Aspectos básicos
La logística electoral genera una gran cantidad
de información, no sólo internamente, sino también por la información que
necesita la opinión pública. Por eso, necesita una evaluación oportuna de las
necesidades, así como una planeación para ampliar o mejorar la infraestructura
de comunicaciones existente, a fin de atender una fuerte demanda y carga de
trabajo. Cuando no se tiene la capacidad de comunicar información
precisa de manera confiable, será imposible tomar decisiones acertadas dentro
de lo que muchas veces es un entorno en constante cambio.
Será necesario que se establezcan redes de
comunicaciones entre los centros de votación y las oficinas de la
autoridad electoral. En muchas ocasiones, los lugares en donde se instalan los centros
de votación no disponen de comunicaciones, por lo que se tendrán que
hacer acuerdos para instalar líneas de telecomunicaciones fijas o móviles.
Durante la elección se incrementará
considerablemente el tráfico para comunicarse con las oficinas del organismo
electoral, teniendo que aumentar las facilidades existentes para que las
llamadas y el envío de documentos se puedan realizar rápidamente. Los planes de
telecomunicaciones deberían integrar los programas de información pública
(como líneas telefónicas para información).
Necesidades de las redes de comunicación
La evaluación sobre la infraestructura disponible
de las comunicaciones internas y su posible aumento, debería atender las
siguientes necesidades:
- Comunicación
telefónica, de documentos y de datos entre las oficinas administrativas de
la logística electoral a nivel central, regional y local.
- Comunicación
telefónica y de documentos o de datos entre todos los centros de votación
y su oficina electoral supervisora.
- Comunicación
telefónica entre el personal en tránsito y su base, tales como los equipos
móviles de capacitación, unidades móviles de votación y los supervisores
itinerantes.
- Comunicación
telefónica entre los oficiales electorales de distrito, los comandantes de
las fuerzas de seguridad y los servicios de emergencia.
- Comunicación
telefónica, de documentos y de datos entre los centros de escrutinio y su
oficina de supervisión administrativa.
- Facilidades
para los centros de información pública.
En los entornos con altos riesgos a la seguridad,
se consigue una interacción más efectiva entre los oficiales electorales, las
fuerzas de seguridad y los servicios de emergencia cuando se utilizan centros
de operaciones conjuntos.
Capacidades de infraestructura
Las estrategias de las comunicaciones deberían
basarse en evaluaciones realistas de la infraestructura. Por ejemplo, podría
ser peligroso que los sistemas de comunicación se basen en teléfonos celulares
o de línea fija en lugares que no han probado la capacidad, o en donde la
confiabilidad de la infraestructura no está garantizada.
De igual forma, en lugares que tienen líneas de
transmisión poco confiables, podría ser riesgoso que el reporte de resultados o
el envío de documentos entre las oficinas centrales, regionales y locales de la
autoridad electoral se base únicamente en sistemas de cómputo.
Planeación oportuna
En muchas sociedades, el aumento en la capacidad
de las telecomunicaciones podría requerir mucho tiempo. Por eso es aconsejable
que se planee oportunamente y que los responsables de las telecomunicaciones
estén informados sobre las necesidades respecto a la instalación de líneas
telefónicas.
Involucrar a los proveedores de
telecomunicaciones cuando se desarrollan los planes de comunicación, ayudará a
que se evalúe la factibilidad de los planes propuestos, evitando así que se
adopten soluciones inoperables tales como el uso de teléfonos celulares en
zonas con recepción deficiente.
Pruebas
Cuando las comunicaciones usen nuevas
tecnologías, es vital que estén debidamente probadas antes de su fecha de
operación.
También es importante que las pruebas no solo
abarquen secciones individuales del equipamiento, sino que también traten de
simular toda la carga de trabajo que se espera reciba la infraestructura de las
comunicaciones. Es imprescindible que se realicen pruebas exhaustivas a gran
escala en datos y en las telecomunicaciones.
Servicio
Se necesitan acuerdos con los proveedores de las
telecomunicaciones, para garantizar que se tenga un servicio disponible para
llamadas de emergencia durante la jornada electoral. También se tiene que
garantizar la presencia de canales para la comunicación de datos críticos y de
servicios en internet.
Procedimientos de las comunicaciones
La efectividad de las comunicaciones puede
mejorar cuando se tienen procedimientos generales para asignar la información,
ya sea mediante copias en papel o transmisión de datos.
Es importante que todo el personal,
particularmente aquellos contratados temporalmente para el periodo electoral,
tengan conocimiento de los procedimientos.
Seguridad de los recursos
Es vital que se tenga un control estricto del
equipo de comunicaciones que se entrega al personal. Los teléfonos celulares,
radios, aparatos de fax portátiles y particularmente las computadoras, son
aparatos muy codiciados que pueden ser sustraídos fácilmente.
Para asegurar que todos los equipos de
comunicación sean devueltos, se necesitarán sistemas efectivos, así como de una
distribución, registro y rendición de cuentas personalizada.
Costo-efectividad
Para atender los problemas de las comunicaciones,
se deben considerar las mejores soluciones en términos de costo-efectividad. Se
podrían gastar grandes cantidades de recursos extra en estrategias que
solo ofrecen un poco más de velocidad y confiabilidad, u otros aspectos que no
son importantes.
Los aspectos a considerar incluyen:
- ¿Es
realmente necesario instalar una máquina de fax en cada centro de
votación? ; ¿Con que frecuencia será utilizada?; ¿Los resultados son tan
efectivos como los de un teléfono?
- ¿Todo el
personal de la oficina requiere teléfonos celulares, o es suficiente tener
una cantidad adecuada de teléfonos para el personal que está fuera de la
oficina?
- ¿Es
realmente necesario tener un servicio de correo diario en todas las
oficinas distritales, o es suficiente hacerlo a intervalos más amplios con
respaldo vía fax?
- ¿Los
oficiales de mesa debería tener un límite para usar el teléfono móvil?
¿Cómo se deberían monitorear y mantener los costos de los celulares?
