذات الصلة بالانتخابات وكذلك مهام هيئة إدارة الانتخابات وعلاقات أصحاب المصلحة المستمدة من هذا الإطار. ويأتي الدستور والقوانين التي تتعامل بشكل مباشر مع العمليات الانتخابية وقوانين الأحزاب السياسية والقوانين الأخرى المتعلقة بالأطر المؤسسية واللوائح الفرعية والسياسات الإدارية على رأس الصكوك القانونية التي يجب استعراضها. وقد يحتاج التقييم إلى تغطية أجزاء من الإطار القانوني ذات صلة غير مباشرة مثل قوانين الجنسية والقوانين الجنائية وقوانين العمل في القطاع العام أو السياسات أو قواعد وممارسات المشتريات الحكومية. وقد يناقش أيضًا صلات هيئة إدارة الانتخابات وعلاقاتها مع الهيئات الأخرى مثل الوزارة المضيفة لهيئة إدارة الانتخابات الحكومية والوزارات الحكومية التي تقدم الدعم المالي واللوجستي للهيئة والجمعيات الدولية والمحلية والهيئات التي تمثل شبكات لدعم هيئة إدارة الانتخابات وتقاسم الموارد.
ويدرس تقييم الاحتياجات، على المستوى التنظيمي، استراتيجيات هيئة إدارة الانتخابات وثقافة الإدارة ويضع في اعتباره عمليات التخطيط وصناعة السياسات وتنفيذها، وهيكلها الإداري، وتقسيم الأدوار والمسؤوليات، والتواصل والتعاون ومعايير التقارير المالية وأداء العاملين في اعتبارها. ويساعد هذا التقييم الهيئة في إحصاء كمية الموارد المطلوبة لتنظيم أي فعالية انتخابية محددة. ويمكن لإدارة هيئة الانتخابات أن تستنبط بعد ذلك حجم المبلغ المطلوب الذي يمكن أن تفي به الميزانية الوطنية والمبلغ الآخر، إن وجد، الذي ستحتاج إلى توفيره من مصادر الأخرى. وقد يدرس التقييم أيضًا طبيعة المساعدة التقنية المطلوبة ومستواها.
وعلى المستوى الفردي، يغطي تقييم الاحتياجات قضايا مثل كفاءة الموظفين والفرص المتاحة لتطويرهم وولائهم لأهداف هيئة إدارة الانتخابات ومهامها.
وتتشكل صورة شاملة عن قدرات هيئة إدارة الانتخابات، عندما يتوفر بمرور الوقت سجل خاص بتقارير تقييم الحاجات التي تتمتع بالمصداقية، ويمكن تقييم الهيئة بشكل أدق من حيث الاستدامة.
