Il existe quatre niveaux standards de contrôle de la gestion financière des OGE : le processus d’approbation des achats et des dépenses, le contrôle interne, l’examen interne et l’examen ou l’évaluation externe. Ces contrôles sont nécessaires pour garantir la rectification des erreurs et faire obstacle à la corruption ou aux pratiques illégales. Les procédures d’approbation des achats et d’autorisation des dépenses des OGE constituent le niveau de contrôle élémentaire. La délégation au personnel du Secrétariat ayant l’expérience adéquate des autorisations de dépenses, avec définition de plafonds, s’avère souvent très efficace. Il est important que les tâches de contrôle ne soient pas concentrées en un seul endroit. Par exemple, les transactions devront être approuvées :
- par le secteur opérationnel demandeur de l’engagement financier ;
- par le service de contrôle financier qui vérifie la conformité de l’engagement aux orientations stratégiques et aux politiques financières de l’OGE ;
- par le service chargé des décaissements de fonds qui en autorise le paiement.
Le contrôle interne est confié au personnel des OGE responsable de la gestion de toutes leurs ressources, à tous les échelons, c’est-à-dire, entre autres, aux directeurs de divisions chargés du suivi et de l’évaluation des performances du personnel et de la gestion du budget des divisions. Le contrôle financier global relève de la responsabilité de la division en charge de la gestion des dépenses et des transactions financières de l’OGE (en général celle des finances), qui établit des documents comptables tels que les grands livres, les journaux et les comptes d’attente. Cette division contrôle habituellement aussi l’ensemble du budget et produit les états financiers périodiques, notamment les prévisions de trésorerie.
Dans certains OGE, un sous-comité spécial conseille le secrétariat sur les questions financières et peut également être missionné pour approuver la proposition de budget de l’OGE et nommer ses vérificateurs externes. Cette méthode de contrôle présente d’indiscutables mérites mais risque d’entraver le travail des OGE si le seuil des dépenses est trop bas.
Les OGE pourront également se doter d’un vérificateur interne, en la personne d’un membre du secrétariat qui aura pour mission d’assurer la régularité financière ainsi que l’alignement du budget et des performances du personnel sur leur orientation stratégique. Pour assurer l’indépendance de la procédure d’audit interne, il est courant que son responsable rende compte directement à un membre de l’OGE ou au directeur du secrétariat, plutôt qu’à une division de ce dernier. La fonction première de l’audit interne est de garantir l’exactitude et l’intégrité de la gestion financière des OGE, mais il peut également jouer un rôle plus large de développement et d’évaluation de leur fonctionnement. Il peut dispenser des conseils sur les besoins en audit des systèmes, nomment ceux qui font appel aux nouvelles technologies, ainsi qu’impulser une dynamique de changement par le biais de rapports d’évaluation internes de leurs processus opérationnels.
Le processus de contrôle financier inclut également la conduite d’un audit externe au moins une fois par an ainsi que, fréquemment, après des consultations électorales importantes. Dans les OGE gouvernementaux relevant des modèles gouvernemental et mixte, les audits de processus électoraux peuvent faire partie de l’audit externe du département de rattachement. Les audits externes peuvent être confiés à un organisme d’audit gouvernemental (le cas échéant) ou à un sous-traitant privé, qui étudiera les transactions financières de l’OGE pour la période concernée, rédigera un rapport indiquant la présence ou l’absence d’irrégularités et identifiera les aspects de la gestion financière à améliorer.
La dernière étape du contrôle financier inclut la soumission publique, souvent à l’assemblée législative comme au Guyana et au Nigeria, des rapports électoraux ou annuels de l’OGE et de ses états financiers contrôlés. Les mécanismes de responsabilité des OGE sont abordés en détail au chapitre 10.
