Tout processus électoral comprend plusieurs étapes. Lors d’une élection, par exemple, cela inclut l’élaboration et la rédaction de lois, le recrutement et la formation du personnel électoral, la planification électorale, l’inscription des électeurs, l’enregistrement des partis politiques, la désignation des partis et de leurs candidats, la campagne électorale, le scrutin, le dépouillement, la comptabilisation des votes, la proclamation des résultats, les contentieux électoraux, les comptes rendus et les rapports, les audits ainsi que l’archivage. À la fin d’un processus électoral, il est souhaitable de commencer à travailler sur le suivant. L’ensemble du processus est décrit comme un cycle électoral tel qu’illustré par la figure 2.
Différents critères interviennent pour choisir entre un OGE permanent et un OGE temporaire. Les charges de travail sur l’ensemble du cycle électoral doivent être prises en compte. Les coûts induits par un organisme permanent doivent être comparés aux coûts de la création d’un nouvel organisme ainsi qu’au temps nécessaire pour le créer lors de chaque scrutin. Lorsqu’un OGE temporaire semble approprié, il est important de réfléchir à la manière dont la mémoire institutionnelle liée aux élections sera préservée. Il est légitime de mettre en place une institution électorale permanente lorsque les activités électorales sont régulières (telles que la tenue régulière d’élections partielles et l’actualisation constante des listes électorales) ou lorsqu’il est nécessaire de développer certaines activités électorales en continu (telles que l’éducation et l’information des électeurs ou des réformes de la loi électorale). Des pays comme l’Afrique du Sud, l’Arménie, l’Australie, le Brésil, le Canada, l’Indonésie, le Mexique, les Philippines et la Thaïlande disposent d’OGE permanents.
D’autres pays mettent en place des OGE uniquement en période électorale. Ces pays peuvent adopter n’importe lequel des trois modèles, indépendant, gouvernemental ou mixte. Dans certains cas, l’OGE gouvernemental doit être temporaire, car les fonctionnaires qui organisent les élections remplissent d’autres fonctions à temps plein et ne sont affectés à l’OGE qu’en période électorale. Toutefois, certains pays ayant adopté le modèle gouvernemental de gestion électorale, à l’instar de la Suède, maintiennent une petite équipe pour traiter des questions électorales entre les scrutins, par exemple pour mettre à jour les listes électorales. Dans certains pays ayant choisi le modèle mixte, la composante gouvernementale est permanente afin de préserver la mémoire institutionnelle, tandis que la composante indépendante est temporaire et n’existe qu’en période électorale
Les pays comme la Bulgarie, le Niger et la Roumanie, dont la gestion électorale suit le modèle indépendant, disposent d’un OGE central permanent qui coexiste avec des OGE temporaires et secondaires aux niveaux inférieurs. La Fédération de Russie dispose d’OGE permanents à échelle fédérale et des entités constitutives. La Géorgie, quant à elle, dispose d’OGE permanents aux niveaux central et des districts. Ces deux pays mettent en place des OGE temporaires au niveau local en période électorale. En fonction des responsabilités qui leur sont attribuées et de la logistique requise, ces OGE secondaires sont généralement nommés un à six mois avant le jour du scrutin. Suite aux encouragements de l’Association des administrateurs électoraux européens (Association of European Election Officials, ACEEEO) et aux recommandations des missions d’observation électorale du Bureau des institutions démocratiques et des droits de l’homme de l’Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (BIDDH/OSCE), la plupart des pays d’Europe centrale et orientale ont créé des OGE permanents. De telles structures amélioreraient la mémoire institutionnelle et favoriseraient une continuité dans les opérations.
