Les OGE recourent à diverses méthodes pour recruter le personnel de leur secrétariat. Les OGE gouvernementaux et les autres OGE employant des fonctionnaires ne peuvent pas toujours appliquer leurs propres procédures de recrutement. En Indonésie par exemple, l’OGE peut être contraint d’employer les personnes affectées par la fonction publique. Dans certains pays, les politiques de roulement des fonctionnaires sont considérées comme un moyen de lutter contre la corruption ; elles peuvent éviter qu’un service soit contrôlé par des agents corrompus. Toutefois, le renouvellement du personnel peut nuire à la mémoire institutionnelle et entraîner la perte des compétences acquises par des agents honnêtes.
Une bonne pratique consiste à mettre en place un processus de sélection ouvert, comme en Géorgie, en lançant de grandes campagnes de recrutement indiquant clairement les compétences, les qualifications et les qualités personnelles requises pour chaque poste. Cette procédure peut être utilisée même si le personnel de l’OGE est constitué de fonctionnaires, comme l’illustre l’exemple australien. Elle est plus difficile à appliquer quand les secrétariats des OGE gouvernementaux ne sont chargés des tâches électorales qu’à temps partiel ou pendant des périodes fixes et que les compétences électorales ne figurent pas au premier plan du profil recherché. Elle peut également poser problème lorsque les pratiques de recrutement au sein de la fonction publique exigent de privilégier des critères de sélection génériques au lieu de compétences techniques spécialisées.
Les OGE se devant de donner l’exemple en matière d’équité, leurs politiques de recrutement et de personnel doivent favoriser la parité hommes-femmes et donc l’emploi des femmes. Les employés des deux sexes doivent bénéficier d’opportunités égales en termes d’emploi, de formation, de promotion et d’avantages sociaux, que leurs fonctions soient permanentes ou temporaires. Cela peut nécessiter la mise en œuvre d’une politique d’emploi prenant en compte la question du genre et d’une formation adaptée. L’obligation, assortie de sanctions, de nommer des femmes à des fonctions de gestion électorale (en tant que membres des OGE de tous les échelons et jusque dans les bureaux de vote) peut se révéler utile. Au Timor-Oriental, par exemple, la loi impose la désignation d’au moins trois femmes au sein de la Commission électorale nationale, en plus d’une représentante des organisations de femmes. Les coutumes en vigueur dans certaines sociétés, comme les bureaux de vote séparés pour les hommes et les femmes, peuvent affecter la mise en œuvre d’une politique d’égalité des sexes.
La mise en œuvre de l’équilibre hommes-femmes au sein du secrétariat permanent d’un OGE établi peut prendre du temps et nécessiter un examen attentif des politiques d’attribution des postes vacants. Si cette contrainte n’existe pas lors de la mise en place du secrétariat d’un nouvel OGE, la question de l’équilibre hommes-femmes risque de passer à l’arrière-plan s’il faut recruter des personnes compétentes à tous les niveaux du secrétariat simultanément (une leçon retenue par l’Afrique du Sud).
Certains pays demandent aux partis politiques de les aider à choisir les personnes compétentes pour travailler au secrétariat de l’OGE. Aux États-Unis, il est courant que des représentants des partis participent à l’administration électorale, surtout au niveau local ou dans les comtés.
L’embauche du personnel électoral pour une courte durée, en particulier celui des bureaux de vote, constitue l’une des tâches les plus importantes en matière de recrutement. En Hongrie, ce sont les autorités locales qui recrutent le personnel des bureaux de vote. Les sociétés commerciales et les associations de bénévoles constituent d’autres sources de recrutement de cette catégorie de personnel temporaire.
L’un des choix principaux auxquels aucun OGE n’échappe au moment de recruter le personnel des bureaux de vote consiste à décider s’il faut privilégier les candidats ayant déjà une expérience électorale ou organiser un recrutement plus ouvert pour chaque scrutin. La présence d’agents expérimentés et efficaces peut contribuer au bon déroulement du scrutin. Il faudra néanmoins procéder à une évaluation systématique du personnel pour s’assurer que les agents peu compétents ne sont pas réemployés élection après élection au seul motif qu’ils possèdent de l’expérience. Un processus de recrutement plus ouvert permettra d’augmenter le nombre de personnes ayant déjà accompli des tâches électorales et de faire participer un échantillon plus représentatif de la communauté à ces activités. En Afrique du Sud, les efforts de l’OGE pour engager des femmes, des jeunes et des chômeurs dans les bureaux de vote ont été couronnés de succès.
L’utilisation d’Internet se généralisant à travers le monde, les OGE seront de plus en plus amenés à envisager des systèmes de recrutement et de gestion du personnel en ligne. En Australie, l’OGE recourt fréquemment à des systèmes de ce type pour recruter et former le personnel de scrutin.
En Uruguay, tout fonctionnaire peut se voir confier des tâches électorales. En Espagne et au Mexique, cette obligation peut s’étendre à n’importe quel électeur. Le Code électoral mexicain exige que l’OGE procède en plusieurs étapes, en passant notamment par un tirage au sort parmi tous les citoyens admissibles, afin de présélectionner le personnel temporaire des bureaux de vote. À l’issue d’une formation, les personnes retenues font l’objet d’une sélection finale et des fonctions spécifiques leur sont attribuées au sein des bureaux de vote.
La présélection des candidats aux postes permanents ou temporaires de l’OGE constitue une composante nécessaire du processus de recrutement et de nomination, qui en renforce la transparence. Elle garantit que les personnes recrutées possèdent les qualifications requises et jouissent d’une bonne réputation, ne sont pas des militants politiques et ne poursuivent aucune autre activité incompatible avec la fonction. Il est préférable que le processus soit simple, rapide et contrôlé par l’OGE plutôt que par des partis politiques (comme aux États-Unis) ou d’autres organisations. Le nombre d’employés temporaires à engager avant la plupart des élections étant très supérieur à l’effectif de l’OGE chargé de les recruter, la présélection et le recrutement ne doivent pas attendre la dernière minute. Des plans d’urgence destinés à faire face à la défection du personnel (y compris le jour du scrutin) sont également nécessaires.
