Los planes de trabajo detallados de la logística
electoral, podrían convertirse en documentos difíciles de usar cotidianamente.
Los calendarios y cronogramas, así como los resúmenes de las fechas y de los
aspectos clave de los planes de trabajo, generalmente no constituyen el formato
más efectivo para monitorear y tener presentes las tareas pendientes. El uso de
listas de verificación constituye un paso intermedio entre los dos documentos
esenciales de planeación y monitoreo.
Contenidos de las listas de verificación
Las listas de verificación pueden desarrollarse
en diferentes niveles y adecuarse a:
- Las
responsabilidades individuales de los miembros del personal.
- Las
actividades en localidades específicas.
- El
monitoreo general de una actividad basada en un proyecto.
Los formatos jerarquizados son una herramienta
efectiva para la administración. Un formato jerárquico es aquel en donde las
listas de verificación sobre la conclusión de todos los pasos que tiene que
seguir las actividades, o sobre las funciones de cada localidad, suministran
información a las listas generales encargadas de dar seguimiento. Esta
actividad de seguimiento se tiene que completar según el tiempo que indique el
calendario de la elección.
Las listas de verificación pueden hacerse en la
computadora para integrarlas automáticamente, de forma que suministren
eficiencia para la transmisión de datos sobre la finalización de los pasos de
cada tarea en cada localidad, actualizándose automáticamente según se tengan
avances.
Diseño de las listas de verificación
Al diseñar una lista de verificación, se debe
considerar lo siguiente:
- Se
debe tener en mente el propósito para el que se usará la lista;
- Los
mejores diseños incluyen espacios e instrucciones para que el personal
pueda marcar la conclusión de cada etapa y la conclusión de la actividad
en su conjunto;
- Las
listas de verificación para actividades individuales o funciones
específicas deben incluir todas las acciones clave, en una secuencia
temporal lógica, para que las tareas sean desarrolladas y cumplidas
cabalmente;
- El grado
de detalle que tenga cada lista de verificación, deberá adecuarse a la
experiencia y lo apremiante de la supervisión;
- Las
listas de verificación para el personal de los centros de votación,
necesitan estar más detalladas que aquellas que son usadas por los
administradores electorales experimentados;
- Conservar
las listas de verificación lo más cortas y sencillas que sea posible;
restringidas a una sola función o actividad por lista, a fin de promover
su uso.
- Las listas
de verificación para monitorear la conclusión de actividades, no tienen
que incluir todas las etapas, ya que se volverían difíciles de manejar
(para mayor información acerca de los asuntos que deberían ser incluidos
en las listas de verificación.
Diarios y apuntes personales
Es recomendable que los administradores
electorales a nivel distrital y los encargados de la logística electoral,
lleven un diario a lo largo de todo el periodo electoral;
- El
diario puede tener la forma de una simple lista de verificación
calendarizada, que muestre las actividades críticas y las fechas en que
las actividades debían estar y fueron concluidas.
- El
diario puede ser de mucha utilidad más adelante, cuando se registra
formalmente cualquier suceso significativo –particularmente lo que haya
generado controversias o tenga implicaciones en la planeación de
elecciones futuras–utilizándolo como una combinación entre diario y lista
de verificación.
- Los
apuntes personales también pueden tener un formato lineal, anotando todas
las actividades y lo que ocurra cada día, comparándolo con los plazos de
la planeación del proyecto. Un diario sin un formato específico puede
combinarse mejor con las listas de verificación de las actividades.
