L’archivage des documents des OGE joue un rôle important à deux titres : il protège leur histoire et leur mémoire institutionnelles et garantit l’accessibilité aux documents de référence au moment voulu. Les politiques d’archivage doivent déterminer les exigences en matière de sécurité des documents, d’organisation et d’emplacement des archives papier et électroniques existantes (élaboration de politiques de sauvegarde des fichiers électroniques notamment), de conservation sur place ou hors site des archives historiques, ainsi que le moment et la méthode de destruction des archives devenues inutiles. Il faut élaborer des plans clairs d’archivage, de mise au rebut et/ou de destruction pour tous les équipements et matériels des OGE, en particulier afin de garantir la bonne conservation du matériel électoral à produire lors de procédures judiciaires futures ou à utiliser dans le cadre de travaux de recherche visant à améliorer les processus électoraux. Le respect de l’environnement lors de la mise au rebut des actifs obsolètes constitue une bonne pratique, comme le démontre l’exemple de l’emballage des kits d’inscription usagés au Cambodge en 1998.
