Les ressources humaines des OGE peuvent représenter une part importante de leurs coûts mais constituent aussi leur meilleur atout. Les OGE peuvent réduire leur budget de base en rationalisant leurs structures, par exemple en réduisant le nombre de leurs membres ou des postes du secrétariat. Les OGE d’Afrique du Sud et du Cambodge, par exemple, ont mené des exercices de rationalisation en 1999 et 2002, respectivement. Le maintien d’un petit noyau d’employés permanents soutenu par un personnel local temporaire bien formé peut abaisser les coûts sans perte d’efficience. L’exemple donné par les OGE de plusieurs États insulaires du Pacifique, notamment Niue, le Samoa et les Tonga, montre qu’un effectif électoral restreint ne nuit pas nécessairement à leur fonctionnement. Des outils de gestion comme la définition des tâches peuvent permettre aux OGE de déterminer l’effectif minimum dont ils ont besoin pour remplir leurs fonctions. Ils devront ensuite justifier le recrutement de personnel supplémentaire au nom de l’efficience ou de l’efficacité. Le recours à des OGE temporaires plutôt que permanents peut également aller dans le sens de la pérennité financière.
Cependant, il convient de réfléchir soigneusement à la pérennité politique et opérationnelle du recours à des mesures touchant le personnel dans le but d’assurer la pérennité financière. Par exemple, les OGE gouvernementaux ou d’autres qui ont la possibilité de coopter des fonctionnaires ou des volontaires (comme en Inde) pendant une période électorale sont en mesure de réaliser des économies budgétaires importantes. Cette pratique, bien que favorable à la pérennité financière, risque néanmoins d’avoir des répercussions négatives sur les performances des OGE et la confiance du public et, par conséquent, sur la pérennité politique du processus électoral. Trouver le bon équilibre n’est pas toujours facile.
La pérennité des OGE peut pâtir de leur incapacité à retenir un personnel disposant d’une expérience suffisante. Ce personnel expérimenté, dont le personnel temporaire des bureaux de vote, est le dépositaire de la mémoire institutionnelle d’un OGE. Il sait ce qui a bien ou mal fonctionné et peut transmettre son expérience aux nouvelles recrues et aux autres parties prenantes. La rétention du personnel nécessite une planification active de la part des OGE et le recours à des mesures comme des systèmes de récompenses, une formation professionnelle, des programmes de développement (voir chapitre 6) ainsi que des possibilités de promotion. Les entretiens de départ avec les employés quittant l’organisme peuvent faciliter l’identification de points de mécontentement auxquels il serait utile de remédier. Pour continuer à fonctionner de manière pérenne après le départ de collaborateurs clés, les OGE doivent anticiper en procédant à des recrutements en temps voulu, en instaurant un système de mentorat des nouveaux venus et en facilitant l’accès aux archives électorales.
