Lors d’une élection, il faut impérativement disposer de fonds pour payer le personnel temporaire et ne pas perturber la logistique. Il n’est pas envisageable de repousser le jour du scrutin parce que l’argent nécessaire à la rémunération du personnel local n’a pas été transféré aux banques de la division. S’il est courant que le délai de paiement des factures se mesure en mois, de nombreux coûts électoraux doivent être acquittés avant le jour de l’élection. Par conséquent, la planification logistique de l’élection doit veiller à ce que les fonds soient disponibles à cette période critique. Les démocraties émergentes ont souvent du mal à financer les processus électoraux majeurs de manière adéquate et en temps voulu. Le décaissement de fonds cruciaux risque d’être retardé si les dépenses et la trésorerie des OGE sont contrôlées par un ministère et assujetties aux règles et aux procédures du secteur public.
Un retard dans le versement des fonds peut provoquer des problèmes de gestion électorale majeurs. Il peut obliger les OGE à reporter leurs décisions ou ne leur laisser qu’un délai insuffisant pour lancer des appels d’offres, garants d’un niveau élevé de probité, ou pour organiser l’acquisition de biens de qualité acceptable pour les élections. Le retard dans le paiement des fournisseurs peut perturber la fourniture de biens et de services dans un contexte électoral où chaque minute compte. Le versement tardif des salaires, comme en Papouasie - Nouvelle-Guinée, peut également menacer les processus électoraux. L’OGE et le gouvernement auront peut-être intérêt à signer un protocole d’accord régissant les dispositions de versement du financement.
La mainmise d’un ministère sur les dépenses des OGE risque de donner l’impression que leurs activités sont elles aussi contrôlées par le gouvernement et d’entacher leur crédibilité. Même si les OGE sont constitutionnellement indépendants du gouvernement, les assujettir au système de paiements public peut restreindre leur autonomie.
Conférer aux OGE la maîtrise de leurs propres procédures et systèmes de paiement renforce leur crédibilité en tant qu’organismes indépendants par rapport au gouvernement et est susceptible d’accélérer les processus de règlement. Cependant, l’exercice de ce contrôle alourdit leur charge de travail et les contraint à renforcer les contrôles visant à s’assurer que tous les paiements sont effectués correctement, à temps et dans le respect des règles. Avant d’affecter le contrôle des paiements aux OGE, il convient donc de vérifier qu’ils disposent des ressources, des compétences et des systèmes de contrôle suffisants pour les gérer. L’existence de systèmes de responsabilité fiables (audits internes et externes, rapports à l’intention des parties prenantes telles qu’une commission de l’assemblée législative) est également essentielle.
