Dans les OGE de modèle indépendant ou mixte de gestion électorale, les rapports entre les membres et le secrétariat sont cruciaux. Les rôles appropriés des membres peuvent considérablement varier. Les OGE composés de membres travaillant à temps partiel adoptent généralement une approche non interventionniste de révision et de supervision politique, tandis que les OGE dont les membres travaillent à temps plein sont directement impliqués. Les membres des composantes indépendantes de modèle mixte s’occupent en général moins des détails administratifs et se concentrent davantage sur le contrôle global de l’intégrité et de la qualité. Dans les élections marquant une transition vers une démocratie multipartite, les membres des OGE de modèle indépendant dont le secrétariat emploie des fonctionnaires et les membres de la composante indépendante des modèles mixtes d’OGE peuvent juger prudent d’assumer un rôle de gestion opérationnelle qui aura une visibilité publique, afin d’asseoir la crédibilité du processus électoral. Dans certains pays, des membres de l’OGE peuvent être à la tête d’un service du secrétariat. Lorsque les membres participent à la conduite et à la gestion des activités de l’OGE au quotidien, comme ce fut le cas en Indonésie en 2004, cette manière de répartir des tâches spécifiques d’orientation et de supervision clarifie les responsabilités et permet une meilleure compréhension par le personnel du secrétariat. En Thaïlande, chaque membre de l’OGE assume un rôle similaire orienté sur la gestion.
Quelques éléments peuvent favoriser des relations de travail efficaces entre les membres de l’OGE et son secrétariat : une délimitation claire des responsabilités et des tâches des membres et du secrétariat, une hiérarchie précise entre ces deux catégories et la nomination de personnes compétentes pour garantir un respect mutuel. Il est important, dans le cas d’un OGE de modèle indépendant dont le secrétariat se compose de fonctionnaires, que ceux-ci rendent compte directement et uniquement à l’OGE, et non à un ministère extérieur. Dans les modèles mixte et gouvernemental, il est également préférable, pour les mêmes raisons, que le personnel du secrétariat rende compte des questions électorales qu’il gère à une seule autorité.
La présence du directeur du secrétariat ou de son représentant à toutes les séances plénières de l’OGE, en tant qu’intervenant ou invité, membre non votant de l’OGE ou membre de plein droit (comme en Australie), renforce les liens entre les membres et le secrétariat de l’OGE et garantit que les membres puissent recevoir des conseils sur les opérations pratiques de l’OGE dans toutes les réunions.
