Se deberían instrumentar controles estrictos sobre los planes de entrega de los materiales y equipo, para garantizar que lleguen a cada lugar:
- A tiempo;
- De acuerdo al calendario de entrega;
- En las cantidades indicadas;
- Manteniendo la seguridad en todo momento.
Generalmente, la entrega en las mesas de votación puede ser más efectiva cuando la realizan centros de empaque regionales o centrales, en lugar de oficinas locales.
Sin embargo, los métodos de entrega varían de acuerdo a los recursos disponibles y al contexto de seguridad. En áreas urbanas con bajo riesgo, los costos se pueden disminuir cuando los presidentes de mesa recogen su material en la oficina del distrito electoral, exceptuando el equipo voluminoso.
Esto podría combinarse con una breve sesión para refrescar los conocimientos de los presidentes de mesa unos días antes de la votación. Los materiales de alta responsabilidad se podrían almacenar en una bodega segura hasta que sean necesarios. Sin embargo, este método sólo es adecuado en contextos de bajo riesgo y que gozan de la confianza pública.
Es más usual y prudente que se realicen acuerdos de transporte, para que los materiales sean entregados en las mesas de votación de forma segura. En algunas circunstancias, se podría solicitar la asistencia de militares u otras agencias del gobierno que dispongan de transportes a lo largo de la nación, para que entreguen los materiales, cuestión que también ayuda a disminuir los costos. Sin embargo, esto sólo es adecuado en lugares donde las agencias sean percibidas públicamente como no partidistas.
Plazos para la entrega
Es recomendable que todo el equipo y materiales se encuentren en la mesa de votación o con el presidente, a más tardar el día previo a la votación. En áreas rurales, la entrega debería realizarse con mayor anticipación, para garantizar que se tenga tiempo suficiente para resolver o suministrar cualquier deficiencia.
No obstante, la entrega de materiales con demasiada anticipación, aumenta la probabilidad de que se extravíe o de que sea alterado, especialmente en las áreas con mayores riesgos a la seguridad. La percepción pública sobre la integridad de la elección también se podría afectar, cuando el material se conserva en almacenes con poca seguridad durante largos periodos.
Los acuerdos para la entrega entre las mesas de votación serán más costosos y complejos cuando se presentan demoras en el suministro, o cuando no se pueden producir los materiales esenciales hasta un día antes de la votación (en sistemas en donde el registro de electores está abierto hasta un día antes de la votación).
Al determinar los procedimientos, el marco legal y el itinerario de producción de los materiales electorales, se deberían evaluar los efectos y los costos que implica la entrega de materiales sobre la confianza.
Documentación de entrega y recepción
La entrega de los materiales entre las mesas de votación siempre deberían acompañarse por documentación que especifique el tipo y la cantidad enviada. Preferentemente, debería tratarse de una copia total o parcial (dependiendo del método de entrega adoptado), que enliste el contenido del paquete estándar de material, o un inventario del material y equipo preparado para cada mesa.
Es recomendable que los presidentes estén presenten para recibir el envío del material para su mesa. Se deberían emitir recibos por todos lo materiales entregados.
Así mismo, los acuses de recibo deberían regresarse a la oficina administrativa del distrito electoral. Los recibos enviados al organismo electoral se deberán completar en dos etapas:
- Un acuse de recibo inicial sobre la entrega.
- Después de que el presidente de mesa haya verificado toda la entrega, una notificación formal de que todos los materiales se suministraron correctamente.
Elaborar una notificación detallada para estos efectos, constituye una parte esencial para mantener un registro auditable sobre todos los materiales y equipo.
Revisión del material durante su recepción
Es vital que tan pronto como se reciban los materiales, los presidentes de las mesas de votación comparen minuciosamente la entrega con el inventario de los recursos esperados, para que notifiquen al presidente de su distrito electoral sobre la entrega correcta o sobre los elementos faltantes. Los presidentes de distrito deberían monitorear la recepción de estos informes.
Las deficiencias podrían ocasionar que se necesite la instrumentación inmediata de los planes de contingencia, para volver a suministrar los materiales. Aún los materiales enviados en paquetes pre-empaquetados podrían tener fallos en la cantidad, o en la omisión de algunos elementos. Por ello, se deberá prestar especial atención a:
- Las urnas, para asegurar que se haya entregado el número y el tipo correcto, y que los números de serie u otros códigos sean los que le corresponden a la mesa de votación;
- La lista de electores, para garantizar que se hayan entregado las listas correctas a cada mesa y que éstas estén completas, sin páginas faltantes o mal impresas;
- Papeletas, garantizando un suministro completo para que no falten numeraciones o paquetes;
- Los sellos y seguros para las urnas, particularmente para que los candados tengan las llaves correctas;
- Otro material de alta responsabilidad, tal como los sellos de las mesas, los instrumentos de perforación para validar las boletas, así como la tinta y el equipo asociado con la marcación de los electores;
- Compartimientos para votar, para que sean funcionales y se tengan en la cantidad correcta;
- Recursos generales, tales como plumas y lápices cuando se utilicen para marcar las boletas, las instrucciones que señala la legislación para los electores y los medios para empacar los materiales que no se usen y los de la votación.
También podrían faltar algunas papeletas contenidas en paquetes numerados. Las papeletas o sobres que no cuentan con números seriados, son más susceptibles a contener errores al momento de empacarlas dentro de bultos. Por eso, es esencial que las papeletas o sus envolturas se cuenten al momento de entregarlas en cada mesa de votación y que cualquier discrepancia entre las notas de entrega y lo recibido se anote formalmente en los registros.
Estas cifras se deberían utilizar como el punto de partida para todos los cálculos subsecuentes sobre las papeletas o sus sobres. No es necesario que se elabore una revisión similar para los materiales más generalizados.
También es importante que el equipo necesario para la operación de las mesas de votación, tal como máquinas o computadoras para la votación, lámparas para detectar las marcas de tinta invisible de los votantes, lectores de código de barras para las credenciales o plantas de energía para emergencias, estén debidamente instalados y probados tan pronto como sea posible después de su recepción. Dejar este examen para la mañana del día de la votación podría ocasionar que el tiempo para su reemplazo o reparación sea insuficiente.
