Comme leurs actifs (équipements, matériels et autres éléments comme les logiciels) constituent des biens publics, les OGE doivent en protéger la valeur en les contrôlant après leur achat. La structure et les profils de poste du personnel des OGE doivent définir clairement les responsabilités en matière de gestion des actifs. Les donateurs peuvent également vouloir s’assurer que l’OGE est capable de prendre en charge la gestion de la totalité des actifs qu’ils fournissent.
Les contrôles de base des actifs des OGE sont les suivants : apposition d’un numéro d’identification propre à l’organisme sur chaque objet, tenue de registres d’actifs complets et à jour, mise en place de pistes de vérification pour les cessions d’actifs, exécution d’un inventaire régulier des actifs, conduite d’enquêtes et application de sanctions adéquates en cas de disparités. L’inventaire doit avoir lieu au moins une fois par an. Les registres d’actifs doivent consigner toutes les données pertinentes telles que le nom de l’actif, les numéros de série et d’identification, la date et le coût d’acquisition, l’emplacement actuel et l’historique des emplacements, les données d’amortissement, la valeur actuelle, l’état actuel, la date du dernier inventaire et les informations sur la mise au rebut.
Lorsque les OGE acquièrent des actifs, ils doivent avoir une idée claire de leur durée de vie. Le choix du moment de l’acquisition est crucial pour garantir un emploi efficace des fonds et la disponibilité des actifs au moment des élections. Il doit donc tenir compte de questions comme les délais de production, les coûts d’entreposage et les sites de distribution.
