La procédure de nomination des membres du secrétariat des OGE varie. Dans les pays dotés d’un OGE de modèle gouvernemental ou mixte, la mise en œuvre des élections est assurée par l’exécutif, par l’intermédiaire d’un ministère ou des autorités locales. Le secrétariat de l’OGE est généralement constitué de fonctionnaires nommés par l’exécutif selon les règles et réglementations applicables à toute nomination dans la fonction publique et conformément aux politiques de roulement, de formation et de révocation des fonctionnaires. En général, ces questions ne sont pas abordées dans la loi électorale.
Ces fonctionnaires peuvent s’occuper de l’administration électorale à temps plein (Grèce, Maroc, Norvège, République tchèque, p. ex.), ou avoir d’autres obligations entre deux élections et n’être engagés dans le travail électoral qu’en période d’élections. Ils sont alors déployés ou détachés dans les bureaux électoraux pour contribuer à l’exécution de diverses tâches, telle que la délimitation des circonscriptions, l’inscription des électeurs, l’éducation et l’information des électeurs, l’enregistrement des partis politiques et des candidats, le vote et le dépouillement. Dans l’idéal, ces fonctionnaires ont déjà une expérience électorale pertinente, même si le renouvellement du personnel ne permet pas de garantir leurs antécédents. Des principes similaires sont appliqués aux Bermudes, à Chypre et en Irlande.
Dans certains pays au modèle indépendant, le personnel du secrétariat est directement nommé par l’OGE selon les structures et les conditions de dotation en personnel qu’il a préalablement définies (comme au Cambodge), tandis que dans d’autres pays, il s’agit de fonctionnaires, dont le salaire et les conditions de service relèvent de la fonction publique. Même le personnel issu de la fonction publique peut faire l’objet de nominations statutaires en vertu de la loi électorale.
Le contrôle du recrutement par une administration ou un organisme gouvernemental externe tel que le ministère de l’Administration (Indonésie) ou la Commission de la fonction publique (Népal) peut poser un certain nombre de difficultés. Le contrôle exercé par les OGE sur la sélection du personnel de leur secrétariat peut être limité ou inexistant. Les politiques exigeant un roulement de personnel à intervalles fixes ou imposant des limites de temps à l’exercice de fonctions de haut rang avant la retraite obligatoire peuvent restreindre le développement de la mémoire et des capacités institutionnelles, voire, dans les cas les plus extrêmes, empêcher les fonctionnaires de haut rang de gérer plusieurs élections. Les échéances associées à ces politiques peuvent omettre de prendre en compte le cycle électoral, entraînant le départ de membres clés du personnel à des périodes cruciales.
L’étendue des pouvoirs dont bénéficient les OGE en matière de recrutement et de licenciement de leur personnel fonctionnaire peut être une indication de leur niveau d’indépendance vis-à-vis du gouvernement. En Afrique du Sud, en Inde, au Mexique et en Uruguay, les OGE détiennent de tels pouvoirs. Dans d’autres pays (Antigua-et-Barbuda, Botswana, Tanzanie, Yémen, p. ex.), c’est le chef de l’État qui nomme le directeur du secrétariat.
En Géorgie, le personnel de l’OGE se compose uniquement de fonctionnaires, de même qu’en Namibie, à l’exception dans ce dernier cas du directeur du secrétariat. Le gouvernement approuve la création de postes au sein de l’OGE et les nominations sont conformes aux conditions de service et de salaire applicables dans la fonction publique. L’OGE détermine les conditions d’emploi des employés électoraux temporaires, tel que le personnel des bureaux de vote, mais le ministère des Finances doit d’abord approuver leur rémunération.
Pour les élections nationales, au Canada et au Kenya, les directeurs de scrutin (responsables) de l’OGE au niveau des circonscriptions étaient encore récemment nommés par le gouvernement et non par leur organisme de rattachement, une pratique souvent considérée comme un point faible de l’administration électorale, puisqu’elle pourrait compromettre l’autorité générale de l’OGE sur la conduite des élections et remettre en cause la neutralité des directeurs de scrutin. Les directeurs de scrutin sont nommés sur la base du mérite par le directeur général des élections depuis 2007 au Canada, tandis qu’au Kenya, l’OGE se charge de ces nominations depuis 2011.
Les points importants à prendre en compte pour décider d’avoir recours à des fonctionnaires pour le secrétariat de l’OGE sont la neutralité politique et l’adéquation à l’emploi (niveaux de compétence). Le grand public peut considérer que les fonctionnaires sont associés au gouvernement ou facilement influençables par celui-ci, car de lui dépendent leur nomination, leurs promotions et leurs salaires, ce qui peut nuire à la crédibilité de l’OGE. Des OGE relevant du modèle indépendant ou du modèle mixte plus solides et autonomes peuvent dissiper cette impression.
Dans de nombreux pays, les fonctionnaires peuvent manquer de formation ou de compétences dans l’exécution technique des tâches électorales, soit parce qu’ils ne travaillent pas régulièrement dans ce domaine, soit à cause des politiques de roulement des postes de la fonction publique. Combiner les compétences des fonctionnaires avec celles d’un personnel extérieur à la fonction publique et celles de consultants externes peut contribuer à améliorer les niveaux de compétence. Dans plusieurs pays (Indonésie, Timor-Oriental, Tonga…), l’OGE a fait appel avec succès à des consultants et à des prestataires de services pour assurer l’information aux électeurs et s’occuper des tâches informatiques ; ceux-ci ont ensuite transmis leurs compétences au personnel de l’OGE issu de la fonction publique.
