Generalidades
En sistemas donde las papeletas son artículos
contables, la impresión debe estar rodeada de estrictos controles de seguridad.
Si la autenticidad de las papeletas depende del uso de papel especial, el stock
de papel también debe estar estrictamente controlado. Como la impresión de las
papeletas de votación es un proceso de gran volumen que está sujeto a un tiempo
limitado que requiere de total exactitud, el organismo electoral debe tener
mucha confianza en la capacidad, en los procedimientos de control de calidad,
en la integridad y en la seguridad que tengan los contratistas de impresión,
además, tendrá que instrumentar sus propios mecanismos de control.
Cuando se usan procedimientos de votación que
usan votos ensobretados, como los que se apegan al sistema francés en donde las
papeletas se reparten libremente entre los electores. La exactitud del
contenido de la papeleta sigue siendo importante, sin embargo, no se necesita
el mismo control de seguridad e integridad que se usa en los sistemas con
papeletas de opción múltiple, en donde el elector debe “marcar su preferencia”.
Centros de impresión
Antes de determinar el diseño de las papeletas,
el organismo electoral debe considerar el tiempo que tardarán en imprimirse y
si los posibles contratistas son capaces de satisfacer los requerimientos.
En el caso de algunas papeletas con
características especiales, se podrían tener opciones limitadas para
imprimirlas, pudiendo incluso ser imposibles de producir a nivel local debido a
falta de tecnología, o a la incapacidad para completar la tarea dentro del
lapso de tiempo disponible. Estos casos podrían obedecer a:
- Uso de
papel con marca de agua u otros papeles especiales;
- Métodos
de impresión de seguridad;
- Producción
en block con talones foliados;
- Impresión
a colores o con fotos a color de los candidatos.
La
producción de papeletas usando estos métodos más costosos, podría elevar
significativamente el costo total de la elección.
Además, la producción de papeletas en otro país
podría dificultar la elaboración de un calendario que controle la calidad y el
suministro del artículo más importante de la votación, extendiendo los tiempos,
a menos que se utilicen métodos de transporte más costosos. La decisión de
imprimir en otro país solo se debería tomar después de realizar una cuidadosa
evaluación de las alternativas locales.
Cuando los técnicos locales no tienen la
capacidad para imprimir las papeletas, será recomendable que la impresión se
realice a nivel regional, siempre y cuando los contratistas puedan manejar los
grandes volúmenes en un período de tiempo corto. No se recomienda la
contratación de varios técnicos a nivel local, ya que sería difícil controlar
la calidad y la estandarización del producto.
Calendarización de la impresión
El calendario de impresión de las papeletas,
dependerá de la anticipación con la que los electores tengan que usarlas.
Cuando se requieren papeletas detalladas para el voto anticipado, o para mandar
a mesas de votación en otros países, se podría generar cierta urgencia para
producir una cantidad inicial reducida para todos los distritos electorales.
Por el contrario, cuando el voto anticipado o el
voto en ausencia usa papeletas en blanco para su llenado a mano (que pueden
producirse con más anticipación), los centros de producción centrales o
regionales deben imprimir primero el material para los distritos electorales
más remotos, que necesitan períodos de transportación más largos, para permitir
que el empaque de las papeletas junto con otros suministros de las mesas de
votación, sean entregados a tiempo.
Control de calidad de la impresión
Antes de que se impriman las papeletas, es
necesario que el organismo electoral y el contratista, apliquen fuertes
medidas de control de calidad para asegurar que las papeletas se impriman
correctamente. Para ello, el organismo electoral puede transferir al
contratista el formato y la información de las papeletas de manera electrónica.
Toda la impresión debe realizarse de acuerdo a instrucciones estrictas de
control, que incluyan autorizaciones para imprimir, para transferir material,
sobre cantidades, contenidos, seguridad y distribución.
Las medidas de control de calidad que deben
instrumentarse para cada papeleta impresa (para distintos distritos
electorales, diferentes tipos de votación o diferentes elecciones), incluirían
la verificación inicial de:
- Entrega
de especificaciones detalladas sobre el diseño al contratista, comprobando
que han sido comprendidas perfectamente –mediante el análisis exhaustivo
de pruebas de impresión;
- Verificación
detallada de las papeletas antes de mandarlas al contratista para su
impresión, comparando el orden de los partidos o candidatos con el que fue
anunciado después del cierre de las nominaciones. Revisión de todos los
detalles de partidos o candidatos contrastándolos con la información
proporcionada en los formatos de nominación;
- Revisión
y firma del organismo electoral, en todos los negativos producidos por el
contratista antes de que se impriman las pruebas.
Durante el proceso de producción, es necesario
instrumentar las siguientes revisiones:
- Un
miembro experimentado del organismo electoral debería garantizar que el
proceso de impresión esté listo, revisando el formato, la información, el
color, la ubicación de las imágenes y el estado en general. La impresión
solo debe comenzarse una vez que el organismo electoral haya aprobado
todas las pruebas.
- Durante
el proceso de impresión, se debe hacer una revisión continua de las
boletas para revisar el color, la imagen y el corte. En caso de que se
encontraran deficiencias, se debe detener el proceso para realizar nuevas
pruebas hasta que se obtenga un ejemplar que sea aprobado por el organismo
electoral. Se deben revisar los paquetes de boletas producidas desde la
última revisión, destruyendo las que presenten fallos.
- Estos
procesos de control deben repetirse siempre que se utilice un nuevo
grabado, cuando se incorpore a la producción una máquina para imprimir de
distintas características a las existentes, o al momento de dar inicio a
la impresión de otro tipo de papeletas de votación.
- Cuando
se producen papeletas en matrices numeradas u otros paquetes ordinarios,
se deberán revisar los productos finales, para asegurar que estén
numerados correctamente, siguiendo una secuencia lógica y/o que los
paquetes contienen el número exacto de papeletas de votación.
Aunque este
proceso podría parecer tedioso, las consecuencias derivadas de la
impresión de un formato incorrecto, de un orden incorrecto en la información
sobre los partidos y candidatos, de una presentación defectuosa, o de un
recorte de la papeleta de votación (en nombres de partidos/candidatos,
eliminación de información sobre la forma de llenado de la papeleta), así como
fallas en el color (específicamente para papeletas impresas que contienen la
fotografía del candidato o del logotipo del partido representado), son lo
suficientemente serias como para comprometer la totalidad del proceso electoral.
Seguridad.
En aquellos sistemas en donde las papeletas de
votación son materiales que conllevan niveles de responsabilidad elevados, se
podrían incluir medidas de seguridad durante el proceso de impresión. Entre
éstas, destacan:
- Que el
contratista asuma la seguridad de los materiales de votación;
- Que el
contratista almacene todas las papeletas impresas, el stock de papel, las
placas de impresión y todo el material en un lugar seguro y a prueba de
agua;
- Mantener
la seguridad física de la planta de impresión, incluyendo revisiones a los
empleados cuando se retiran de las instalaciones;
- Devolver
de forma segura todas las placas de impresión y el material de
reproducción al organismo electoral para su destrucción al término del
tiraje.
Cuando se usa un stock de papel especial como
control de integridad, también se necesita que el contratista adopte medidas de
seguridad para:
- Garantizar
que el stock de papel esté almacenado en un lugar seguro dentro de sus
instalaciones;
- Rendir
cuentas sobre la destrucción de todo el papel sobrante, del de desecho y
de todas las impresiones arruinadas;
- Responder
por todo el papel suministrado pero que no fue utilizado.
