La evaluación sobre la conveniencia de realizar la votación en ciertas instalaciones, debería realizarse con base en un conjunto de estándares definidos por el organismo electoral.
Así mismo, estos estándares deberían cubrir todas las facetas que tienen las necesidades de la votación. Podría suceder que en muchos lugares no se encuentren edificios que cumplan con los estándares necesarios, o incluso, que no se encuentre ninguno que sea adecuado.
En dichas circunstancias, la evaluación de necesidades de los lugares disponibles tendría que determinar si puede emplear alguna de las siguientes alternativas:
- Realizar las modificaciones necesarias para que algunas instalaciones disponibles cumplan con los estándares;
- Colocar las mesas de votación en instalaciones temporales, ya sea en tiendas, caravanas, cabinas portátiles u otro tipo de refugios;
- Realizar la votación al aire libre.
La última posibilidad sólo resulta factible cuando se espera que las mesas de votación acojan una cantidad reducida de electores y en donde se espera que las condiciones climáticas sean favorables (realizar la votación al aire libre podría ser obligatorio en sociedades que tienen la tradición cultural de tomar las decisiones de esta forma).
Revisión personal
Es altamente recomendable que se realice una revisión rigurosa de las instalaciones de forma personal. Dicha evaluación resulta más efectiva cuando la realiza el personal electoral de carácter local (como el presidente del distrito electoral o los miembros de la comisión electoral distrital), ante la presencia de un representante del propietario.
Sería preferible que el presidente de mesa (si ya fue elegido), también asista a las revisiones para que genere una impresión preliminar sobre la capacidad de las instalaciones.
Reporte de las inspecciones
Preparar reportes estandarizados sobre las revisiones en un formato de lista de verificación, contribuye a determinar la conveniencia de las instalaciones y a determinar las áreas en donde el organismo electoral tiene que instalar equipo o facilidades adicionales.
En lugares que debido a su lejanía o por otros motivos, no sea posible realizar una revisión personal del lugar, se debería pedir a los propietarios que contesten un formato estandarizado.
Cuestiones a evaluar
Las cuestiones que deberían considerarse durante la evaluación de las instalaciones incluyen:
- La conveniencia que tiene el área física del lugar para cumplir efectivamente con el diseño de las mesas de votación y su capacidad para lidiar con la cantidad esperada de electores;
- Los accesos o medios de transporte (en áreas urbanas cualquier estacionamiento);
- Las facilidades disponibles (comunicaciones, mobiliario, refugios para que los electores esperen su turno, almacenes seguros y servicios para el personal y para el electorado, como sanitarios, agua, alumbrado, aire acondicionado o calefacción, ventilación, etc.;
- Su capacidad para atender a personas de edad avanzada y a las que tengan algún impedimento físico;
- En entornos con altos riegos a la seguridad, que tengan la capacidad para proteger la mesa de votación;
- Se deberían descalificar las instalaciones en donde se realicen otras actividades, que pudieran infringir los requisitos legales, que sean ofensivas para la sensibilidad cultural, o que provoquen que se cuestione la integridad de la elección;
- El costo esperado de las instalaciones y las condiciones para su uso.
