Les OGE doivent absolument encourager une coopération étroite avec leurs parties prenantes afin que celles-ci soutiennent leurs politiques et leurs programmes et aient confiance dans leurs performances. Convaincus que leur « indépendance » l’exigeait, certains OGE se sont parfois distancés des participants au processus électoral, mais cette approche s’est avérée contreproductive. Si les OGE ne font pas tout leur possible pour nouer et entretenir de bonnes relations avec leurs parties prenantes, leurs activités risquent de susciter malentendus et suspicion ainsi que, au final, la méfiance du public à leur égard et à celui du processus électoral.
Le cadre juridique de pays comme l’Indonésie oblige l’OGE national à communiquer avec les parties prenantes. Même sans obligations légales de cette nature, la Commission électorale australienne (AEC) a publié des engagements formels concernant ses rapports avec les parties prenantes (figure 11).
Comme toutes les entreprises, les OGE doivent organiser des consultations pour apprendre à « connaître leur marché », c’est-à-dire les attentes de leurs parties prenantes (leurs « clients »). Mais la consultation à elle seule ne suffit pas. Ils doivent instaurer une culture opérationnelle apte à répondre aux attentes et aux besoins des parties prenantes, qui engendrera soutien et bonne volonté envers leurs politiques et leurs pratiques, et renforcera leur crédibilité. Par exemple, si un OGE organise une consultation électorale dont l’intégrité technique est très élevée et la mise en œuvre irréprochable, mais qu’il exclut les parties prenantes du processus et ne les tient pas informées, il suscitera leur suspicion et leur méfiance, au risque de les pousser à refuser les résultats de l’élection.
La valeur d’une partie prenante du point de vue des politiques et des pratiques des OGE tient à trois facteurs : sa puissance, son influence et son intérêt. C’est sur cette base que les OGE peuvent développer une stratégie visant à encourager de bonnes relations avec chacune d’entre elles. Ainsi, les partis politiques constituent une partie prenante dont l’intérêt et le pouvoir sont élevés pendant les élections (bien que leur taille, leur prépondérance et leur influence varient parfois fortement dans un pays donné). Si un parti politique de premier plan refuse les résultats d’une élection parce qu’il se méfie de la manière dont l’OGE l’a conduite, celui-ci s’expose à des attaques. Les rapports avec les partis politiques sont donc importants et les OGE doivent les prendre très au sérieux. En revanche, ils accorderont peut-être moins de poids à leurs relations avec des parties prenantes à faible intérêt/pouvoir qui n’ont qu’une importance marginale pour leurs activités.
La ligne de conduite que les OGE adoptent pour chacune des parties prenantes tient également compte de leur attitude respective à leur égard. S’ils constatent, par exemple, qu’une partie prenante soutient leurs politiques et leurs pratiques, ils jugeront sans doute intéressant de l’impliquer au maximum dans leurs activités. Cette décision ne s’avérera toutefois pas judicieuse si la participation de la partie prenante risque d’entraver leur indépendance d’action. Les parties prenantes marginales qui n’exercent qu’une influence limitée sur les politiques des OGE devront, quant à elles, être surveillées et tenues informées mais il ne sera pas utile de déployer des efforts excessifs pour les impliquer. En cas d’hostilité d’une partie prenante, les OGE devront analyser ses intentions et ses réactions potentielles à l’égard de leurs activités et élaborer en parallèle deux stratégies, la première visant à l’impliquer et la seconde établissant un plan de défense adéquat en cas d’échec de la première.
Les OGE disposent de plusieurs approches simples pour entretenir de bons rapports avec leurs parties prenantes :
- favoriser une communication ouverte et le dialogue avec les parties prenantes ;
- être à l’écoute de leurs besoins et de leurs préoccupations ;
- prendre sérieusement en compte leur point de vue au moment de la prise de décisions ;
- les traiter de manière équitable afin que leurs activités n’en avantagent ou désavantagent aucune ;
- agir en toute transparence, avec des réunions ouvertes à l’examen et au suivi ;
- observer les normes d’éthique, de respect des droits humains, d’impartialité et de considération les plus élevées dans leurs relations avec elles ;
- résoudre équitablement tout conflit éventuel entre les besoins des membres et du personnel des OGE et ceux des autres parties prenantes.
Mener des efforts soutenus de communication ouverte et de dialogue constitue un moyen relativement peu coûteux de sensibiliser les parties prenantes aux activités des OGE et de s’attacher leur loyauté. Par exemple, les OGE pourront leur envoyer leurs rapports annuels, leurs rapports électoraux, leurs états financiers et leurs bulletins d’information, et organiser régulièrement des réunions d’information auxquelles ils les convieront.
Les OGE peuvent également adopter une politique de transparence formalisée qui tienne compte des droits des parties prenantes, souligne auprès de leur personnel l’importance de cet objectif (une valeur que toutes les institutions de service public ne reconnaissent pas forcément) et clarifie l’approche permettant de l’appliquer. La rédaction et la publication de déclarations formelles justifiant les décisions majeures pourront constituer une composante clé de ce type de politique. La nécessité de rédiger ces déclarations pourra conduire les OGE à affiner leur réflexion sur les questions complexes ou sensibles et, ce faisant, à améliorer la qualité de leur processus décisionnel. Leur publication pourra aider les parties prenantes à comprendre, et donc à accepter plus facilement, le raisonnement sous-jacent aux décisions difficiles.
