Una vez que las instalaciones para la votación se aprueben de forma oficial, se deberían elaborar mapas que muestren la ubicación de las mesas y de cualquier subdivisión electoral relevante.
Es importante que la producción de los mapas se realice con anticipación; ya que es una de las primeras acciones que se deberían realizar tan pronto como se determine la ubicación de las mesas.
Utilidad de los mapas
Los mapas son herramientas muy útiles para las funciones de planeación que deberían elaborarse antes de la votación, siendo importantes para:
- Que el organismo electoral determine rutas efectivas para el envío y retorno de los materiales y para distribuir a los oficiales entre las mesas;
- Desarrollar planes de seguridad, incluyendo la necesidad de cualquier transporte con escolta para trasladar a los materiales, a los oficiales y a los electores hacia las mesas y desde ellas, ayudando también a determinar la ubicación ideal para las fuerzas de seguridad y para las unidades de emergencia;
- Campañas de información pública para notificar a los electores sobre la mesa(s) en donde deben votar.
Los mapas también son útiles para dirigir a los electores que se han equivocado de mesa.
Producción de mapas
El método para desarrollar los mapas y la calidad que deben tener, dependerá de lo sofisticados, de lo confiables, de lo efectivos y baratos que sean los sistemas que se usen. Los métodos para producirlos pueden incluir: El uso de sistemas geográficos de información automatizada (Geographic Information Systems GIS) para trazar la ubicación de las mesas. Cuando los mecanismos electorales para registro de electores y para delimitar los distritos cuenten con sistemas GIS, el trazado de la ubicación y la producción de sus mapas pueden correr a su cargo. En muchas circunstancias, la producción de mapas tendrá que contratarse por fuera, ya sea con agencias estatales para la administración del territorio o con el ejército.
La importancia que tiene la precisión de los mapas obliga a que los sistemas para producirlos se usen únicamente si se puede constatar su exactitud y su capacidad para terminarlos en la fecha en que sean necesarios. En sociedades con menor desarrollo, es conveniente que se usen métodos con menor tecnología.
Trazado a mano de los límites de las subdivisiones electorales y de las mesas de votación en mapas establecidos. Estos mapas, u otros que señalen caminos, trasportes o características topográficas, se podrían utilizar para trazar los distritos o subdivisiones electorales.
Los mapas que se usarán para propósitos de logística, en los centros operativos o para planear la seguridad, tendrán que ser más detallados. Desarrollar mapas con revestimientos transparentes que muestren los distintos componentes de la planeación logística y de seguridad; de las áreas administrativas y de seguridad; de las rutas para transportar materiales; y de las rutas que deben seguir los electores hacia las mesas, constituye un método muy útil para mostrar toda la información requerida.
Elaboración manual de los mapas por el personal del organismo electoral, que muestren la ubicación de las mesas y de los distritos electorales o subdivisiones, en relación con las características topográficas más importantes o a la infraestructura de transporte.
Éstos se pueden distribuir entre el público para informarles sobre la mesa de votación que les corresponde.
Escala de los mapas
Es importante que la escala en la que se produzcan los mapas cubra el propósito para el que fueron elaborados. Los administradores locales necesitarán mapas detallados sobre sus áreas y posiblemente otros menos detallados sobre las regiones adyacentes. A su vez, los encargados de planear la logística y la seguridad necesitarán mapas sobre las áreas en donde se ubicarán las mesas de votación, así como otros específicos a mayor escala.
Es conveniente que las mesas de votación cuenten con un mapa que detalle el distrito o la subdivisión electoral en donde está instalada y con otro a mayor escala que muestre su ubicación en relación con los distritos o subdivisiones que le rodean.
La cantidad de mapas que se deberían producir tendrá que cotejarse con las necesidades que tengan las mesas de votación, los administradores electorales, la distribución al público, la información al electorado y los órganos externos como las fuerzas de seguridad, observadores y participantes políticos.
