Administration électorale

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La responsabilité des OGE vis-à-vis de leurs parties prenantes est propice à la transparence et à la bonne gouvernance, et exerce un impact positif sur leur image d’organismes professionnels et impartiaux aux yeux du grand public.
Les mécanismes de responsabilité informels, tels que les échanges réguliers avec les parties prenantes, et formels, tels que ceux relatifs aux aspects financiers et aux performances, constituent des mesures nécessaires et complémentaires. Ils garantissent que les OGE rendent des comptes sur leur respect de la loi, sur leur probité financière, sur leur intégrité opérationnelle et sur la capacité de leurs activités à répondre aux besoins de leurs parties prenantes.
La responsabilité en matière de performances possède un volet interne et externe. Les mesures internes comprennent le contrôle de gestion, ainsi que des audits internes pour étudier les problèmes de performances. Les mesures externes peuvent comprendre des évaluations externes et l’obligation de remettre des rapports aux parties prenantes telles que l’assemblée législative. La large diffusion des rapports des OGE peut faire prendre conscience à un grand nombre de parties prenantes de l’ampleur des défis qu’ils doivent relever et de leurs succès.
De même, les OGE doivent rendre des comptes sur leurs finances aux niveaux interne et externe. Les mesures internes comprennent des mécanismes de reporting financier et de contrôle, ainsi que des audits internes réguliers. Les mesures externes recouvrent les audits externes, la remise régulière d’états financiers contrôlés aux parties prenantes telles que l’assemblée législative et les donateurs, et les évaluations par un organisme compétent.
L’utilisation de systèmes informatiques, notamment pour le vote et le dépouillement, impose des obligations de responsabilité supplémentaires aux OGE, car ces systèmes ne sont pas toujours transparents pour les parties prenantes ou facilement compris par elles. Il convient de maintenir un niveau de qualité et d’intégrité élevé, notamment grâce à des traces tangibles des transactions effectuées par leur intermédiaire.
Pour convaincre les parties prenantes de l’efficacité et de la probité de leurs performances, les OGE disposent de divers outils : contrôles de qualité préalables à la mise en œuvre de leurs activités ainsi qu’en temps réel, suivis de mécanismes d’audit, d’évaluation et de supervision externe. Le recours à l’examen par des pairs peut renforcer la crédibilité de l’audit, ainsi que celle des résultats et des recommandations de l’évaluation.
L’élaboration d’un plan formalisé d’atténuation et de contrôle de la fraude, mûrement réfléchi et intégré et couvrant les processus financiers et les opérations électorales peut s’avérer utile pour améliorer la qualité des élections et renforcer la confiance que les parties prenantes leur accordent.
L’évaluation constitue une analyse du cadre électoral global, tandis que l’audit en analyse/évalue des aspects spécifiques. L’évaluation peut comprendre un audit, mais l’inverse n’est pas possible.
Les audits de performance et financiers peuvent mettre en lumière les bonnes pratiques des OGE, décourager et déceler la fraude, la corruption et les irrégularités, identifier les améliorations à apporter aux méthodes qu’ils appliquent pour se conformer à leurs obligations financières, et améliorer leurs performances opérationnelles et leur intégrité institutionnelle de manière à atteindre les objectifs de leur plan stratégique.
Les audits de performance évaluent la rentabilité, l’efficience et l’efficacité des activités des OGE et peuvent exercer un impact notable sur l’amélioration de leur qualité de service, la rentabilité de l’utilisation de leurs ressources et le renforcement de la gestion électorale. Les audits financiers pourront, entre autres, améliorer les contrôles financiers internes et promouvoir le respect des règles applicables ainsi que l’utilisation efficiente des ressources financières.
Outre les audits, les OGE peuvent procéder à des évaluations programmatiques de tout ou partie de leurs activités. Ce type d’évaluation cherche à savoir si les OGE ont bien atteint leurs objectifs stratégiques, mais également si ceux-ci sont adaptés à leur environnement et répondent aux besoins de leurs parties prenantes. Les évaluations programmatiques examinent les améliorations à apporter aux OGE pour mieux répondre à ces besoins de manière rentable, efficace et efficiente. Elles les aident activement à relever les défis d’un contexte en constante évolution.
Correctement planifiées, les analyses postélectorales se révèlent particulièrement utiles aux OGE. Leurs recommandations peuvent nourrir la réforme interne de leurs politiques et de leurs procédures ainsi que leur plaidoyer en faveur de la réforme du cadre électoral pendant toute la durée du cycle électoral.
La supervision externe et indépendante des OGE peut prendre la forme d’un audit ou d’une évaluation externe effectué(e) par une commission permanente de l’assemblée législative ou un organe ad hoc créé spécialement à cet effet. Pour être efficace, l’organe de supervision doit pouvoir accéder à tous les documents et personnels pertinents, posséder une culture d’indépendance, d’impartialité et de professionnalisme marquée, et appliquer des contrôles de qualité rigoureux.

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