A la hora convenida para que el personal se presente para cumplir con sus responsabilidades, es conveniente que el presidente de la mesa de votación:
- Verifique que el personal esté presente para revisar su documentación de acreditación o contractual;
- Contacte a la oficina de administración local para notificar cualquier ausencia a trabajar para que se procure un reemplazo;
- Asigne responsabilidades específicas (o refuerce las instrucciones previas) a cada miembro del personal;
- Detecte a los que carecen de experiencia para que se les pueda supervisar, con especial atención a las horas iniciales en la votación;
- Se cerciore de que todo el personal porta sus identificaciones.
Sesión informativa para el personal
Es recomendable que el presidente de mesa organice una sesión informativa con todo el personal antes de iniciar la votación. Un recordatorio sobre los procedimientos y cualquier información especial sobre la votación podrían ser de gran ayuda para evitar errores, especialmente en las primeras horas de la jornada electoral cuando pueden presentarse diversas situaciones conflictivas. La sesión informativa podría comprender:
- La presentación del personal de supervisión;
- Énfasis sobre el papel del personal para brindar un servicio de calidad a los electores;
- Cualquier indicación de último momento o cambio de procedimientos que envíe el organismo electoral;
- Reforzar los procedimientos básicos de la votación -seguridad; secrecía; revisión sobre la elegibilidad de los electores, como los menores de edad; los control de integridad sobre los métodos para emitir el voto; la ubicación del material de repuesto; control del flujo de electores, del personal, de los representantes de partidos y candidatos y sus derechos y responsabilidades;
- Mantener la limpieza dentro de la mesa de votación;
- Características específicas de los electores que pudieran presentarse a votar -edad, nacionalidad, lengua- y como pueden impactar en el desempeño del personal;
- Servicios o facilidades en la mesa, como sanitarios, lavabos, bebidas, áreas de descanso;
- Lisa de rotación para los descansos;
- Procedimientos de emergencia;
- Recordatorios sobre cualquier solicitud administrativa para el personal, por ejemplo, firmar los registros de asistencia, llenar las nóminas o acuerdos para el transporte.
En aras de la transparencia (y también para utilizar el tiempo de manera eficiente para desahogar cualquier duda individual), los representantes de partidos u observadores presentes en la mesa de votación también podrían ser invitados a la sesión informativa para el personal.
