Requisitos para la planeación
La capacitación del personal encargado de la logística es un proceso complejo, para el que resulta esencial una planeación cuidadosa a fin de integrar los distintos registros informativos en un sistema coherente que permita ejecutar los programas de manera efectiva y confiable. La calidad de la planeación se puede mejorar si se lleva a cabo a nivel estratégico y operativo.
Planeación estratégica
Para efectos de la logística electoral, la planeación estratégica debería identificar:
- Los objetivos y grupos de enfoque para la capacitación, así como los resultados esperados;
- La combinación apropiada de metodologías para los grupos y regiones de enfoque;
- Los requisitos para el diseño de materiales;
- Los sistemas de evaluación de la capacitación;
- Los requerimientos de recursos totales.
Al desarrollar los materiales bajo un plan estratégico, se debe tener cuidado para suministrar suficiente flexibilidad, que ayude a manejar cualquier cambio que pudiera ocurrir en los esquemas legales u operativos cerca del día de la votación.
La planeación estratégica es necesaria para enfocar debidamente los planes operativos de la capacitación. Es muy recomendable que este nivel de planeación se realice sobre una base continua. Iniciar la planeación de la capacitación hasta el momento en que se anuncia una elección, plantea el riesgo de que la estrategia sea solamente una respuesta ad hoc a los requerimientos operativos más sensibles al tiempo. Es poco probable que este enfoque permita ofrecer la mejor capacitación en términos de costo-efectividad.
Planes operativos
Los planes operativos deben identificar:
- Las funciones de capacitación que se deben llevar a cabo, así como su ubicación y temporalidad;
- Los recursos específicos requeridos;
- Las responsabilidades del personal en la administración y ejecución de la capacitación.
Estos pueden ser preparados e instrumentados a nivel central o, si se utilizan modelos de capacitación en cascada, existe la posibilidad de conferirle buena parte de la planeación a las instancias regionales o locales.
Los planes operativos para la capacitación logística deben estar preparados, al menos parcialmente, antes de que se tomen las decisiones definitivas respecto a la ubicación de las mesas de votación y sobre el personal a ser empleado en cada una de ellas, aunque seguramente estas decisiones requerirán de alguna revisión y ajustes una vez tomadas. Ciertamente, la identificación oportuna de las mesas de votación y de la cantidad de personal que tendrá que ser reclutado, coadyuva a una buena planeación de la capacitación.
Normalmente, los planes operativos detallan los requerimientos de capacitación procedimental para el personal encargado de la logística, así como cualquier adiestramiento de los capacitadores que tenga que realizarse. Entre los asuntos que deben ser definidos en los planes operativos de capacitación se encuentran:
- La clasificación del personal que va a ser capacitado en los distintos grupos de enfoque que establece el plan estratégico;
- La metodología mediante la que se va a capacitar a cada uno de estos grupos;
- La programación de la capacitación;
- La producción y distribución de los materiales requeridos;
- Los capacitadores que se van a asignar a cada sesión, incluyendo cualquier arreglo para su contratación;
- La ubicación y reservación de las instalaciones que se van a utilizar, así como el volumen de personal que se va a capacitar en cada una de ellas;
- El transporte, el alojamiento y las comunicaciones requeridas para apoyar a los capacitadores y a los oficiales que asistan a los cursos;
- La logística para la distribución del equipo y de los materiales de capacitación;
- Los métodos y los recursos necesarios para evaluar el aprendizaje;
- Los métodos, los programas y los recursos necesarios para monitorear y evaluar la calidad y la consistencia de la capacitación;
- Los planes de contingencia para situaciones de emergencia o de recapacitación;
- El costo de los planes operativos;
- Cualquier contribución que se requiera para la capacitación de personal que no esté contratado por el organismo electoral, por ejemplo, representantes de partidos políticos o de candidatos, observadores y fuerzas de seguridad.
Los planes operativos de capacitación deberían integrarse con el suministro de materiales, la logística y la planeación para el reclutamiento, así como con la planeación administrativo-financiera y los ciclos de revisión.
