Les OGE permanents possèdent deux types de budgets distincts : un pour les dépenses courantes et un autre pour des activités du type mise à jour des listes électorales, campagnes d’éducation des électeurs et scrutin. Il existe plusieurs approches d’établissement de ces deux types de budgets. Les OGE adoptent souvent la même approche budgétaire que le secteur public de leur pays, surtout s’ils sont contraints d’en respecter les règles financières.
Dans l’idéal, tous les processus budgétaires sont liés aux buts et aux projets fixés par le plan stratégique des OGE ainsi qu’au plan d’action qui en découle pour les années suivantes. Ce lien favorise l’adoption d’une approche budgétaire dite « programmatique » ou « basée sur les performances » : on calcule les coûts de chaque activité et les budgets dépendent d’objectifs de résultats spécifiques. C’est la procédure adoptée par l’OGE australien. Ainsi, au lieu de recourir à des catégories budgétaires génériques globales telles que « personnel », « impression de formulaires », « transport », « sécurité », « coûts des bureaux régionaux », etc., qui ne permettent pas de déterminer le coût d’un service ou d’un produit spécifique, on budgétise les coûts concernés et on les impute à un programme ou un projet spécifique (impression et distribution des bulletins de vote, formation du personnel ou programmes d’information des partis politiques, par exemple).
Le fait de baser le budget sur le plan stratégique renforce considérablement la capacité des OGE à rendre compte de l’emploi des fonds (publics et autres) et leur permet de se concentrer sur la rentabilité de leurs services. Cette approche nécessite que chaque division établisse un plan de travail qui soit aligné sur les objectifs stratégiques de l’OGE, qui définisse les résultats requis, qui inclue des objectifs de performances fondés sur des résultats mesurables et qui fournisse des indicateurs vérifiables de réalisation de ces objectifs. Chaque plan de travail vise à atteindre un objectif spécifique contribuant à atteindre les objectifs stratégiques globaux de l’OGE et possède une structure budgétaire spécifique. La liaison du budget au plan stratégique permet de déterminer plus facilement la mesure dans laquelle l’utilisation des fonds a permis d’atteindre chaque objectif. Elle autorise également la révision des fonds demandés à la baisse ou à la hausse et les domaines auxquels l’appliquer.
Le budget des dépenses courantes et celui des consultations électorales comportent de nombreux niveaux de détail. Le budget soumis à approbation privilégie souvent l’amalgame : un seul chiffre correspondra à un domaine fonctionnel complet, par exemple l’enregistrement des partis politiques ou l’éducation des électeurs. En interne, le budget de chaque domaine fonctionnel sera plus détaillé et indiquera, par exemple, le coût des ressources humaines, les dépenses administratives et les matériels.
Il existe plusieurs approches de création de ces différents niveaux budgétaires. Par exemple, le ministère des Finances ou le parlement pourra informer l’OGE que le budget total alloué aux dépenses courantes sera identique à celui de l’année précédente ou qu’il augmentera en fonction de l’inflation (modèle de budget par reconduction ou différentiel). Dans ces cas, l’OGE devra évaluer le détail des coûts nécessaires pour atteindre les objectifs du plan stratégique et choisir les activités qui entrent dans l’enveloppe budgétaire. En période d’austérité, tous les organismes financés par l’État pourront voir leur budget réduit. Là encore, l’OGE sera contraint de faire un choix parmi les points figurant dans le plan stratégique. Dans de nombreuses démocraties stables, le budget d’une activité telle que la mise à jour des listes électorales ou le scrutin est calculé par reconduction en ajustant le budget précédent à la hausse en fonction de l’inflation et parfois de la croissance démographique. Dans ce cas également, l’OGE devra déterminer comment gérer l’événement sans sortir de ce budget total, tout en atteignant les objectifs du plan stratégique et en tenant compte de la hausse des coûts.
Autre approche d’établissement du budget, le modèle « base zéro » consiste à estimer tous les coûts d’une élection ou d’un projet électoral afin de calculer le budget total requis. Selon les cas, une section du secrétariat de l’OGE chargée de la planification et des finances sera responsable de ces calculs ou chaque division devra estimer le coût de l’exécution des tâches qui lui sont assignées pour l’année suivante. Les coûts de chaque division seront ensuite comparés au plan stratégique afin d’en vérifier l’exactitude et le bien-fondé.
Bien que ce processus s’appuie souvent sur les coûts des activités de l’année précédente ou d’élections antérieures, chaque composante du budget doit être évaluée et justifiée dans le contexte actuel. Cette approche est souvent privilégiée lorsque des changements importants sont intervenus depuis l’élection précédente ou si des changements majeurs sont envisagés, par exemple le recours à des machines à voter ou une modification du système électoral. Les OGE détiennent rarement des fonds illimités et doivent donc faire des choix dans le cadre du budget fixé lorsqu’ils commencent à le dépenser et que les coûts réels s’avèrent supérieurs aux coûts estimés, ou en cas de coûts inattendus. Ce modèle d’établissement de budget est souvent utilisé lorsque les financements des donateurs sont alloués à des projets.
