Les besoins de la gestion du changement électoral dépendent de la portée de la réforme ainsi que des processus électoraux concernés. Les changements apportés au modèle d’un OGE, par exemple le passage du modèle gouvernemental au modèle indépendant, nécessitent une planification particulièrement réfléchie afin d’effectuer la transition sans heurts et de conserver les compétences et la mémoire institutionnelle. Il est crucial de convenir des changements à apporter aux structures et aux cadres électoraux suffisamment longtemps avant la conduite des scrutins pour laisser le temps de préparer le nouveau matériel et de mener une formation efficace.
Dans les cas où le processus de changement concerne la nature ou la structure de l’OGE et son personnel en particulier, il est indispensable de désigner un responsable et un chargé de communication compétents pour superviser et appliquer les changements. La modification des structures organisationnelles et des rôles de leurs membres crée inévitablement des tensions. La transparence, l’honnêteté, une consultation sérieusement menée, une bonne communication et un avertissement lancé suffisamment à l’avance sont des éléments essentiels pour permettre au personnel de traverser le processus de changement électoral en douceur. Le choix du moment est lui aussi crucial. Le personnel de l’OGE possède des compétences et des connaissances parfois difficiles à remplacer, surtout à l’approche d’un scrutin. En impliquant ses membres dans la gestion des changements, l’OGE montre son engagement en faveur de la réforme.
La réforme des processus électoraux techniques peut nécessiter l’aide de spécialistes dans certains domaines techniques. Pour la mener à bien, les OGE doivent veiller à ce que les spécifications relatives aux procédures et aux systèmes soient correctement sélectionnées et appliquées avec exactitude. Des processus rigoureux d’évaluation du développement et la conduite de tests préalables à la mise en œuvre sont essentiels. Le processus de gestion des changements doit aussi comprendre des indicateurs mesurables permettant d’évaluer la mise en œuvre des réformes électorales ainsi qu’établir des responsabilités claires pour la production de rapports sur ces indicateurs et l’amélioration de la performance si l’un d’entre eux n’est pas atteint.
