Des politiques fiables de conception, d’achat et de gestion du matériel électoral reposent sur une analyse rigoureuse des besoins et contribuent ainsi à la pérennité des activités des OGE. Avant de se procurer du matériel, ceux-ci doivent déterminer les options les mieux adaptées après avoir étudié :
- les besoins : valeur ajoutée que le matériel souhaité confère aux processus électoraux ;
- l’origine de l’achat : locale ou internationale, en tenant compte des questions de coût, de contrôle, de délais de production, de qualité, de garantie de livraison, de maintenance et de substituabilité ;
- la qualité : coût, conditions d’utilisation du matériel, mesure dans laquelle il respecte les normes en matière d’intégrité, et exigences de durabilité ;
- l’usage : unique ou multiple – coûts de stockage et de production, impacts sur l’environnement (méthodes de mise au rebut et de recyclage, notamment) et possibilités d’utilisation par d’autres organisations ;
- la complexité : niveaux de connaissance requis pour les utilisateurs, besoins en formation et aptitude à assurer la maintenance du matériel ;
- la quantité : coûts unitaires, délais de production, besoins en stockage et en réserves ;
- la distribution : coûts et délais/planning de distribution ;
- h. les besoins en matière de stockage et d’archivage : coût, accessibilité, entreposage centralisé ou décentralisé, mesures de protection des actifs et taux de détérioration ;
- la mise au rebut : impacts sur l’environnement, valeur en fin de vie, exigences en matière de sécurité.
Les OGE sont responsables devant la communauté non seulement de la pérennité économique de leurs achats de matériel, mais aussi de leurs impacts environnementaux et sociaux. L’analyse du cycle de vie, qui tient compte des coûts économiques, environnementaux et sociaux des produits ainsi que de leurs impacts pendant toute leur durée de vie, peut aider les OGE à choisir du matériel électoral adapté. Elle évalue toutes les conséquences de leur utilisation, non seulement celles liées à leur production, mais aussi celles liées à leurs possibilités de réutilisation, aux répercussions du stockage et de la distribution tout au long de leur vie et aux coûts de leur mise au rebut écologique ou de leur éventuel recyclage.
Pour aller dans le sens de la pérennité financière, il convient de déterminer avec rigueur si certains types particuliers de matériel sont vraiment nécessaires et contrôler de manière stricte les quantités produites. Des audits rigoureux de l’impression des bulletins de vote et d’autres formulaires dont il faut tenir la comptabilité contribueront aussi à réduire les coûts.
Les démocraties nouvelles et émergentes ne pourront peut-être pas tirer pleinement parti des possibilités d’achat de matériel à bas prix en raison du manque de confiance du public dans la capacité des OGE à assurer la sécurité et à empêcher la fraude. Par exemple, les OGE pourront être amenés à faire imprimer leurs bulletins de vote à l’étranger parce que les partis d’opposition émettent des objections à l’égard de l’imprimerie gouvernementale ou des imprimeurs privés chargés de cette tâche. À l’inverse, la loi indonésienne exige l’impression locale des bulletins de vote. Les OGE d’Afrique du Sud, d’Australie et du Canada utilisent des urnes et des isoloirs bon marché et le Nicaragua se sert d’urnes fabriquées localement, sans que cela compromette la sécurité du scrutin. L’utilisation de ce matériel à bas coût est acceptable si les OGE appliquent des contrôles de sécurité fiables.
De nombreux OGE parviennent à réduire leurs coûts électoraux en partageant leurs ressources, telles que les urnes et les isoloirs. Ainsi, l’OGE du Ghana a prêté du matériel de vote à d’autres OGE de la région en 2003 et 2004. L’OGE sud-africain a dispensé des services professionnels à d’autres OGE du continent et partagé son matériel informatique avec eux. De même, les machines à voter utilisées par l’OGE lors de l’élection de 2013 au Bhoutan avaient été offertes par l’Inde. Le partage des ressources peut également intervenir entre les OGE et d’autres organismes gouvernementaux, comme les ministères et les autorités municipales, dans des domaines tels que les transports, la logistique, les statistiques et d’autres services professionnels apparentés. Au Bangladesh, les informations collectées par l’OGE ont servi à émettre des cartes d’identité nationales provisoires dont la gestion sera confiée à l’avenir à une organisation nationale.
