L’utilisation très répandue dans les OGE de suites logicielles standard d’automatisation des tâches administratives, telles que traitement de texte, tableurs, bases de données, messagerie électronique, etc., peut soit présenter un risque pour la pérennité, soit en constituer le fondement. Ce type d’outils doit s’assortir de pratiques et de règles d’utilisation rigoureuses dont le but principal est la conservation et le stockage systématiques des informations et leur mise à la disposition du personnel en place et de ses successeurs. Si cela est bien fait, il est possible d’accéder en toute fiabilité et rapidement à de gros volumes de données. Mais dans le cas contraire, notamment si la gestion des documents et des informations produits ou reçus par des employés est laissée à leur discrétion, des informations importantes risquent d’être inaccessibles lorsque l’on en aura besoin. Cela peut poser problème notamment si des messages cruciaux sont envoyés à l’OGE sous forme de courriers électroniques adressés à une personne en particulier. La mise en œuvre des procédures nécessaires risque d’être compromise si un OGE est mis en place pour conduire une élection dans des délais serrés et accorde alors la priorité à court terme à des besoins opérationnels immédiats plutôt qu’à l’élaboration de systèmes bureautiques adaptés.
