Les réunions régulières des membres de l’OGE permettent de développer des orientations politiques collégiales, d’évaluer les performances de l’OGE et de donner au personnel du secrétariat des conseils en matière de politiques. Le niveau de détail considéré dépendra du degré de délégation des attributions de mise en œuvre des politiques au secrétariat ou au directeur général des élections.
Souvent, le quorum est établi à 50 % des membres. Dans certains cas, comme au Botswana, le président ou un adjoint désigné doit en faire partie. Plusieurs règles de décision s’appliquent. Dans de nombreux pays (Bhoutan, Botswana, Lettonie, etc.), les personnes présentes peuvent prendre des décisions à la majorité simple, ce qui signifie qu’en présence de la moitié des membres, une décision peut être adoptée par 25 % des membres de l’OGE. En Géorgie, les décisions sont prises dans le cadre de votes à la majorité des participants à la réunion, sous réserve que cette majorité corresponde au tiers de l’ensemble des membres. À Guam et à Sainte-Lucie, les décisions reposent sur l’accord de la moitié de tous les membres de l’OGE, tandis qu’en Bosnie-Herzégovine elles nécessitent une majorité qualifiée des deux tiers. Toutefois, si ce quota n’est pas atteint sur un point lors de deux réunions successives, la décision doit être approuvée par la majorité relative de l’ensemble des membres. En Géorgie et en Lettonie, un membre ayant une opinion divergente sur un sujet a le droit de présenter celle-ci par écrit et de la joindre au procès-verbal ; il ne peut cependant empêcher l’exécution de la décision prise par la majorité. Habituellement, le procès-verbal des réunions de l’OGE est signé par le président et le secrétaire et, dans certains cas (notamment dans les OGE multipartites), par tous les membres, à titre d’authentification.
Alors que les membres des OGE à plein temps peuvent être disponibles au quotidien pour guider le personnel du secrétariat, les membres à temps partiel sont plus enclins à se rencontrer de façon occasionnelle pour débattre des politiques et des activités qui façonnent les opérations de l’OGE. En dehors des périodes électorales, les OGE à temps plein peuvent se réunir toutes les semaines, tandis que les OGE à temps partiel se réunissent moins souvent, la plupart du temps une fois par mois. En pleine période électorale, les réunions sont généralement plus fréquentes ; les OGE à temps plein peuvent même se réunir tous les jours.
