Especialmente en contextos que presentan riesgos contra la seguridad medianos o altos, resulta esencial que se encuentren medios efectivos para integrar la planeación de la seguridad y su instrumentación con otros aspectos de la logística electoral, sin que el organismo electoral pierda el control del proceso. Dicha integración se puede conseguir mediante la creación de centros para operaciones conjuntas o Centro de Operación Conjunta (COC) para los procesos de votación.
Responsabilidades administrativas
Es preferible que el organismo electoral tome la iniciativa de crear los COC. Al integrar la supervisión de la seguridad y de las facetas de la logística electoral en un organismo conjunto, los reportes del personal de las mesas de votación y de las fuerzas de seguridad resultan más eficientes y se contribuye a que la respuesta ante crisis y dudas sea más efectiva.
Por supuesto que los procesos administrativos de planeación, de instrumentación y de respuesta para la seguridad de la elección adquirirán mayor responsabilidad. Sin embargo, pueden usarse de forma efectiva en un papel más amplio para supervisar el desempeño de las mesas de votación y para lidiar con emergencias operativas que se presenten durante la votación.
El papel de los COC también se puede extender para que cubra las campañas para registro de electores (si se realizan cerca del día de la votación) y la seguridad para las campañas políticas. Las siguientes cuestiones pueden verse como responsabilidades genéricas:
- Desarrollar planes para la seguridad de la votación y garantizar que todos los recursos necesarios para la seguridad estén en orden;
- Coordinar la respuesta ante emergencias contra la seguridad;
- Coordinar la respuesta de la logística, del personal o de otras emergencias operativas;
- Controlar la información que proviene y se encamina hacia las mesas de votación, a las unidades de seguridad y a otros actores en el campo de la votación (en este aspecto es importante que la comunicación tenga dos vías: no solo para reportar lo ocurrido en campo, sino también para que los COC puedan notificar y aconsejar al personal sobre las acciones o respuestas que debe emitir);
- Servir de base para la comunicación entre la seguridad ordinaria y los reportes realizados por las mesas de votación y por las unidades de seguridad;
- Suministrar consejo sobre cualquier autorización para las actividades políticas.
El uso de COC además de contribuir a coordinar la administración electoral, también es un punto focal para suministrar información consistente, para que los medios de comunicación que cubren los procesos electorales informen al público.
No obstante, es importante que cualquier decisión o acción que tomen los COC sea documentada, en caso de que se presente alguna impugnación sobre la validez de la elección.
Control administrativo
Es recomendable que el control administrativo de las COC recaiga en los representantes del organismo electoral, pero es importante que tomen en cuenta las recomendaciones de los especialistas de cada área como seguridad, emergencia civil, necesidades de las sociedades tradicionales y muchas otras.
Si bien los representantes del gobierno podrían participar en los COC, su papel se debería limitar al de observar y transmitir información.
Representación en los Centros de Operación Conjunta (COC)
La clase de personal que participa en estos centros dependerá del tipo de organizaciones que contribuyan a que la elección se conduzca de forma exitosa.
Los representantes de los organismos que participan en los centros de operaciones conjuntas deberían tener una posición que les permita tomar decisiones en beneficio de la organización, de lo contrario, se deteriora la capacidad para responder rápidamente y para coordinarse. En el nivel más básico, entre los representantes que participan en los COC siempre deberían estar incluidos:
- Administradores electorales experimentados;
- Oficiales de las fuerzas policíacas y, si están involucrados en la seguridad de la elección, las fuerzas militares nacionales o internacionales;
- Representantes de los contendientes políticos en la elección. Así mismo, dependiendo del contexto cultural y de seguridad que tenga el área en donde trabaja el COC, también podrían ser necesarias las siguientes organizaciones:
- Servicios de rescate y de emergencia civil, como los servicios de ambulancia y contra incendios;
- Especialistas en negociaciones o en resolución de conflictos;
- Organismos no gubernamentales y otras organizaciones civiles;
- Grupos femeninos;
- En áreas rurales, los líderes de sociedades tradicionales o sus representantes.
Áreas geográficas bajo responsabilidad de los COC
El nivel en el que se establezcan los COC influirá en la efectividad de sus operaciones. Las áreas geográficas bajo su responsabilidad deberían usar la misma división que las administrativas, ya sea que se encarguen de un distrito electoral o un grupo de ellos.
Dependiendo de la carga de trabajo esperada y del tiempo de respuesta, sería útil que los COC se instalen a nivel local y regional, siendo importante que la estructura con múltiples niveles sea clara, que exista comunicación rápida entre ellos y que cada nivel comprenda sus responsabilidades.
Período de operación
Es importante que al planear la integración de las acciones para la seguridad y operativas, los COC se instalen como límite, cuando se convoca a elección. Así mismo, sería conveniente que desde que comienza la votación anticipada, o cuando se empiezan a distribuir los materiales a las mesas de votación, se tenga por lo menos un centro que opere a tiempo completo y que cuente con los representantes que se mencionaron anteriormente.
(También se podría necesitar un centro durante el período para el registro de electores). Dependiendo de los resultados que tenga la evaluación de riesgos, podría ser necesario que los COC continúen operando después del cierre de la votación hasta que se anuncien los resultados y los materiales sean enviados desde las mesas o centros de escrutinio para almacenarlos.
Servicios de los COC
De preferencia, los COC deberían estar ubicados en instalaciones civiles, sin embargo, cuando se usan los canales de comunicación de la policía o de la milicia, será más efectivo y barato que los centros se instalen cerca de las estaciones que suministran los servicios de comunicación. Los centros requieren algunos servicios básicos para operar:
- Un cuarto con suficiente espacio para acomodar a todos los miembros y al personal de apoyo durante sus horas de trabajo;
- Suficientes servicios de comunicación (líneas telefónicas fijas, teléfonos móviles, radio, facsímile), que permitan una transmisión rápida y confiable con todas las mesas de votación, oficinas de administración electoral, fuerzas de seguridad fijas y móviles, almacenes, representantes gubernamentales, servicios de emergencia y líderes de la sociedad civil, que estén ubicados dentro de su área de responsabilidad, así como comunicación con el organismo electoral y con las fuerzas de seguridad;
- Mapas sobre su área de responsabilidad, que muestren la ubicación de las mesas de votación, de las fuerzas de seguridad, de las oficinas de administración electoral y de los almacenes que tienen los suministros de reserva;
- Material de referencia sobre la administración electoral; como copias de textos legales y de los manuales que contienen los procedimientos de la votación, del personal, de logística y de seguridad.
