Tan pronto como se identifiquen los lugares propicios para instalar las mesas de votación, se inspeccione su conveniencia (o se evalúe por otros medios) y se conozcan las fechas en que se necesitarán, se deberían comenzar los preparativos necesarios para usarlos. Esto se puede planear anticipadamente cuando las elecciones son fijas y tienen fechas regulares.
Es probable que cuando las elecciones no tengan fechas fijas, se genere especulación sobre las posibles fechas hasta que se anuncien formalmente.
Cuando las mesas de votación se instalen en lugares que no pueden demandarse para uso electoral, será conveniente que el organismo electoral realice reservaciones anticipadas en fechas tentativas antes de que anuncie la fecha definitiva.
Asuntos que se deben tratar en los acuerdos contractuales
Cuando las instalaciones sean propiedad del Estado o de particulares, se tendrán que elaborar contratos formales para usarlas, para que no existan dudas sobre los servicios que se suministrarán y sobre las fechas en que se utilizarán. Los contratos para usar las instalaciones deberían cubrir las siguientes cuestiones:
Las fechas y los horarios en que las instalaciones deberán estar disponibles para las actividades de votación. Se necesitaría exclusividad en las instalaciones desde el momento en que se entregan los materiales a las mesas de votación, hasta el cierre de la votación para comenzar con el escrutinio. Además, antes de la votación se deberían instalar las líneas telefónicas adicionales, la infraestructura y el equipo necesario.
La infraestructura que debería usarse. Si un edificio tiene más de un cuarto, se deberían especificar los que serán usados. Así mismo, se deben señalar y acordar los servicios que pueden ser usados por el personal y por el público, como comunicaciones, agua, sanitarios, energía, iluminación y comida.
Responsabilidad para limpiar. Se debería especificar quiénes serán responsables de limpiar el lugar cuando finalice el período del contrato, así como los costos asociados que tendrá que cubrir el organismo electoral.
Los honorarios (cuando hay) que deben pagarse por el uso. Esto se debe establecer desde un principio, junto con cualquier circunstancia que genere variaciones.
Cualquier requerimiento de que el personal a cargo de las instalaciones esté presente. Se deberá subrayar cualquier pago que se les tenga que realizar y las facultades que tengan para cuidar las instalaciones durante la votación.
La responsabilidad por daños y los métodos para evaluar el valor de cualquier perjuicio realizado durante la votación. Antes de firmar el contrato, los oficiales electorales deberían anotar en un reporte todos los daños y defectos que tienen las instalaciones para que ambas partes lo firmen. En algunas circunstancias se podría requerir un depósito para cubrir daños; pero se debería confirmar si este se devolverá.
Cuando se rentan instalaciones privadas para instalar las mesas de votación, se debería garantizar que:
- Que no existen otros acuerdos contractuales que pudieran restringir el uso de las instalaciones;
- Que los signatarios del contrato tengan autoridad para firmar.
Otros asuntos para acordar
Hay otras cuestiones que no se tienen que incluir en el contrato, pero que necesitan acordarse de forma escrita con el dueño de las instalaciones. Que incluyen:
Cualquier necesidad de que el organismo electoral asuma un seguro de responsabilidad durante el período que dure el contrato. Esto será responsabilidad del organismo electoral, aunque en algunos casos el Estado actúa como su aval.
Sería prudente garantizar que el seguro cubra la responsabilidad por accidentes y heridas a los oficiales, a los electores y a otros participantes dentro de las instalaciones.
Acuerdos para que al finalizar el contrato se entreguen las llaves, o las contraseñas que se requieran para entrar a las instalaciones. Generalmente, las llaves solo deberían estar disponibles para realizar la entrega de materiales y para que el presidente instale la mesa de votación un día o una noche antes de la jornada.
Es importante que estos acuerdos sean entendidos cabalmente y que las llaves o códigos permitan el acceso a todas las áreas y servicios que se acordaron (incluidos sanitarios, cocina, almacenes o gabinetes).
Presencia de un representantes del dueño de las instalaciones. Sería conveniente que esta persona presencie la instalación y la operación de la mesa, en caso de que se presente un problema en cualquiera de los servicios del lugar.
Instalaciones para contingencias
Aunque esto representa un gasto adicional, sería conveniente que se identifique una pequeña cantidad de lugares dentro del distrito electoral, que pudieran servir como lugares provisionales en caso de que se de una emergencia en alguna de las mesas de votación, esto es especialmente importante en lugares con altos riesgos a la seguridad.
El precio por pagar una renta que no se usa no se compara con el costo de posponer la elección.
