Les OGE gouvernementaux relevant du modèle gouvernemental ou mixte sont souvent contraints de respecter les lignes directrices et les pratiques du secteur public en matière de passation de marchés. Selon le cas, les OGE relevant du modèle indépendant et les OGE, composante indépendante, du modèle mixte devront respecter les exigences relatives aux marchés publics (par exemple, celles visant à renforcer la probité et l’efficacité des achats) ou bien pourront déterminer tout ou partie de leurs politiques et de leurs procédures d’approvisionnement.
Certains OGE doivent passer par une centrale d’achat globale du gouvernement ou du secteur public pour toutes leurs acquisitions. Dans certains cas, les règles sont tellement complexes qu’ils ont souvent intérêt à confier cette tâche à ce type d’organisme. Les OGE qui doivent recourir à des centrales d’achat gouvernementales peuvent obtenir la validation de leurs dépenses a posteriori ou être exemptés des règles de la centrale pour certains achats. Cette pratique est cependant généralement considérée incompatible avec les principes de bonne gouvernance et d’efficacité.
Le recours à des centrales d’achat gouvernementales risque de ne pas convenir aux achats des OGE, car rares sont les administrations capables de travailler dans les délais très stricts et très serrés auxquels l’acquisition de biens et de services électoraux par les OGE est généralement soumise. Les OGE se trouvent donc amenés à mettre en place leurs propres services d’achat internes afin de gérer leurs approvisionnements de manière indépendante. Cela leur permet de mieux maîtriser les décisions d’acquisition et les délais, mais les oblige à rendre des comptes pour chacun de leurs achats.
Toute critique émanant de source publique ou gouvernementale sur la probité ou la pertinence des décisions d’achat des OGE peut très rapidement entacher leur crédibilité générale. Les OGE doivent veiller à ce que leurs processus d’achats soient totalement transparents, respectent les normes de probité les plus strictes, soient exempts de tout favoritisme, fassent appel à un processus d’appel d’offres véritablement concurrentiel, octroient les marchés sur la base de critères objectifs et démontrables et ne suscitent aucune suspicion de corruption. Avant de confier le contrôle des achats aux OGE, il faut s’assurer qu’ils disposent de ressources, de compétences et de systèmes de contrôle suffisants, notamment d’un code de conduite contraignant ainsi que de dispositions relatives aux conflits d’intérêts.
Les décisions d’achat majeures requièrent des procédures de vérification et d’évaluation fiables telles que des mesures de contrôle suffisamment rigoureuses pour supporter la pression des procédures d’achat accélérées rendues nécessaires par des décisions opérationnelles tardives ou un retard dans le versement des fonds. Les OGE pourront rationaliser leurs procédures d’achats sans en remettre en cause l’intégrité s’ils mettent en place des procédures de préqualification visant à identifier, dès le début du cycle électoral, les fournisseurs satisfaisant à des critères spécifiques de fourniture de biens ou services, qu’ils inviteront à répondre à un appel d’offres avant l’élection. Mais les procédures de préqualification doivent être aussi transparentes et rigoureuses que celles applicables aux achats. Demander aux soumissionnaires d’adhérer au code de conduite de l’OGE constitue une bonne pratique.
