Consideraciones Básicas
Los materiales y el equipo para la votación regularmente se producen en un periodo previo que comprende semanas e incluso meses.
El material debe almacenarse en lugares adecuados mientras espera su empaque o distribución entre las mesas de votación. Es importante que las instalaciones que se usan sean accesibles y seguras. La seguridad es el factor más importante porque fomenta confianza sobre la elección en los partidos políticos y en el electorado.
Seguridad
Los niveles de seguridad tienen que adecuarse a los riesgos latentes. Todos los materiales propensos a riesgos, en especial las papeletas, tienen que estar sujetos a condiciones seguras de almacenaje.
Incluso en contextos en donde existen niveles de seguridad elevados, se necesitará la asistencia de guardias armados durante las 24 horas del día para proteger los lugares que almacenan las papeletas. Aunque no sean necesarias, las fuerzas armadas darán una imagen de seguridad absoluta.
En situaciones volátiles, será apropiado utilizar las instalaciones de la policía o del ejército para almacenar los materiales delicados. Sin embargo, esto dependerá del grado de imparcialidad de las fuerzas de seguridad.
Entorno del almacenaje
Las facilidades de almacenaje que son adecuadas para el equipo. Por ejemplo, cuando las papeletas están almacenadas, las necesidades que tienen para estar ventiladas o lejos de la humedad. El material debería almacenarse de forma organizada para que facilite su despacho.
Almacenamiento local y central
Los lugares de almacenamiento deben reducir al máximo el manejo redundante del material. En lugares en donde los materiales de la votación se empaquetan central o regionalmente, se requerirá un almacenamiento a los mismos niveles. Cuando el empaque se realiza localmente, es más conveniente que los materiales se mantengan en bodegas centrales o regionales hasta que comience.
En cualquier caso, resulta más benéfico en términos de costo- efectividad utilizar las bodegas como centros para el empaquetado y para distribuir los materiales electorales.
Es importante que existan materiales de reserva en el ámbito local durante la jornada electoral. En distritos electorales remotos o rurales que cubren grandes áreas geográficas, se deberán instalar bodegas en centros comunitarios estratégicos.
Equipo duradero
Una parte del equipo -como las urnas de alta durabilidad, las mamparas, los aparatos para votar y el equipo de computación - así como algunos materiales, pueden almacenarse entre una elección y otra. Es importante que se realicen inventarios y pruebas constantes para garantizar que este material se encuentre en buenas condiciones, o en caso contrario para repararlos.
El equipo de cómputo requerirá condiciones de almacenamiento especiales para que resulte operable después de haber estado almacenado por mucho tiempo -debe estar libre de polvo y alejado del calor y de la humedad-. Los formularios y otros documentos que se almacenan por largos periodos, también deberán conservarse en lugares que estén libres de polvo y humedad, de manera que se mantengan en buenas condiciones.
Cuando se utilizan papeletas y mamparas de mayor rendimiento en comunidades alejadas, puede resultar más eficaz en términos de costo- efectividad, organizar su almacenamiento en el ámbito local. Esto es factible cuando las mesas de votación se colocan en escuela u oficinas gubernamentales.
Material para papeletas y papeletas impresas
Las papeletas impresas siempre deben de almacenarse bajo estrictas medidas de seguridad. Cuando se utiliza papel especial para imprimir las papeletas (por ejemplo, papel con marca de agua), también se deben mantener medidas de seguridad apropiadas.
En contextos que no tienen elecciones a intervalos fijos, podría surgir la necesidad de conservar grandes reservas de papel especial para garantizar el suministro. Resulta importante vigilar las condiciones de almacenamiento de dicho papel para asegurarse de que esté siempre en buenas condiciones.
